Per uno smart working di qualità: i nostri consigli

Affrontare situazioni di emergenza cercando di mantenere un equilibrio su più fronti non è semplice: entrano in gioco più fattori e tutti con la massima priorità.
Sicurezza e tutela delle persone, velocità di reazione, adattamento e continuità, rappresentano i punti cardine della sfida che ogni azienda sta affrontando in questi giorni, dove scenari in costante mutamento richiedono una certa dose di supervisione e razionalità.

Da una parte e in primo luogo ci sono le persone da tutelare, dall’altra ci sono servizi necessari da mantenere: si può e si deve rallentare nel rispetto della collettività, ma per evitare che il sistema collassi è necessario trovare un equilibrio.

Nell’epoca del Digital Workplace, per rispondere alle disposizioni emanate per il contenimento del Coronavirus, molte aziende hanno rivolto l’attenzione verso forme di lavoro a distanza, come il telelavoro e lo smart working, attuando così misure preventive di anti-assembramento e prevenendo la frequentazione di luoghi affollati.

La tempestività di reazione delle aziende italiane è stata ammirevole: però complici le tempistiche stringenti non sempre gli strumenti scelti e adottati potranno garantire una soluzione ottimale e stabile nel tempo.

Che tipo di strumenti utilizzare?

Nel lavoro a distanza, o più in generale in tutte quelle situazioni in cui i lavoratori sono dislocati in sedi diverse, è fondamentale favorire una comunicazione capillare, essenziale, mirata e immediata.

Il mercato (anche con soluzioni free) abbonda di sistemi di messaggistica istantanea: condividere idee, immagini, file e fare videochiamate con strumenti di questo tipo può essere un buon punto di partenza, ma non sostituisce sistemi di comunicazione più strutturati.

Il lavoratore a distanza non deve sentirsi una pedina fuori dalla scacchiera: la comunicazione da e verso lo smart worker non dev’essere saltuaria e solo “per strette necessità”: all’interno della vita aziendale ci sono flussi comunicativi che acquistano valore se coinvolgono tutte le parti interessate e se viene data la possibilità di contribuire attivamente e attingere, nel corso del tempo, ai contributi già dati.

Ecco quindi che una chat di gruppo che costringe a uno scroll infinito e non organizzato o una mail che allo stesso modo rimbalza tra risposte, risposte alle risposte con inoltri, in copia, e in copia nascosta, non possono avere la pretesa di essere i migliori strumenti di supporto.

Lo smart working efficace è una struttura mentale

Il lavoro a distanza non è una soluzione tampone con l’obiettivo di risolvere il problema del momento, al contrario, è possibile cogliere l’occasione perché diventi un nuovo modo di vedere il lavoro, la possibilità finalmente di mettere in atto soluzioni che non fanno distinzione tra un lavoratore presente in ufficio e un lavoratore a distanza, creando così un ambiente di lavoro digitale strutturato e durevole nel tempo.

Un’intranet studiata su misura per rispondere alle esigenze interne dell’azienda consente di costruire un ambiente amichevole e di supporto dove si comunica, ci si informa e si gestiscono processi autorizzativi. Tutto questo senza vincoli di sede fisica.

L’intranet è una soluzione, ovunque tu sia

Le intranet moderne sono accessibili da qualsiasi browser e nel nostro caso tramite APP con sistema di notifiche push: il modo più comodo per sapere quando intervenire e per essere aggiornati.

In un nostro precedente articolo avevamo già parlato di Smart Working e di quali vantaggi godessero le aziende che lo avevano adottato utilizzando una Intranet.

Se vuoi conoscere più a fondo il nostro strumento o se vuoi valutare una soluzione per consentire ai tuoi collaboratori di lavorare a distanza, contattaci, troveremo il modo di aiutarti!