Intranet con SharePoint: sei sicuro?

Stai utilizzando Microsoft SharePoint? Molte aziende lo usano per risolvere problematiche relative alla gestione dei documenti. L'esperienza insegna però che, pur essendo un grande prodotto Microsoft, non è detto che sia la soluzione migliore per le necessità della tua intranet aziendale.

Alcune criticità di SharePoint

Cosa succede spesso alle aziende che usano SharePoint? Quando vogliono aggiungere funzionalità intranet al di là della gestione dei documenti si scontrano con criticità e con un aumento considerevole dei costi.

Ecco le principali criticità:

• Risulta complesso e difficile da configurare. Gli strumenti che prevede sono più orientati ai programmatori, piuttosto che ai gestori di un'intranet. Le personalizzazioni sono costose perché SharePoint ha una struttura complessa.

• SharePoint è poco usabile. È un dato di fatto che le aziende preferiscono strumenti più vicini alle proprie abitudini lavorative.

• Vuoi una gestione delle assenze o una gestione rimborsi? Vuoi costruire rapidamente un processo di approvazione? Vuoi introdurre funzioni social e di collaborazione? Nella migliore delle ipotesi (quando non ti viene detto che è impossibile), servono nuove licenze, nuovi server, tempistiche lunghe.

• SharePoint non nasce mobile-friendly. Se come la maggioranza delle persone svolgi le tue attività lavorative al di fuori del tuo ufficio, l’usabilità in mobile è fondamentale.

Valuta la soluzione software migliore per te in base ai tuoi obiettivi

Una soluzione software deve essere scelta e implementata solo dopo che hai verificato che sia compatibile con gli obiettivi che vuoi raggiungere nel medio/lungo termine.

Se stai decidendo la strada da intraprendere, ricorda che l’intranet può essere molto di più di un contenitore di documenti: fai una lista delle tue necessità, e sottoponile al tuo consulente SharePoint, in modo che possa darti delle garanzie sulla fattibilità e una indicazione certa dei costi e dei tempi.

Non dimenticare che tra i costi, oltre alle licenze, devi considerare l’infrastruttura (server, hosting), la consulenza, lo sviluppo di funzioni o personalizzazioni. Poi fai il confronto con soluzioni alternative.

Se hai già SharePoint, valuta, in base agli obiettivi che vuoi raggiungere, sistemi alternativi più semplici ed economici per affiancare la gestione dei documenti SharePoint.