Le persone della tua azienda usano app o strumenti online per il lavoro: i rischi e le possibilità

Sicuramente è successo anche a te: hai bisogno di qualche strumento che ti faciliti il lavoro, e allora provi qualche APP o qualche software sul web. Magari trovi il prodotto gratuito e scopri che fa al caso tuo. E grazie alla connettività diffusa, riesci a usarlo anche quando sei a un corso di formazione o a una riunione fuori ufficio.

In realtà sempre più spesso accade che in un'azienda le persone più intraprendenti usino strumenti per il lavoro senza che siano stati approvati e gestiti dal reparto informatico (reparto IT: Information Technology). Ad esempio Wunderlist (o Trello) per gestire le attività, Evernote per creare appunti o note, Dropbox per condividere file.

Questo fenomeno si chiama "Shadow IT": quando l'utente adotta per il proprio lavoro strumenti all’ombra della governance, ovvero APP e software non rilasciati e gestiti dall’azienda (anzi, spesso l'azienda ne è all'oscuro). 

Anche il database Access (che hai costruito in giorni e giorni di duro lavoro e che ora è indispensabile per produrre il report che ti ha chiesto la direzione) è Shadow IT, come lo è la chiavetta USB usata per portare il lavoro a casa.

Negli ultimi 5 anni, con l'avvento di tablet, smartphone e delle applicazioni cloud, le possibilità di utilizzare strumenti fai da te si sono moltiplicate.

Il lato oscuro dello Shadow IT

Purtroppo lo Shadow IT può esporre l’organizzazione a vari rischi. Il reparto informatico si trova a essere responsabile della sicurezza e protezione di risorse e dati che non conosce.

Questi servizi online rispettano la Compliance aziendale? Potrebbero danneggiare la reputazione aziendale o minarla dal punto di vista della correttezza delle procedure e del rispetto delle normative?

Quasi sicuramente l'utente per l’utilizzo di questi strumenti ha creato un account privato, e in caso di licenziamento le informazioni salvate nel suo account sono fuori dal controllo dell’azienda.

Un articolo di Wikipedia spiega molto bene quali possono essere tutti i rischi derivanti dallo Shadow IT.

… e il lato positivo

Lo Shadow IT è un'importante spunto di innovazione, perché ti aiuta a capire quali sono gli strumenti di cui l'utente ha realmente bisogno (e che con grande spirito di iniziativa si è procurato): possiamo pensare questi utilizzi come prototipi di soluzioni che l'IT dovrebbe approvare e integrare correttamente nell'organizzazione.

Una intranet in cloud e con strumenti moderni può sostituire gli strumenti non ufficiali

Le intranet sviluppate con WorkTogether contengono funzionalità simili a quelle delle App più usate, e sono ottimizzate per tablet e smartphone. A differenza di altri prodotti, le nostre intranet possono essere installate su un server aziendale o su un cloud "privato", controllate e gestite dal reparto IT.

Un’altra soluzione è usare il nostro cloud: dove gli archivi sono e rimangono di proprietà della tua azienda. WorkTogether può essere inoltre integrato con i tuoi sistemi informativi e personalizzato al fine di rispondere alle tue policy aziendali.

Se in azienda ti servono strumenti per gestire note, attività e condividere documenti, WorkTogether diventa la soluzione ufficiale e sicura, utilizzabile su tablet, smartphone, all'interno o all'esterno dell'azienda.

Perché non provarla subito?