La collaborazione nel Digital Workplace: strategie vincenti
È tempo di staccare la spina, o almeno di mettere in stand-by per qualche giorno call, report e progetti e recuperare forze ed energie per riprendere dopo la meritata pausa estiva.
Con lo smart working e le necessità che si sono palesate con esso, i dipendenti hanno gradito la possibilità di lavorare con tempi e in luoghi diversi dagli uffici aziendali e le imprese hanno realizzato che, nonostante il cambiamento, le persone hanno espresso al massimo le proprie potenzialità e raggiunto obiettivi e risultati al di là delle aspettative.
La chiave di questo inaspettato, ma non del tutto, successo è stato riscoprire il valore della collaborazione coordinata in modo asincrono.
Di che si tratta?
Smart working: collaborazione e strumenti adatti
Come nella collaborazione in presenza, nella collaborazione coordinata asincrona e/o smart working, è importante definire obiettivi, ruoli e modalità.
Collaborare su un progetto vuol dire mettere in comune le migliori idee di ciascuno e riorganizzarle assegnando attività, senza sovrapporsi nell’operatività.
Se nella parte più prettamente concreta è doveroso fare distinzioni di ruoli, chi adotta la collaborazione come forma mentis sa che invece è un passaggio d’obbligo fondersi e talvolta scindersi nella fase di confronto in cui le idee devono emergere.
Nella collaborazione asincrona, dove le persone non possono trovarsi faccia a faccia sedute a un tavolo nello stesso momento, è fondamentale adottare strumenti che supportino l’espressione delle idee all’interno del contesto in cui possono crescere e svilupparsi: ambienti in cui il pensiero che viene elaborato dall’individuo possa essere rielaborato da una o più persone per essere ampliato, perfezionato, riformulato, in un qualsiasi momento.
Dopo aver plasmato l’idea, essa deve poi concretizzarsi all’interno di un processo in cui la suddivisione delle mansioni può essere automatizzata, affinché non sia necessaria la presenza fisica per potersi dividere o passare le attività.
Le caratteristiche per rendere efficiente la collaborazione asincrona
La collaborazione coordinata asincrona deve poter essere:
- Accessibile: per consentire alle persone di manifestare i propri contributi laddove ne hanno facoltà, senza che si preoccupino di verificare di avere i permessi per farlo.
- Strutturata: la collaborazione deve consentire alle persone di individuare con facilità chi sta collaborando e come lo sta facendo e deve soprattutto facilitare nel tempo la reperibilità delle informazioni inserite.
- Tracciabile: il lavoro a più mani ha una resa ben superiore alla semplice somma di tutte le mani (o teste pensanti…) e ogni contributo costituisce un patrimonio di valore nel progetto che si sta realizzando. Il segno che lascia ciascuno deve poter essere tracciato prima e identificato poi senza sforzi, nel corso del tempo, per supportare altri progetti o per rivedere il progetto stesso.
- Raggiungibile senza limiti di tempo e spazio: la distanza o la presenza non simultanea di chi collabora al progetto non deve costituire un ostacolo per la collaborazione. Lo strumento deve consentire a ciascuno la libertà di dedicarsi al progetto nel momento che ritiene più opportuno. Con la collaborazione asincrona i contributi possono essere raggiunti simultaneamente da più utenti o in tempi diversi, ma con lo stesso livello di facilità e di accessibilità.
- Integrata: le svariate alternative sul mercato hanno abituato gli utenti ad appoggiarsi a più piattaforme mono-funzionali con il risultato di frazionare e disperdere il patrimonio informativo, rendendo spesso faticosa la ricostruzione dei processi comunicativi. Per agevolare la naturale evoluzione delle informazioni e la sua applicazione operativa è utile appoggiarsi a una piattaforma che consenta di muoversi liberamente al suo interno durante ogni fase del processo.
L’evoluzione della nostra piattaforma WorkTogether ha considerato tutte queste necessità e oggi è in grado di offrire svariate funzionalità di collaborazione asincrona integrate con processi e flussi informativi.
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Laureata nel 2005 in Scienze e Tecnologie Informatiche, per 13 anni è stata impiegata presso l'ufficio Organizzazione di una banca locale acquisendo una forte esperienza di problem solving e processi bancari. In questi anni ha lavorato attivamente sull'intranet bancaria e sulla digitalizzazione dei processi.
Oboista, e appassionata di intelligenza artificiale, dal 2018 fa parte del team Thinsoft come account manager e process analyst, occupandosi quindi di interfacciare il cliente, capirne le esigenze e individuare le soluzioni intranet più adatte.
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