L’intranet per piccole aziende: perché è utile e quali problemi risolve

Si è portati a immaginare le intranet come ambienti digitali di lavoro riservati ad aziende di grandi dimensioni con un’ingente mole di dati e informazioni da condividere, e si tende a pensare che questo strumento possa essere poco adatto o superfluo per realtà più piccole. Non è così: anche le piccole aziende possono godere dei benefici derivanti dall’introduzione di una Intranet.

Intranet per le piccole aziende, i benefici

Quali sono i benefici di un’intranet per le piccole e medie aziende?

1 - Informazioni sempre disponibili

Uno dei rischi più frequenti nei piccoli ambienti di lavoro è che le informazioni siano reperibili solamente parlando con le persone che le posseggono. La conoscenza infatti è conservata e tramandata tra persone che nel tempo si susseguono nei medesimi ruoli e spesso non è mai stata scritta o formalizzata. E quando lo è, raramente viene aggiornata.

In una intranet invece è possibile archiviare documentazione aziendale, manuali, regolamenti, processi e metterli a disposizione dei colleghi. Quando un documento è utilizzato frequentemente, diventano altrettanto frequenti i riscontri relativi a migliorie e aggiornamenti. E la collaborazione diventa fondamentale per la qualità delle informazioni!

2 - Processi ottimizzati

La relazioni umane che si sviluppano negli ambienti di lavoro sono fondamentali e impattano sulla qualità del lavoro di ognuno e sulla sua produttività. Quando i colleghi lavorano a stretto contatto tra loro, spesso sembra superfluo o inadatto formalizzare le richieste che vengono fatte. La telefonata, il fogliettino lasciato sulla scrivania, il post-it o la richiesta fatta di persona sono i canali preferenziali utilizzati nelle piccole aziende: questo crea una relazione diretta tra le persone ma non sempre ha impatti positivi sull’operatività nel lungo periodo.

Anche per processi semplici è importante formalizzare un iter strutturato, dove l’inserimento delle richieste è guidato e la loro gestione è monitorabile. Ciò consente di dare una priorità agli interventi e risposte più rapide ai colleghi, con un risparmio di tempo che nel lungo periodo risulta vantaggioso.

3 - Coinvolgimento diretto di tutti

La suddivisione delle mansioni nelle piccole realtà aziendali avviene in maniera quasi naturale e ciascuno sa a chi rivolgersi per trovare le giuste informazioni.
I cosiddetti “process owners” sono fonti di conoscenza diretta ma è fondamentale che le informazioni siano rese disponibili in modo permanente: chi meglio di loro può gestire la pubblicazione e l’aggiornamento in intranet dei contenuti che li riguardano?

La distribuzione dell’aggiornamento dei contenuti in intranet responsabilizza e coinvolge le persone, aumentando notevolmente la qualità delle informazioni e l’ambiente digitale in cui risiedono.

4 - Organizzare le attività e le scadenze

La pianificazione è un elemento essenziale indipendente dalle dimensioni aziendali, perché consente di ottimizzare al meglio le risorse (che siano 10 o 1000, poco cambia) e di essere sempre al corrente sui progetti e sulle attività.

La visione di insieme è fondamentale soprattutto per le figure manageriali che spesso nella piccola azienda si relazionano direttamente con i collaboratori: questo prezioso e irrinunciabile confronto acquisisce ancora più valore se viene condiviso e monitorato tramite strumenti di pianificazione in intranet.

Ogni Intranet nasce su misura del contesto in cui deve crescere: per questo motivo le soluzioni che proponiamo con WorkTogether si adattano perfettamente a ogni realtà, piccola, media, grande.