Creare una intranet in tempo di crisi: come costruirla in poche settimane e garantire la sua solidità nel tempo

Catapultati in una realtà inaspettatamente tragica, dall’oggi al domani molti di noi si sono ritrovati ad allestire ed organizzare spazi di lavoro all’interno della propria abitazione: spazi spesso condivisi e non sufficientemente adeguati a garantire concentrazione ed un buon livello di comunicazione con gli altri colleghi.

Anche la dotazione tecnologica in molti casi non ci è stata favorevole: abituati a connessioni stabili e veloci in ufficio, stampanti, scanner e telefoni fissi, ci si è organizzati come si poteva per replicare anche a casa un ambiente il più simile possibile a quanto fossimo abituati.

A che punto siamo?

A distanza di qualche settimana è ora possibile fare qualche considerazione ed affinare ulteriormente le soluzioni adottate: indipendentemente dalla durata di questa pandemia, dobbiamo riconoscere che la possibilità di lavorare da casa sarà una soluzione che molte aziende adotteranno: sui vantaggi dello smart working ne abbiamo parlato in più di un’occasione e certamente questa “condizione forzata” farà da palestra per moltissimi di noi.

Abbiamo avuto modo di sperimentare che comunicare ed organizzare il proprio lavoro a distanza non è sempre agevole: indipendentemente dagli strumenti a disposizione, possiamo dire che tutti, in questo periodo di lock-down, abbiamo rilevato difficoltà di comunicazione.

A questo punto è importante rendersi conto che se ci sono margini di miglioramento, questo è il momento adatto per agire e per realizzare qualcosa: se uno dei problemi rilevati è la difficoltà a comunicare efficientemente o gestire i processi della tua azienda, sei arrivato nel punto giusto e questo articolo ti offrirà qualche spunto interessante.

Continua a leggere, scoprirai come realizzare in breve tempo la tua nuova intranet: leggera, intelligente e su misura per la tua azienda!

Come costruire e governare la tua nuova intranet in 7 passi

1. Muoviti: hai capito che manca qualcosa. Sei già a buon punto, essere consapevoli del problema implica già avere un obiettivo: risolverlo! Non perdere tempo, cerca la soluzione con una intranet.
    
2. Pensa agli obiettivi: identifica gli obiettivi e seleziona i tre più importanti. Nella realizzazione della intranet si darà priorità a ciò che è maggiormente sentito. Step by step, in un percorso di crescita ed adattamento, la tua intranet si amplierà abbracciando anche obiettivi secondari.
    
3. Realizza: scegli lo strumento e chi ti aiuterà a mettere in pista il tuo progetto. In questa fase delicata, dove tempestività e flessibilità sono fondamentali, affidati a chi ha esperienza in campo Intranet e non a chi s’improvvisa tale.
    
4. Responsabilizza: per essere più rapidi e per poter allestire i tuoi spazi intranet nel più breve tempo possibile è necessario identificare una persona che si faccia carico di coordinare tutte le attività. Ciò non significa che sia l’unica persona ad occuparsi di contenuti, ma sarà colui che avrà la visione d’insieme del progetto e dello stato avanzamento lavori.
    
5. Coinvolgi i leader da subito: la nuova intranet sarà uno strumento che dovrà essere accettato da tutti. Incoraggiare al cambiamento, promuoverne, invogliarne ed agevolarne l’utilizzo sarà più efficace se a farlo sarà il leader dell’azienda.
    
6. Stabilisci linee guida: costruisci una governance con regole condivise e che possano essere seguite nel tempo, non solo durante l’emergenza. Definire regole aiuta chi deve gestire i contenuti a muoversi in armonia con il resto dell’organizzazione e contribuisce a diffondere le informazioni in modo uniforme ed ordinato.
    
7. Alimenta e fai crescere: quantifica il carico di informazioni da trasmettere e fai modo di mantenere una determinata frequenza di aggiornamenti. Facile lasciarsi prendere la mano trascinati dall’entusiasmo iniziale, ma non bisogna perdere di vista gli obiettivi a lungo termine. Meglio partire con poco, se non addirittura con lo stretto indispensabile ed ampliarsi via via nel tempo.

Non pensare che sia troppo tardi per agire, sottovalutare il problema della comunicazione in questo momento così delicato potrebbe compromettere la qualità del lavoro.

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