8 suggerimenti per promuovere la tua nuova intranet

Hai seguito l'intero processo di progettazione e realizzazione della tua intranet, selezionato la migliore soluzione per soddisfare le esigenze della tua azienda, imparato come utilizzare il software e caricato tutti i contenuti. Hai sudato sette camicie per creare uno strumento che permetta ai tuoi collaboratori di cooperare ed essere efficienti.  Ora è arrivato il momento del tanto atteso lancio e tu sei davvero emozionato.

Un unico dubbio non ti lascia dormire la notte: la useranno?

Come per ogni progetto inedito, la promozione è fondamentale. L’utente deve essere invogliato a utilizzare il nuovo strumento perché spesso i cambiamenti, soprattutto in ambito lavorativo, sono vissuti con indifferenza, se non addirittura con ostilità.

“Fatta l’intranet, bisogna fare gli utenti”

Adattando al nostro contesto una celebre frase di Massimo D'Azeglio potremmo proprio dire che “fatta l'intranet, bisogna fare gli utenti”.

Ecco quindi alcuni suggerimenti pratici da tenere in considerazione quando pianifichi il lancio di un’intranet:

1. Imposta una data di lancio: assicurati che le persone sappiano quando sarà avviata la tua intranet, in modo da generare aspettativa. Un consiglio? Scegli una giornata o un’occasione particolare per far decollare il tuo progetto, sarà un ottimo modo per cavalcare l'onda dell'entusiasmo.
    
2. Stabilisci i tuoi obiettivi: cosa vuoi ottenere con il lancio della tua intranet? Quale percentuale di persone dovrà accedervi perché sia un successo? Avere alcuni punti di riferimento è importante per valutare i risultati del tuo lavoro.
    
3. Gestisci le aspettative: pianificare il lancio ti aiuterà anche a ragionare sulle tue aspettative. Se nella tua azienda il coinvolgimento, la collaborazione e l’interazione sono a un livello basso, la tua nuova intranet non potrà fare miracoli da un giorno all'altro. Armati di pazienza: ci vorrà un po’ di tempo, ma vedrai, pian piano le cose cambieranno.
    
4. Crea suspense: qualcosa sta per cambiare? Fai salire alle persone la voglia e l’entusiasmo per quello che verrà, utilizzando tutti gli strumenti di comunicazione a tua disposizione, dalle newsletter ai video, fino a veri e propri momenti di coinvolgimento per i futuri utenti. Vedrai, saranno proprio loro a fare il conto alla rovescia insieme a te.
    
5. Organizza un evento: rendi il tuo lancio un momento indimenticabile, in modo che tutti, ma proprio tutti, si accorgano e siano a conoscenza della nuova intranet. Iniziare bene è importante: pensa in grande, lascia ai tuoi ospiti la sensazione di essersi divertiti, ma soprattutto che l’intranet sia il must per il lavoro di tutti, da avere subito e assolutamente!
    
6. Imposta l'intranet come browser Web: il countdown è finalmente giunto al termine, “Benvenuta Intranet!”. Sarà una splendida sorpresa per i tuoi collaboratori vederla comparire sui propri schermi non appena avranno effettuato il proprio login.
    
7. Coinvolgi tutti nella creazione dei profili utente: costruire il proprio profilo utente, scegliere la foto e rendersi riconoscibili sono le cose da fare una volta che l’intranet è entrata a far parte del tuo mondo aziendale. Vuoi renderlo un gioco divertente? Potresti incentivare questa attività attraverso tecniche di gamification.
    
8. Call to action: è importante che il giorno del lancio le persone possano trovare sull’intranet tante occasioni per interagire, in modo da intuire fin dal primo momento la natura collaborativa che ti ha spinto ad adottarla.  L’ideale sarebbe riuscire a ottenere l’effetto Wow! “Wow, questa intranet sì che mi è utile”.

Una volta che la tua nuova intranet è attiva, assicurati di sapere com’è andata. Scrivi note, commenti e rivedi gli obiettivi, sarà l'inizio di un bellissimo percorso da sviluppare continuamente.

Presto, in un prossimo articolo, entreremo ancora più nel dettaglio raccontandoti come presentare al meglio l’intranet ai tuoi colleghi.

Alla prossima puntata!