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Intranet e GDPR: tutto quello che c’è da sapere per essere in regola

11/04/2019 Valentina Filippini
Intranet e GDPR: tutto quello che c’è da sapere per essere in regola
Come saprai, da maggio 2018 è entrato in vigore il GDPR (UE 2016/679), il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati. Se ne è sentito tanto parlare, ma ancora imprese ed enti pubblici a volte vengono colti impreparati. Come essere conformi al GDPR in ambito intranet? Eccoti la nostra mini guida, grazie alla quale potrai sapere tutto su questa normativa, anche con la tua intranet! 

Quali sono i diritti degli individui ricompresi nel GDPR?

Il GDPR prevede, per il trattamento dei dati personali degli individui, la concessione di questi diritti:
  • Il diritto di essere informati.
  • Il diritto di accesso ai dati trattati.
  • Il diritto alla rettifica dei dati trattati.
  • Il diritto alla cancellazione dei dati trattati.
  • Il diritto di limitare l’elaborazione dei dati.
  • Il diritto alla portabilità dei dati.
  • Il diritto di obiettare.
  • I diritti in relazione al processo decisionale automatizzato e alla profilazione.
Attenzione, quindi, le aziende che trattano dati di collaboratori e clienti devono predisporre processi e controlli finalizzati al rispetto di questi diritti. 
Cosa s’intende per dato personale?
Secondo il GDPR il dato personale è qualsiasi informazione relativa a un individuo che riguardi aspetti della sua vita privata, professionale o pubblica. Si spazia quindi dal semplice dato anagrafico (nome, cognome, indirizzo di casa), fino al dato economico (redditi, informazioni bancarie) o al dato sensibile (orientamenti religiosi, politici o sessuali).

Quale impatto ha il GDPR all’interno della intranet aziendale?

Se la tua intranet raccoglie dati personali tramite moduli, applicazioni, documenti, la tua azienda dovrà essere in grado in qualsiasi momento di gestire i dati garantendo:
  • La rettifica o la cancellazione dei dati in qualsiasi momento.
  • La gestione dei dati solo per gli scopi espressamente autorizzati in fase di rilascio del consenso da parte degli interessati.
  • La conservazione dei dati solo per il periodo strettamente necessario alla realizzazione degli obiettivi.
  • Qualora sia necessario mantenere i dati per un periodo più lungo rispetto a quanto concordato, è necessario anonimizzare le informazioni, ovvero renderle prive di tutti gli elementi identificativi che possano ricondurre all’interessato.
L’intranet ti aiuta anche a divulgare le informazioni per essere conformi a questa normativa. All’interno della tua intranet puoi infatti diffondere ai tuoi collaboratori il know-how necessario, tramite la gestione avanzata dei documenti e le news. Attraverso il modulo Groups, puoi invece creare dei gruppi di conversazione, utili per il confronto sul tema del GDPR.
La gestione e il presidio dei dati presenti nella tua intranet sono agevoli perché ogni tipo di informazione distribuita, sia essa un documento piuttosto che un modulo raccolto tramite form, è completamente profilabile: con WorkTogether puoi garantire che i dati siano visibili solo a chi è autorizzato a gestirli.
 
Siamo inoltre in grado di supportarti in tutte le attività di manutenzione e gestione dei dati per rendere la tua intranet GDPR Compliant.

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