Sondaggio di valutazione intranet: hai mai pensato di crearne uno?
Quando l’azienda affida la progettazione e la realizzazione dell’intranet aziendale a un team specializzato, la sua attenzione ricade innanzitutto sugli step necessari per la messa in linea del portale. Focus, quindi, su inventari, priorità dei contenuti, analisi, condivisione di gruppo, progettazione, prototipazione e approvazione interna.
Spesso però, una volta in linea, passa in secondo piano l’aspetto dei feedback successivi. Si dà per scontato che il risultato ottenuto sia lo stesso di quello atteso. E se non fosse così? Questa leggerezza potrebbe compromettere il mantenimento dei buoni esiti raggiunti.
Come valutare la buona riuscita del progetto, soprattutto quando riguarda una intera organizzazione? Certamente con il sondaggio di valutazione. Perché, come e quando farlo? Scopriamolo subito!
Sondaggio di valutazione intranet: perché farlo?
Il sondaggio di valutazione sulla intranet (appena realizzata o in linea già da tempo) rappresenta un valido strumento di misurazione degli obiettivi prefissati durante la sua fase di progettazione. Ti permetterà di identificare i punti di forza e le debolezze e di individuare così le aree di miglioramento. Distribuire un sondaggio ai dipendenti utilizzatori della intranet, significa continuare a coinvolgerli nel progetto, dando il giusto peso all’opinione di ognuno.
Sondaggio di valutazione intranet: come si realizza?
In questo caso, il metodo di sondaggio migliore da sottoporre ai tuoi collaboratori è sicuramente il questionario. Inseriscilo direttamente in intranet, oppure distribuiscilo in forma cartacea (secondo alcuni studi le persone che scrivono su un foglio di carta sono più sincere e aperte rispetto alla digitazione tramite tastiera).
Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per realizzare un questionario?
- Breve e sintetico. Non più di 10 domande dovranno riuscire a raccogliere il grado di soddisfazione degli utenti. Potrai alternare domande chiuse, le cui risposte andranno da “completamente in disaccordo / insufficiente” a “completamente d’accordo / ottimo”, a domande aperte. Saranno proprio le risposte libere a trasmetterti la percezione reale della user experience.
- Temi da affrontare. Focalizza le tue domande su temi che non potresti misurare in altro modo. Per le pagine più o meno visitate, ad esempio, potrai semplicemente affidarti agli strumenti statistici, che ormai ciascuna intranet incorpora tra le utility disponibili.
Le domande dovrebbero gravitare attorno ai seguenti argomenti:
- Contenuti: essi costituiscono il cuore, il motore principale di qualsiasi intranet. Accertati che siano chiari per i tuoi utenti e valuta le aree di miglioramento.
- Applicazioni: il digital workplace in cui quotidianamente lavorano i collaboratori è diventato un punto di partenza in cui sono integrate moltissime applicazioni. Sono tutte utili? Sono intuitive e immediate da utilizzare?
- Percezione di utilizzo: nonostante gli accessi ai contenuti e le velocità in termini di prestazioni della intranet siano misurabili, è sempre interessante rilevare nei sondaggi la percezione degli utilizzatori.
Sondaggio di valutazione intranet: quando farlo?
È utile sottoporre il questionario di soddisfazione anche prima della realizzazione di una nuova intranet, nel caso ce ne fosse già una esistente. I primi risultati potrebbero già delineare gli obiettivi da perseguire con il nuovo progetto e potranno essere confrontabili con i risultati di un successivo questionario, subito dopo la fase di lancio della nuova intranet.
Per poter tracciare un trend aggiornato del grado di soddisfazione, la cadenza ideale di pubblicazione del sondaggio dovrebbe essere di 6 mesi e presentare le stesse domande.
E poi?
Certamente il sondaggio non deve essere fine a sé stesso, ma deve poter supportare chi si occupa della gestione della intranet a stare al passo con le esigenze di chi la utilizza e rilevare costantemente i punti di forza e le debolezze.
Pubblicare i risultati del sondaggio e le azioni di miglioramento intraprese in risposta alle esigenze, sarà in primis un segnale di trasparenza, ma soprattutto un punto a favore nel processo di coinvolgimento collettivo.
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Laureata nel 2005 in Scienze e Tecnologie Informatiche, per 13 anni è stata impiegata presso l'ufficio Organizzazione di una banca locale acquisendo una forte esperienza di problem solving e processi bancari. In questi anni ha lavorato attivamente sull'intranet bancaria e sulla digitalizzazione dei processi.
Oboista, e appassionata di intelligenza artificiale, dal 2018 fa parte del team Thinsoft come account manager e process analyst, occupandosi quindi di interfacciare il cliente, capirne le esigenze e individuare le soluzioni intranet più adatte.
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