Intranet analytics parte #2: come misurare il valore della tua intranet?

Ti sei impegnato. Hai cercato di impostare e sviluppare la tua intranet in modo da soddisfare ogni necessità. A questo punto ti rimane solo da misurare il suo valore. Nel precedente articolo, ti abbiamo spiegato che cos’è l’”Intranet Analytics”: il processo di raccolta di dati quantitativi (statistiche di utilizzo) e qualitativi (indagini sugli utenti), e la loro successiva analisi, utile a verificare come e quanto l’intranet soddisfi gli obiettivi prefissati.

Oggi, invece, vogliamo suggerirti una lista di indicatori statistici che può restituirti la risposta alla domanda: “la mia intranet aziendale funziona?”. Scopriamolo subito!

7 indicatori per un’intranet di successo

Ecco gli indicatori che ti consigliamo di seguire per valutare e ottimizzare la tua esperienza intranet:

1 - Numero di attività completate

La tua intranet dovrebbe aiutare le persone a svolgere il loro lavoro quotidiano. Monitorare l'inizio delle attività e il loro completamento potrebbe aiutarti a scovare un processo non funzionale, che richiede una semplificazione o una modifica. Le attività possono essere, per esempio, la presa in carico e l’evasione di un task, di workflow approvativi, piuttosto che la lettura di documenti riservati.

2 - Contributori attivi

Tieni traccia di quante persone diverse hanno contribuito all'intranet in un determinato lasso di tempo. Se la tua governance è molto centralizzata (pochi contributori di contenuti approvati) non stai sfruttando al meglio le potenzialità della tua intranet, ma anzi la stai impiegando come uno strumento di trasmissione di informazioni vecchio stile. E allora? Non adagiarti sugli allori, potenzialmente potresti aver tra le mani una moderna governance e una social intranet, è ora di sfruttarla appieno.

3 - Profili utenti

Verifica quanti profili sono completati almeno del 75%, poca cura nella realizzazione del proprio profilo (foto e informazioni base) è indice, solitamente, di un generale distacco verso l’utilizzo dell’intranet, ergo: uno scarso coinvolgimento da parte dell’utente.

4 - Interazioni social

Monitora quante persone interagiscono con i contenuti. Un numero alto di condivisioni, like e commenti indica che i tuoi collaboratori vedono l'intranet come una piattaforma di facile utilizzo e la preferiscono alle vecchie e-mail. L’interazione costante e costruttiva degli utenti valorizza ancor più la rete intranet, potrai non solo condividere in tempo reale le tue notizie, ma avrai anche modo di interagire e, ciliegina sulla torta, fare della sana brand awareness.

5- Visualizzazioni per pagina

Presta molta attenzione alle pagine che non vengono mai visualizzate. Sono un chiaro campanello d’allarme che qualcosa non funziona: le cause potrebbero essere la presenza di contenuti obsoleti o inutili, oppure più semplicemente la difficoltà nel rintracciarli.

6 - Registri di ricerca 

Un report semestrale delle parole chiave più ricercate nella tua intranet ti permetterà di capire di cosa gli utenti hanno bisogno o cosa invece fanno fatica a trovare.

7 - Obiettivi

È importante che la tua intranet sia funzionale agli obiettivi della tua azienda. Stabilisci per gli utenti chiare mete da raggiungere e monitora le statistiche in modo da ottimizzare i percorsi di navigazione, i workflow, le istruzioni e l'esperienza complessiva.

Prova a esaminare queste informazioni distinguendole per settori, territori e ruoli, avrai così dei dettagli di utilizzo per aree o tipo di utenza. Potresti scoprire, per esempio, che l’intranet funziona per determinati utenti e non per altri. Magnifico, non trovi?

Non dimenticarti, infine, di riesaminare periodicamente i KPI. Una volta raccolti i dati, sei pronto a documentare il tutto in un report completo da confrontare, volta per volta, con quelli precedenti. Ultima tappa del viaggio: presenta il documento a tutti gli stakeholder del progetto, darai loro un buon ritmo di lavoro, oltre che un utile quadro generale della situazione.

Speriamo che alla fine di questo lungo viaggio, la giungla dell’Intranet analytics ti appaia meno impervia!