Piattaforme per il lavoro a distanza: quali scegliere e perché

Accorciare le distanze durante il periodo pandemico è una delle necessità più sentite, non solo in ambito personale, ma anche nel settore professionale: la relazione lavorativa, come sappiamo, non si snoda solo tra pianificazione, organizzazione, consegne e scadenze, ma prende vita soprattutto con il rapporto umano.

Il lavoro in remoto

Il lavoro da remoto ha avuto un forte impatto nella relazione tra colleghi, clienti e fornitori, modificando in modo sostanziale la forma e la qualità del contatto: all’inizio si è fatto tesoro degli strumenti che ogni azienda aveva già a disposizione sfruttando talvolta anche canali destinati a un uso personale. Queste scelte prese in un clima di forte necessità sono state giustificate dall’obiettivo di comunicare con immediatezza in una situazione di emergenza.

Con il passare dei mesi, e lo sviluppo e la promozione di più piattaforme, l’offerta è diventata vasta e varia: APP di messaggistica istantanea con funzionalità di videochiamata e tool di videoconferenze e suite per collaborazione e produttività sono diventate parte della quotidianità aziendale.

Secondo i dati pubblicati nell’indagine condotta da Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, il numero degli smart worker in Italia è passato da circa 570.000 lavoratori nel 2019, a circa 6.580.000 lavoratori nel periodo della prima fase pandemica del 2020, ossia 1/3 di tutti i lavoratori dipendenti.

Un fenomeno che, su larga scala, ha dato modo a gran parte delle aziende italiane di interrogarsi sulla qualità delle scelte tecnologiche utilizzate.

In questo articolo ti forniamo una panoramica sintetica delle tipologie di soluzioni proposte dal mercato per valutare quali siano le più adatte alle tue esigenze in ambito professionale.

Messaggistica istantanea

Le APP di messaggistica istantanea sono lo strumento più diffuso a uso privato e hanno avuto un grande successo anche a livello professionale in quanto i meccanismi e le logiche di funzionamento già conosciute hanno reso possibile un utilizzo immediato all’interno dell’azienda.

Strumenti insostituibili dal punto di vista della rapidità di consegna del messaggio, sono adatti per semplici conversazioni a due, dove non è necessario coinvolgere altri partecipanti o discutere su tematiche complesse.

Se un altro vantaggio può essere quello di poter intraprendere più conversazioni contemporaneamente con più interlocutori, lo svantaggio che ne deriva è quello della gestione del tempo nel rispetto delle disponibilità altrui. L’invio di un messaggio non è programmabile e non c’è modo di sapere se il destinatario è impegnato in altre conversazioni o se è disponibile per interloquire con noi e per quanto tempo.

Il risultato è spesso una conversazione frazionata in cui vi sono intervalli di tempo cuscinetto in attesa di risposte.

APP di videoconferenza

Sono state le protagoniste indiscusse del 2020 e possono essere considerate l’evoluzione tecnologica della classica telefonata e lo strumento che ha sostituito i momenti di condivisione in presenza, come ad esempio le riunioni di ufficio, gli appuntamenti commerciali con clienti, momenti di confronto e discussioni operative.

Con la possibilità di programmare gli incontri e predeterminarne la durata, si è certi della disponibilità dei partecipanti: oltre alla comunicazione verbale, la condivisione video consente di percepire gli le sfumature tramite le espressioni del viso e la gestualità.

Tutto questo è possibile solo se la qualità delle videocamere, dei microfoni e della rete sono ottimali: diversamente la videoconferenza può trasformarsi in un imbarazzante momento di prove tecniche audio e video che procede a singhiozzo.

Suite di produttività

Si tratta di applicativi in cloud o su rete locale che consentono alle persone di accedere e lavorare su documenti a più mani, senza l'intralcio di dover trasmettere un documento una volta terminato.

Semplicemente si accede al documento e lo si consulta o modifica, con la certezza di avere a disposizione la versione più aggiornata dello stesso. Nelle suite più evolute è possibile visionare anche la cronologia delle modifiche effettuate dagli utenti tramite un sistema di versioning.

Il vantaggio di queste applicazioni è quello di poter collaborare in tempo reale, lo svantaggio è il non poter interagire direttamente che gli altri per lo scambio di idee e posizioni. Di fatto le suite di produttività sono lo strumento ideale per coloro che hanno già una base informativa sufficiente per la redazione dei documenti.

Intranet aziendali, BPM e project management

Un’indagine effettuata dal Politecnico di Milano ha evidenziato un importante aspetto: nelle grandi imprese la motivazione principale che ha spinto la riapertura delle sedi nella seconda fase emergenziale, è stata la promozione del senso di appartenenza seguita dalla socializzazione e dalla collaborazione.

Tutti gli strumenti visti in precedenza sono complementari tra loro, ma nessuno di essi copre e risponde per intero a un bisogno essenziale: quello di comunità e di senso di appartenenza globale.

Con una intranet aziendale che si affianca a questi validi strumenti le persone possono trovare e riconoscere i valori e la cultura aziendale ed essere più partecipi nel processo comunicativo dall’alto verso il basso, potendo interagire in qualsiasi momento.

In una intranet aziendale viene gestita la priorità dei contenuti, ponendo in evidenza quelli più rilevanti per il dipendente stesso: la profilazione fa sì che, a differenza dei sistemi di messaggistica istantanea di gruppo, non si perdano le informazioni più importanti e che i contenuti meno prioritari non distolgano l’attenzione da ciò che conta di più. 

La direzione aziendale può contare su uno strumento affidabile per le comunicazioni rilevanti, sfruttando le potenzialità digitali e social, come ad esempio i videomessaggi: in questo modo la distanza fisica non attenua il senso di appartenenza.

Quando il lavoro prevede di affrontare dei processi strutturati o di seguire specifici iter approvativi, la condivisione di un documento o una videoconferenza non sono sufficienti: fare affidamento su un motore workflow (BPM) consente di presidiare e monitorare il processo, snellendo il lavoro e diminuendo telefonate e le mail.

Un motore di workflow è un valido supporto operativo poiché consente di concentrarsi sugli aspetti decisionali senza preoccuparsi delle formalità burocratiche, risparmiando tempo e riducendo le possibilità di errori.

Se una commessa o un progetto necessitano di una governance precisa, con tracciamento di attività, tempi e costi, allora uno strumento di gestione collaborativa dei progetti può fare al caso tuo: la visione di insieme e il monitoraggio dei progetti sono importanti per assumere decisioni nell’immediato e per pianificare gli interventi futuri.

Se stai pensando di creare un ambiente digitale per lo smart working, chiedici una consulenza! Saremo felici di accontentare ogni tua esigenza e rispondere a ogni tua domanda!