8 must della intranet bancaria: le funzionalità da non perdere

Industria 4.0, digital transformation, millenials. Anche il settore bancario sta cambiando volto. Deve parlare a clienti che alle vecchie filiali preferiscono gli sportelli virtuali. Sempre più aperti, collaborativi, condivisi: gli spazi e gli strumenti delle nuove banche sono sempre più quelli dell’era digitale. Noi le conosciamo bene, da più di 15 anni infatti lavoriamo a stretto contatto con loro. Molte delle funzionalità del nostro WorkTogether derivano proprio dalla risoluzione di problematiche bancarie. Non finiremo mai di ringraziare quindi i nostri clienti che ci hanno offerto preziosi feedback, fondamentali per il nostro percorso.

Cosa si aspetta una banca da un’intranet? Ognuna ha le proprie esigenze, che dipendono tra le altre cose dalle caratteristiche dei sistemi informativi gestionali, dalle dimensioni (numero delle filiali e dei collaboratori) e dalla volontà di innovare della direzione.

Esistono però 8 must dell’intranet bancaria, 8 funzionalità imprescindibili per ogni sistema che si rispetti. Scopriamole insieme!

1 - Distribuzione dei documenti e presa visione

Il settore bancario è fortemente regolamentato da normative e processi che il personale deve impegnarsi a rispettare. È essenziale, ad esempio, che determinati documenti siano letti e compresi. Un tempo si doveva apporre la sigla sulla copia cartacea? Oggi, in modo più efficiente ed economico, si chiede allo staff di confermare la lettura tramite un bottone presente sulla pagina. I gestori delle intranet sviluppate con WorkTogether possono impostare promemoria (notifiche in intranet o e-mail) inviati automaticamente a chi non ha ancora confermato di aver letto il documento.

I canoni più moderni di usabilità impongono che per ogni documento sia evidente l’ufficio o il referente al quale gli utenti possono rivolgersi. Con WorkTogether potrai addirittura parlare con lui, direttamente dalla pagina del documento.

2 – Profilazione dei contenuti

Pagine, applicazioni, documenti, procedure non possono essere visibili a tutti. Per ogni contenuto è necessario individuare i destinatari interessati. Una buona intranet consente di profilare i contenuti in base a ruoli, gruppi, unità organizzative. Solo così le informazioni sono distribuite e visibili ai giusti utenti, garantendo sicurezza e riservatezza.

3 - Notizie operative

Novità normative e processi che ne derivano, nuovi prodotti e conseguenti campagne di marketing: l’intranet può diventare un utile strumento di aggiornamento per i collaboratori. Inserire notizie operative in home page aiuta infatti a raggiungere con immediatezza i destinatari. Lo stesso strumento è spesso usato per informare tempestivamente la struttura su problematiche tecniche o altri inconvenienti, permettendo a ogni collaboratore di gestire al meglio la propria attività quotidiana.

4 - Rubrica 

La rubrica è lo strumento fondamentale per rintracciare i dati di contatto di filiali, uffici e colleghi. Qui vengono mostrati indirizzo, telefoni, responsabile e addetti. Per ogni collaboratore, questa funzione dovrebbe consentire di accedere al profilo utente, con la foto, il ruolo ed eventualmente alcune informazioni personali. Spesso la rubrica è integrata con altri sistemi informativi, come Active Directory o il software di gestione del personale.

5 - Link alle applicazioni con Single Sign On

Il Digital Workplace bancario è estremamente complesso. Un utente deve accedere abitualmente a decine di software e portali diversi. Avere un punto unico di accesso, un elenco di applicazioni o una “bottoniera” profilati in base al ruolo e alle preferenze dell’utente, è un must. Lo strumento è talmente flessibile e personalizzabile da permettere il single sign on? Allora è la soluzione ottimale.

6 - Form online con workflow

I Sistemi informativi bancari sono complessi, ma non coprono tutte le necessità dell’organizzazione bancaria moderna. Per questo si spreca molta carta e si fa un uso improprio delle e-mail. L’intranet può darti l’opportunità di snellire i processi organizzativi interni, utilizzando i form (i moduli da compilare).

Worktogether consente di realizzare vere e proprie applicazioni per gestire processi autorizzativi, partendo dal workflow e dalla definizione dei campi dei form. Alcuni esempi di workflow bancari? Eccoli:

• Gestione contributi e sponsorizzazioni
• Ticket di assistenza
• Autorizzazione rimborsi e storni
• Giustificazione sconfini
• Gestione ammissione dei soci
• Richieste di acquisto

Ogni richiesta è memorizzata in un archivio, disponibile per interrogazioni o statistiche, rendendo quindi il form uno strumento molto più vantaggioso rispetto a una semplice e-mail.

7 - Una ricerca efficiente

Una delle funzioni fondamentali di un’intranet è la ricerca: essenziale per trovare velocemente ciò di cui si ha bisogno, in un ecosistema che vive su documenti, procedure, informazioni, applicazioni. La ricerca deve rispettare il profilo dell’utente, in modo da individuare e mostrare solo le informazioni a cui può accedere.

8 - Delegare l’aggiornamento dei contenuti a chi li produce

La struttura organizzativa bancaria riflette la complessità della materia: ogni ufficio ha i suoi compiti e le sue specializzazioni. I contenuti sono quindi prodotti da figure diverse. Partendo dal presupposto che è sempre necessaria una “governance” con regole condivise, una buona intranet consente di delegare l’inserimento e l’aggiornamento dei contenuti a chi li produce e li conosce.

Collaborazione e coinvolgimento

Alcuni istituti finanziari, i più innovativi, cercano di cambiare il paradigma della comunicazione interna, passando da un modello top down unidirezionale a un modello più collaborativo. Per ragioni storiche, culturali e a causa della forte organizzazione gerarchica, questo passaggio è molto complesso e delicato.

Quando iniziato, però, il processo è irreversibile: l’intranet è l’anima di questo nuovo corpo organizzativo, uno spazio “virtuale” comune e personalizzato che vive di logiche «customer centred», dove interagire e accedere alle informazioni. Per cambiare, innovando.