Email? No, grazie!

Il tempo delle vacanze estive è arrivato, così come è arrivato il tempo in cui è lecito prendersi una pausa dagli impegni quotidiani di lavoro, appuntamenti con clienti, riunioni di pianificazione, stato avanzamento progetti, budget, autorizzazioni etc. Finalmente si può staccare la spina ma… paradossalmente, la connessione no!

Ecco quindi che, da qualsiasi spiaggia del globo e tra un tuffo e l’altro, il dito sblocca lo schermo come d’abitudine e l’occhio scappa sulle notifiche delle nuove e-mail: anche oggi, tantissime.

Impossibile pensare di rientrare dalle vacanze e leggere decine se non centinaia di e-mail, meglio intervenire subito e iniziare ignorando quelle inutili: o forse no, non si può dare per scontato che lo siano.

Finalmente liberi! Ah, no…

Allora anche in vacanza, così come in ufficio, ogni lavoratore sa che deve dedicare una parte del suo tempo a leggere e-mail senza nessuna garanzia che quel tempo sia un investimento. Secondo uno studio condotto dalla società di consulenza americana Bain & Company su un campione di 24 aziende e pubblicato sulla nota rivista Harvard Business Review, si stima che un dirigente riceva all’incirca 200 e-mail al giorno e che le figure con un ruolo di responsabilità all’interno dell’azienda, impieghino circa 8 ore alla settimana per gestire la posta ricevuta.

Il dato allarmante, oltre alla mole delle e-mail e il tempo necessario per la lettura e loro comprensione, è che un quarto del tempo impiegato in queste attività è tempo sprecato, poiché il 25% dei messaggi ricevuti non sono di interesse o di competenza del destinatario.

Questi numeri fanno riflettere sul ruolo che le e-mail rivestono all’interno delle aziende: la posta elettronica è indubbiamente uno strumento comodo, che consente di trasmettere informazioni con immediatezza a uno o più destinatari in contemporanea. Ma il rischio risiede proprio qui: la comunicazione non può mai essere generalizzata perché le persone ricoprono ruoli e mansioni diverse all’interno dell’organizzazione.

Le e-mail hanno infatti lo svantaggio di inviare a più destinatari le medesime informazioni, correndo il rischio che interi paragrafi dei messaggi non siano di loro interesse: questo effetto si amplifica poi, come afferma Michael Mankins nell’articolo, con l’utilizzo del pulsante “rispondi a tutti”, che a suo parere andrebbe abolito dalle funzionalità dei client di posta elettronica.

Esiste un modo per liberarsi dalle comunicazioni inutili?

La risposta è sì! Le soluzioni sono molteplici e le puoi trovare tutte all’interno di una intranet aziendale.

Ci sono diversi tipi di comunicazioni aziendali: alcune hanno un ruolo informativo, dove non è necessario un feedback delle persone; per altre tipologie di messaggi invece l’interazione e lo scambio di pareri sono fondamentali. In altre situazioni invece, come nel caso di un’autorizzazione di un processo, è la tempestività a dettare le regole del gioco.

Per ognuna di queste esigenze, l’intranet ha la risposta giusta e veicola l’informazione ai destinatari corretti, con la certezza che ciò che si riceve è quello di cui si ha bisogno.

Con una governance strutturata e strumenti pensati per facilitare lo scambio delle comunicazioni, l’intranet elimina le ridondanze di informazione e azzera il rischio che i messaggi importanti vengano persi nella nube burocratica dei “Per conoscenza” e degli interminabili “Fw:Fw:Re:Fw…”.

Che strumenti puoi utilizzare con una intranet?

1. News in home page: perfette se vuoi informare l’intera azienda di iniziative istituzionali, eventi. Corredate da file multimediali, come foto e video, potranno essere identificate immediatamente come tali e lette non appena si può. Puoi anche profilare le notizie e destinarle solo ad alcune funzioni aziendali a seconda della necessità. Niente caselle di posta riempite e niente traffico di rete bloccato dall’invio simultaneo di centinaia di e-mail uguali.
2. Documenti con presa visione: se devi inviare una comunicazione molto importante che implica una conferma di lettura da parte di più utenti, utilizza la distribuzione dei documenti in intranet con la conferma esplicita della lettura. Avrai un report aggiornato in tempo reale senza dover cercare, come avresti fatto con le e-mail, le singole conferme di lettura nella posta in arrivo.
3. Form workflow: se hai bisogno di gestire un processo autorizzativo, monitorarlo e indirizzare alle figure corrette le richieste, affidati a un “form workflow”.
   Come? Grazie a un sistema basato su un BPM (business process management), potrai creare form di raccolta dati personalizzati che una volta compilati, verranno smistati in modo automatizzato alle persone di riferimento: con un semplice clic si potranno apporre approvazioni, notificando in tempo reale le azioni eseguite.
   Per tracciare o ricercare un’autorizzazione pregressa, basterà accedere al modulo form workflow e grazie ai filtri creati appositamente, l’informazione sarà disponibile in pochi clic. Non avrai nostalgia delle ore perse a ricostruire la storia delle autorizzazioni ricercando nell’archivio delle e-mail!

Se vuoi liberarti delle informazioni in eccesso e avere più tempo, la cosa più preziosa che possiamo avere, per attività a elevato valore aggiunto, o ancora, se preferisci goderti le tue meritate vacanze ed essere disturbato solo per ciò che merita davvero la tua attenzione, contattaci, abbiamo decine di soluzioni custom per te!