Una intranet a prova di futuro: vuoi farne parte?

Se decidi di investire risorse per la realizzazione di una intranet, potresti essere portato a considerare soluzioni una tantum che risolvono i problemi del momento, senza considerare che nel futuro si potrebbero prospettare nuove problematiche o esigenze.

Vero è che risolvere un problema di oggi significa certezza e immediatezza, ma adottare soluzioni senza valutare evoluzioni future è avventato: capita che presi dall’urgenza di tamponare una necessità ci si rivolga verso soluzioni intranet “a scatola chiusa”, magari open source.

Queste soluzioni possono essere performanti e immediate per esigenze standard ma non sono flessibili.

Non esiste una intranet “che va bene per tutti”, così come non esiste una intranet che “come nasce, muore”. Le aziende evolvono, si espandono, si pongono nuovi obiettivi, conquistano territori, acquisiscono clienti diversi e si fondano su persone che nel tempo possono cambiare.

Una intranet vincente deve essere una intranet aperta e in ascolto: non può essere un vestito prodotto in serie, ma piuttosto dev’essere artigianale, come un abito di sartoria: su misura.

Le 5 caratteristiche per una intranet a prova di futuro

1. È basata sulla comprensione delle esigenze degli utenti e degli orientamenti futuri del business: l’ascolto delle persone aiuta a comprendere meglio la situazione aziendale e quindi i requisiti necessari per lo sviluppo della intranet; ciascuno riterrà prioritario risolvere i problemi del proprio settore ed è importante quindi avere più testimonianze da parte dei diversi ruoli aziendali. Confrontarsi con i ruoli dirigenziali aiuta a sondare i progetti futuri e le evoluzioni probabili dell’azienda: lavorare con un team multiforme consente di avere un’immagine più realistica della situazione.
2. Dà priorità agli obiettivi e li sviluppa: occorre formulare una lista condivisa di obiettivi ordinati per priorità. Riflettere su ogni obiettivo, cercando punti di forza e ostacoli, definisce come raggiungerlo e verso quale strumento orientarsi. Essere fedeli nel tempo alla programmazione mantiene vivo l’interesse di chi usa l’intranet ogni giorno e sarà una dimostrazione al management che l’investimento frutterà nel tempo.
3. È uno strumento che cresce con l’azienda: non tutte le soluzioni intranet sul mercato consentono di personalizzare gli sviluppi adattandosi a eventuali nuove esigenze, o se consentono di farlo, richiedono investimenti più pesanti rispetto a quelli iniziali. Una nuova esigenza non può stravolgere quanto già progettato e costruito, magari rendendolo inutile. Per la realizzazione della intranet bisogna affidarsi ad aziende specializzate che 1) ascoltano, 2) che ti assistono e guidano nel tempo e che 3) sono in grado di integrare nuovi sviluppi in modo armonico con quanto già progettato.
4. Va revisionata ogni due anni: prendersi del tempo ogni biennio per riflettere se quanto sviluppato risponde a quanto richiesto, aiuta a identificare i punti deboli e a intervenire per correggere. Durante le revisioni possono emergere nuovi obiettivi e si può misurare, grazie a strumenti analitici, se l’utilizzo attuale della intranet viaggia nella direzione desiderata.
5. Comunica con gli utenti finali: se la intranet è nata sulle esigenze espresse dalle persone, continua a svilupparsi rispondendo a esse. Testare la buona riuscita di un progetto a distanza di tempo è possibile e fattibile: sottoporre un questionario di valutazione della intranet consentirà di avere un feedback reale e aggiornato.

Scegli di affrontare il tuo percorso aziendale a fianco di una intranet a prova di futuro e chiedici una consulenza, noi ti ascoltiamo!