I vantaggi di una gestione documenti in intranet

In qualsiasi organizzazione, grande o piccola, sono varie le tipologie di documenti che il personale dovrebbe consultare o utilizzare: moduli, manuali, regolamenti interni, documenti del sistema qualità, ma anche circolari interne, informative inviate ai clienti, documenti riservati a determinati ruoli (ad esempio documenti per i consigli di amministrazione, report direzionali) o strettamente personali (ad esempio le buste paga).

Proprio per questo, uno dei motivi principali per cui un'organizzazione implementa l'intranet è la distribuzione corretta dei documenti e delle informazioni (spesso si usa il termine inglese "document management" per fare riferimento al tema generale dell'organizzazione e centralizzazione dei documenti).

Vediamo alcuni vantaggi di una gestione della documentazione con una intranet.

Hai un contenitore centralizzato, ricercabile e sotto controllo

Quante volte non hai trovato il file che cercavi, magari presente in una cartella condivisa su un pc o su un server? Quante volte lo stesso file è stato duplicato su più dispositivi, a volte aggiornato, a volte no?

Avere un contenitore (o "repository") centralizzato di documenti è il primo grande vantaggio di una intranet.

Se consideri il numero di impiegati della tua organizzazione, puoi capire il risparmio e la maggiore efficienza del lavoro che ottieni se i documenti sono facilmente reperibili.

Accedi ai documenti da mobile

Ti è mai capitato di voler o dover consultare un documento da tablet o smartphone?

Una intranet ottimizzata per i dispositivi mobili lo rende facile e possibile.

Organizzi meglio il tuo know-how

Una intranet puoi aiutarti ad organizzare meglio i tuoi documenti e, a differenza di una cartella disco ordinaria, ti consente di attribuire altre informazioni alla documentazione, utili per renderla facilmente rintracciabile (categorie, tag, il referente, e in generale i cosiddetti "metadati").

È un dato di fatto: una struttura gerarchica di cartelle e sottocartelle sembra una buona scelta all'inizio, ma con un eccessivo accumulo di file non sai più dove trovare il documento che ti interessa.

Distribuisci i documenti più facilmente

In una gestione documenti intranet risulta più semplice attribuire i permessi di accesso o di gestione, perché sei libero di creare gruppi omogenei di utenti e attribuire le abilitazioni ai gruppi, non dovendoti per forza affidare al tuo sistemista.

Il sistema lavora per te, informando gli utenti interessati

Senza una gestione documenti intranet, è difficile avvisare tutti gli utenti che un documento è disponibile. Una intranet ben fatta notifica automaticamente gli utenti del fatto che vi sono nuovi documenti destinati a loro. Le notifiche saranno visibili nelle pagine intranet, un po' come avviene nelle bacheche dei social network.

Ottieni feedback

Il documento è stato letto? Una buona gestione documentale tiene traccia degli accessi ai documenti, e questi dati ti aiutano a capire se le risorse che metti a disposizione sono realmente utili e se gli utenti sono coinvolti.

Una intranet moderna deve avere anche un aspetto “social”: consentire agli utenti di commentare i documenti (e magari consigliarli ad altri utenti).

Questo tipo di feedback è fondamentale, perché molto spesso le idee innovative o i suggerimenti migliori arrivano da chi non avevi considerato o da qualcuno con cui non lavori a stretto contatto. Anche l'azienda deve consentire un rapporto bidirezionale: accettare i suggerimenti e imparare a valutare anche le critiche.

Questo è solo un assaggio di come una gestione documentale intranet può aiutare la tua azienda a lavorare meglio e in modo più efficiente.

Gestione delle versioni, sicurezza, ricerca full-text, workflow di approvazione: questi sono altri temi che riguardano i documenti, e di cui avremo modo di parlare prossimamente.

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