Perché la mappatura dei processi è importante per lo Smart Working

1. la mappatura dei processi e la loro conoscenza sia condivisa e consolidata
2. che non vi siano dubbi sullo svolgimento degli stessi 
3. che soprattutto non ci siano impedimenti per poterli svolgere da remoto.

I 3 motivi per cui ogni azienda dovrebbe mappare i processi lavorativi

1. Creare punti di contatto e coinvolgimento per gli smart worker: un famoso proverbio, ripreso poi da un celebre brano musicale, dichiara “Lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Se questo può essere vero per alcune situazioni, non è il caso dell’ambiente lavorativo: nonostante uno dei rischi più plausibili per gli smart worker sia il senso di smarrimento e di distacco, l’azienda deve mette in atto ogni strategia per evitare che ciò accada. 
   Mappare processi che identifichino attori e modalità di svolgimento fruibili indipendentemente dalla dislocazione dei dipendenti aiuta a non escludere le persone e a renderle operative ed efficienti.
    
2. Aiuta a migliorarsi e innovare: ripensare e pianificare processi che possano essere svolti sia in presenza che a distanza, può mettere in luce alcune criticità che sino a quel momento passavano inosservate. 
   La presenza fisica delle persone e la possibilità di interagire direttamente tra di esse spesso dà per scontato passaggi che non vengono mai formalizzati sottostando alla logica obsoleta dell’“abbiamo sempre fatto così”.
   Fermarsi a riflettere sulla convenienza e sull’effettiva utilità di determinate consuetudini operative non può che giovare in termini di efficienza e innovazione a tutta l’azienda.
    
3. Rende i processi flessibili e adattabili al cambiamento: avere ben chiari gli obiettivi di un processo, le risorse necessarie per eseguirlo e gli attori da coinvolgere, fa sì che si possano valutare in qualsiasi momento quali siano gli strumenti più adatti per eseguirlo. 
   Tramite la mappatura dei processi è infatti possibile svincolare il processo dallo strumento di esecuzione e renderlo così autonomo rispetto al software o al canale operativo che s’intende utilizzare. Questa indipendenza rappresenta un indubbio vantaggio in caso di situazioni di emergenza o durante repentini cambiamenti, consentendo la valutazione di scelte strategiche a seconda delle necessità e delle possibilità del momento.

Esempi di processi digitali a supporto dello smart working

• Inserimento delle nuove risorse: l’arrivo in azienda di nuovi dipendenti è un processo che coinvolge più figure e per questo motivo prevedere un coordinamento delle varie attività garantisce che l’inserimento dei collaboratori sia il più fluido e agevole possibile.
   
• Help desk informatico: la gestione delle postazioni di lavoro nelle proprie abitazioni può creare qualche disagio, ma sapere di poter fare affidamento su un canale di ticketing che garantisca assistenza in caso di emergenza può essere rassicurante. 
  Ciò inoltre consente all’azienda di monitorare la qualità degli strumenti utilizzati e in caso di ripetute segnalazioni di difficoltà, può aiutare a prendere decisioni come la sostituzione delle piattaforme tecnologiche in uso (a tal proposito abbiamo scritto un articolo, puoi leggerlo qui!)
   
• Prenotazione postazione in ufficio: con l’introduzione dello smart working molte realtà hanno deciso di ottimizzare gli spazi all’interno degli uffici e delle sale riunioni. 
  Nelle aziende dove la maggior parte dei colleghi lavora da remoto, il rientro nelle postazioni fisiche in sede richiede una prenotazione, in modo da garantire distanziamento e sicurezza. 
  La pianificazione e la programmazione dei rientri è un processo fondamentale: stabilire regole, renderle note e formalizzarle tramite un flusso di lavoro digitale evita gestioni manuali da parte degli uffici HR che richiederebbero uno sforzo in termini di tempo e organizzazione non indifferente!
   
• Rimborso spese: essere fisicamente a contatto con i colleghi ci ha abituati nel tempo a utilizzare strumenti di comunicazione talvolta poco strutturati. 
  Allo stesso modo, approfittando della possibilità di passarsi “la carta” di mano in mano, molti processi autorizzativi basati sulla modulistica, sono stati eseguiti in maniera analogica. 
  In modalità smart working, dove l’operatività non può incagliarsi a causa di vincoli spaziali, è necessario superare le barriere spaziali e dematerializzare i flussi di lavoro. Uno dei processi digitalizzati più efficaci è quello del rimborso spese, che consente di abbattere le distanze, risparmiare carta, guadagnare tempo e di presidiare efficacemente le richieste, evitando errori, disordini e polvere negli armadi.