Una nuova intranet? Condividi il progetto con la tua organizzazione!

Se vuoi realizzare una nuova intranet aziendale, coinvolgimento dei ruoli chiave e comunicazione preliminare con il giusto tempismo sono tanto importanti quanto gli obiettivi e la realizzazione stessa.

Un progetto su cui Thinsoft sta lavorando in questo periodo ci dà lo spunto per qualche indicazione utile in merito proprio a questo tema.

Ottieni il sostegno della direzione

Il supporto della direzione esecutiva è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, e lo stesso vale per l’intranet. È opportuno che il CEO condivida l’idea alla base del progetto, già dalla fase embrionale.

Lavora sul caso aziendale (il Business Case), il documento che chiarisce in modo preciso la situazione attuale, le criticità, i motivi per cui vuoi costruire una nuova intranet e i benefici che derivano dalla nuova soluzione. Questo documento sarà il punto di riferimento nel proseguimento dell’attività, una base solida contro le difficoltà.

Crea un team

Quando inizi a valutare le soluzioni, crea un gruppo di lavoro, composto da un numero ristretto di persone con cui condividere la tua visione. Suggeriamo di coinvolgere il responsabile risorse umane (dipartimento HR), il responsabile della comunicazione e chi si occupa di organizzazione interna e procedure (servizio Organizzazione).

Il ruolo dell’IT nella fase di scelta della soluzione

Non ci crederai, ma gli uomini del reparto informatico (IT) possono essere i peggior nemici della nuova intranet. Se non sono coinvolti, vedranno l’intranet come un corpo estraneo, e potresti avere problemi. 

Per questo motivo il dipartimento IT deve essere partecipe durante la fase di scelta del fornitore. Avrai l’aiuto adeguato durante la valutazione degli aspetti più tecnici. Se l’IT approva la scelta, ti garantirai il supporto necessario durante l’avvio.

Crea relazioni con i vari reparti

Durante la realizzazione, instaura relazioni più strette con i responsabili dei vari reparti: non è troppo difficile garantire a ognuno il suo spazio di azione, in modo che la nuova l’intranet diventi un po’ “di tutti” e in modo che tutti “sponsorizzino” il progetto.

Comunica in modo efficace prima del lancio

Quando hai stabilito indicativamente la data del lancio, è il momento di condividere il progetto con tutti gli utenti, spiegando perché l’azienda ha bisogno di una nuova intranet: qualunque sia l’obiettivo, deve essere chiaro che sarà uno strumento per migliorare la qualità del lavoro di tutti.

In questa fase si può istituire anche un concorso per decidere il nome della nuova intranet: con questa operazione di marketing interno otterrai una platea partecipe e più predisposta ad accogliere la novità.

Nelle settimane prima del lancio, con il tuo team sviluppa nuovi contenuti, prepara notizie e materiale utile per facilitare l’utilizzo dell’intranet.

Il lancio può essere anticipato tramite una campagna via posta elettronica e attraverso dei poster informativi.

Puoi ad esempio inviare una mail a settimana, un conto alla rovescia unito a qualche anticipazione.

I poster, invece, consentono di coinvolgere anche i lavoratori che non lavorano in ufficio, per esempio operai che possono beneficiare dell’intranet ma che non leggono spesso le e-mail.

In questo modo il lancio vero e proprio non lascerà di sorpresa nessuno, e tutti sapranno come accedere!

Sei all’inizio del viaggio

L’intranet è un processo in costante evoluzione.

Dopo l’avviamento si entra in una fase di “apprendimento”, basata sul reale utilizzo.

È una buona idea mantenere le relazioni create in fase progettuale, fare dei check-up periodici con i vari responsabili di reparto per discutere della home page e delle nuove opportunità che il nuovo strumento consente di intravedere.

È bene pianificare i cambiamenti e le implementazioni di 6 mesi in 6 mesi, dando priorità ai contenuti che soddisfano sia i bisogni aziendali che quelli delle persone.

In questo modo è possibile concentrarsi su benefici a breve termine tenendo conto dei vincoli che ogni organizzazione ha.