Come i form possono semplificare i processi aziendali (e la vita!)

Gran parte dei sistemi per sviluppare siti ti permette di costruire form o moduli personalizzati, composti da un numero arbitrario di campi, per ognuno dei quali puoi stabilire la descrizione, il tipo e l’obbligatorietà degli spazi da compilare. 

I form possono avere un ruolo fondamentale in una intranet.

Perché?

All’interno di una intranet puoi creare, ad esempio, un form per consentire agli utenti di chiedere supporto a uffici interni, o per sottoporre un questionario. Il form compilato di solito produce una mail automatica destinata a chi deve gestire la richiesta. Questo ottimizza il processo ed evita scambi di mail che possono portare a errori.

Tuttavia sono poche le intranet che prevedono nativamente le più sofisticate funzionalità del Business Process Management (“BPM”).

Cosa sono i sistemi di Business Process Management?

Sono sistemi che mettono in pratica i processi organizzativi aziendali. In questo articolo, parliamo di processi basati sull'interazione tra le persone, piuttosto che dei processi produttivi (basati sulle macchine).

Immagina una pratica che viene compilata da un dipendente, viene sottoposta a un responsabile che la approva oppure dà il suo parere e la invia a un suo superiore per essere valutata, e così via, fino a quando la pratica è evasa.

Tutti i processi organizzativi aziendali (la gestione di un reclamo o della non conformità, la richiesta di acquisto o RDA, la gestione delle fatture passive, le schede di lavorazione) prevedono un percorso di inserimento/validazione/accettazione/esecuzione che può coinvolgere più persone, uffici o reparti di un’azienda. Le informazioni sono inserite in uno stato di “apertura pratica” e poi passano da un attore a un altro, fino a produrre l’esito per il richiedente.

Tramite un software di Business Process Management puoi rappresentare graficamente il tuo processo organizzativo e disegnare il diagramma che definisce i vari passaggi, puoi indicare i “gestori” di ogni singolo passaggio e stabilire le informazioni che devono essere richieste.

Il sistema, partendo da queste informazioni, produce automaticamente l’applicazione che viene messa a disposizione degli utenti. L’utente può aprire una “pratica elettronica”, che segue l’iter impostato, passando da un gestore all’altro. Ogni utente può monitorare l’avanzamento delle pratiche e può essere informato quando la pratica è evasa. In questo modo il BPM può rivoluzionare il modo di lavorare di un’organizzazione!

Quali sono i vantaggi dei sistemi BPM?

• Elimini totalmente i fax, le telefonate e le e-mail, perché gestisci tutto tramite l’applicazione.
• Velocizzi il processo, perché annulli i tempi di “attraversamento” e la burocrazia. Risparmi tempo e denaro, giorno per giorno.
• Riduci gli errori di compilazione, perché il software stesso ti guida nella compilazione dei dati.
• Tutte le informazioni e i passaggi sono storicizzati: puoi analizzare i dati, individuare i punti critici e perfezionare il tuo processo.

Il motore di Business Process Management di WorkTogether si chiama Web Workflow.

Web Workflow: quali sono i vantaggi aggiuntivi di questo BPM?

1. Funziona completamente via web, puoi usarlo per gestire sia i processi interni che quelli nella tua extranet, per rendere più efficiente il rapporto tra i tuoi clienti e te (ad esempio, puoi sviluppare questionari di customer satisfaction o sistemi di ticketing aderenti alle tue necessità).
2. Puoi impostare notifiche automatiche via e-mail e SMS ai vari attori del processo.
3. Puoi far creare automaticamente documenti precompilati partendo dai dati inseriti.
4. È integrato con l’organigramma aziendale, ciò rende semplice definire i gestori in base ai ruoli e alle unità organizzative.
5. È integrabile con la gestione presenze/assenze: puoi automatizzare i passaggi della pratica in caso di assenza dei gestori o se la pratica rimane troppo tempo ferma.
6. Puoi modificare in tempo reale il flusso di lavoro e quindi ottimizzare mano a mano il processo.
7. Puoi interfacciare i workflow con i tuoi database aziendali.

Web Workflow è molto semplice e flessibile: grazie a esso i nostri clienti sono in grado di disegnare i propri processi e creare le applicazioni da soli.

Vuoi provarlo anche tu? Contattaci! Ti mostreremo tutte le sue funzionalità.