Non tutto lo Shadow IT viene per nuocere
L’innovazione spesso trova sfogo quando si riconosce che la famosa espressione “abbiamo sempre fatto così” non basta più.
Cercare di uscire dal tracciato solcato proponendo nuovi approcci è una strada in salita per chiunque, soprattutto quando in azienda sembra che nessuno sia pronto a mettere in discussione lo status quo operativo. Perciò l’innovatore viene identificato come un dissidente, come colui che non apprezza i risultati degli sforzi e i sacrifici messi in atto per anni.
A chi conviene, allora, proporre una nuova strada, se il rischio è quello di essere additati come rivoluzionari ingrati?
Questi timori hanno contribuito in parte alla diffusione del fenomeno dello Shadow IT all’interno delle aziende, ovvero la pratica per cui le persone iniziano a utilizzare strumenti informatici non autorizzati dalle policy IT aziendali.
L’utilizzo di strumenti all’ombra appunto dell’organizzazione, rappresenta un rischio su più fronti con violazioni in termini di sicurezza, policy IT e privacy che possono costare care alle aziende: perdita di dati o di controllo degli stessi con conseguente danno di immagine, furto di idee, marchi, progetti, intrusioni informatiche e relative conseguenze.
Naturalmente non è in discussione la non-legalità di questa pratica, ma ti sei mai chiesto perché, pur consapevoli dei rischi, i dipendenti la intraprendano comunque?
Possiamo trarre lezioni costruttive dallo Shadow IT?
La risposta è sì.
Analizzando casistiche reali, emerge la necessità di innovazione in termini di semplificazione.
Il mercato si è notevolmente arricchito di proposte user friendly, tant’è che le persone hanno iniziato a introdurre strumenti a uso privato anche in azienda, riconoscendone utilità e qualità, sebbene il target di destinazione sia sostanzialmente diverso.
Se anche nella tua azienda ci sono casi di Shadow IT, dopo averli arginati e isolati, puoi cercare di trovare un senso a ogni singolo evento e trarne spunti di riflessione, analizzando le motivazioni e le scelte compiute dai tuoi dipendenti.
Criticità aziendali che inducono a perseguire soluzioni IT alternative
- Poca flessibilità negli orari lavorativi
Scadenze imminenti e poca flessibilità degli orari di lavoro, spesso con l’impossibilità di attuare uno smart working normato, possono indurre i dipendenti a “portarsi il lavoro a casa” per terminarlo con la necessaria tranquillità. Chiavette USB volanti o stampe cartacee a supporto, piuttosto che archiviazioni su cloud non aziendali sono gli strumenti non autorizzati che facilitano i dipendenti nell’intento di terminare altrove il loro lavoro.
- Mancanza di archiviazione e condivisione in Cloud
Per agevolare il lavoro a più mani e la collaborazione tra colleghi, se l’azienda non mette a disposizione spazi in cloud, i dipendenti potrebbero organizzarsi con strumenti che utilizzano nella quotidianità extra lavoro, ma poiché destinati a un uso non professionale, potrebbero non rispondere ai requisiti di sicurezza aziendali.
- Mancanza di spazi per dialogare
Si ricorre a sistemi di messaggistica istantanea o alle chat di gruppo, quando si sente la necessità di condividere riflessioni con i colleghi: se in azienda non esistono canali per comunicare a distanza e in tempo reale, è prevedibile che gli utenti sfruttino le APP notoriamente in uso alla maggior parte di loro.
Discutere di progetti o strategie aziendali in canali non autorizzati può causare accessi alle informazioni non autorizzati e provocare danni irreparabili.
- Processi non digitalizzati e strumenti obsoleti
Se in azienda esistono processi che non sono automatizzati e applicativi con logiche molto rigide e poco user friendly, le persone possono preferire di accelerare le pratiche eseguendo passaggi velocizzati tramite canali non autorizzati. Gestire i processi frazionandoli in diverse procedure li rende poco presidiati e privi di monitoraggio così come inserire informazioni aziendali su strumenti diversi dai gestionali in uso provoca nel tempo perdita di dati essenziali.
Cosa fare davanti a episodi di Shadow IT?
Non serve voltarsi dall’altra parte e ignorare i bisogni espressi dai dipendenti, è necessario rispondere con una soluzione concreta, moderna, sicura e professionale, usabile da tutti e adattabile alle esigenze della tua azienda: la intranet di WorkTogether è la soluzione che da sola può risolverti tutti questi problemi.
In un unico ambiente in cloud, semplice, flessibile, puoi offrire ai tuoi dipendenti strumenti di comunicazione, di collaborazione e di gestione processi con la tranquillità che le tue informazioni restino al sicuro e sempre a disposizione dell’azienda.
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Sviluppatore software fin dal 1989, laureato nel 1995 in Scienze dell'Informazione presso l'Università degli Studi di Milano, ha inizialmente svolto attività di analista programmatore nell'ambito della sicurezza e della domotica.
Negli anni successivi ha acquisito esperienze di project management e di organizzazione aziendale e bancaria, maturando la convinzione che il web fosse strumento fondamentale a supporto del lavoro e dell'organizzazione aziendale, un tassello necessario per un fine più ampio: creare l'ambiente di lavoro ideale, che consente a ogni persona di esprimere il suo potenziale.
Nel 2004 ha fondato Thinsoft, che ha come mission lo sviluppo di servizi e soluzioni intranet per migliorare la produttività aziendale, snellire l'organizzazione, aumentare la collaborazione e migliorare il benessere lavorativo.
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