Automazione dei flussi di lavoro

In ogni azienda vi sono ogni giorno diverse tipologie di flussi di lavoro che i dipendenti svolgono: processi che iniziano e finiscono senza che l’attività sia poi passata ad altri colleghi, altri che invece necessitano di passaggi fra figure professionali e processi che devono essere analizzati prima di decidere su quali vie debbano essere instradati.

Nella situazione in cui tutti questi flussi di lavoro vengono eseguiti tramite passaggi manuali è possibile rilevare delle azioni ripetitive, prevedibili che spesso si rivelano non ottimali in termini di qualità e che comportano un investimento di tempo non necessario ai fini del raggiungimento dell’obiettivo del processo.

Cosa significa automazione del flusso di lavoro

L’automazione dei processi permette di abbattere le barriere burocratiche, diminuire gli sprechi di tempo e alleggerire le persone da tutte quelle attività che non attribuiscono valore aggiunto al lavoro.

La digitalizzazione interviene distribuendo i compiti da una postazione all’altra senza che le persone si preoccupino di trasferire manualmente le attività, con il rischio di incorrere in colli di bottiglia, in fermi o in interruzioni del flusso di lavoro.

Tutti possono digitalizzare i propri processi, vediamo come.

Come automatizzare i processi: i nostri consigli

Non è mai troppo tardi per sostituire la manualità delle azioni con la loro digitalizzazione. In ogni azienda ci sono processi che meglio di altri si adattano alla gestione digitale e occorre saperli individuare.

Di seguito alcuni nostri consigli.

1. Individua i processi: ricerca i processi che prevedono azioni ripetitive e per i quali puoi definire facilmente delle regole nei passaggi. Coinvolgi sin dall’inizio i process owner di ciascun processo: saranno preziosi nelle fasi di mappatura e sapranno individuare con facilità le mosse strategiche.
2. Identifica i benefici e gli obiettivi da raggiungere: nel dialogo con gli stakeholder, fai emergere le loro aspettative e quali problemi vogliono risolvere con la digitalizzazione. Queste informazioni saranno decisive nella successiva fase di progettazione del flusso.
3. Progetta il flusso di lavoro con relativi stakeholder: definisci i passaggi e le figure aziendali che devono intervenire; stabilisci quali dati devono essere immessi e quali restituiti, identifica le informazioni obbligatorie e quelle opzionali. Decidi con gli stakeholder anche le modalità di avviso e di notifica attività: alcune figure potrebbero avere necessità e priorità diverse rispetto ad altre.

Individuati e analizzati i processi, puoi renderli operativi con uno software BPM (Business Process Management). Un processo digitalizzato può essere monitorato in maniera razionale in modo da misurarne l’effettiva concretizzazione.

Dopo aver individuato i processi da automatizzare e gli obiettivi a cui puntare, hai dato loro vita grazie ad uno strumento BPM, ma non è finita! Monitorare ed analizzare il rendimento ottenuto dalla trasformazione digitale è fondamentale, ecco come farlo.

Come calcolare il rendimento e il conseguimento degli obiettivi

1. Monitora i processi: un processo viene digitalizzato per ottimizzare le risorse interne aziendali e la conferma che questo avvenga si rileva solo con la misurazione di alcuni indicatori. Saperli individuare e tracciare, fornisce un dato certo e un parametro di valutazione incontestabile. Tra gli indicatori più usati troviamo:
   • Tempo di evasione.
   • Numero di richieste gestite.
   • Riduzione del numero di e-mail.
   • Riduzione delle telefonate.
2. Calcola e fornisci il ROI: gli indicatori scelti possono essere utilizzati, oltre che a tracciare un andamento nel tempo, anche per il calcolo del ritorno d’investimento iniziale che l’azienda ha sostenuto per la realizzazione del progetto di digitalizzazione.

Una delle caratteristiche che accomuna le aziende che intraprendono il percorso di trasformazione digitale è proprio il ritorno dell’investimento in tempi brevi, il che significa che la digitalizzazione porta nell’immediato a un risparmio costante.

Scegliere uno strumento adatto costituisce un ulteriore elemento di vantaggio: vediamo di seguito quali devono essere le caratteristiche di un buon software BPM.

Quali sono le caratteristiche che deve avere un Business Process Management (BPM) adeguato e performante?

La scelta di uno strumento adatto costituisce un ulteriore elemento di vantaggio: vediamo quali devono essere le caratteristiche di un buon software BPM.

• Intuitivo: l’obiettivo della digitalizzazione è quello di semplificare l’approccio nelle procedure, lo strumento in uso deve essere semplice, con un’interfaccia intuitiva e graficamente accattivante per le funzionalità previste.
• Adattabile: lo strumento deve essere flessibile e inserirsi in qualsiasi contesto, senza vincoli e limiti. Deve essere efficace per le esigenze basilari, ma anche essere sufficiente per le necessità evolute.
• Accessibile ovunque: in Cloud e mobile friendly per operare ovunque e in qualsiasi momento.
• Provvisto di funzioni di analisi: poter analizzare i trend nel corso del tempo e analizzare i flussi nel loro insieme consente di rilevare punti di forza e debolezze nel processo e intervenire per correggerli e migliorarli. Le interfacce di tipo Analytics permettono di esportare dati e riorganizzarli a seconda delle necessità e sono strumenti indispensabili per un buon software BPM.

Il nostro software BPM Form Workflow di WorkTogether possiede tutte le caratteristiche che ti abbiamo descritto e ti consente di digitalizzare in autonomia qualsiasi processo interno.

Prova Form Workflow!

Con Form Workflow puoi digitalizzare qualsiasi processo autorizzativo che avviene nella tua azienda.

Con un tool visuale disegni il diagramma in cui si stabiliscono gli step del processo, le azioni (ovvero i passaggi da uno stato ad un altro) e gli esecutori di ogni singolo step (sulla base dell’organigramma).

Ad ogni step associ i dati che devono essere compilati dagli esecutori e che compongono la “pratica elettronica”.

Possiamo offrirti una consulenza mirata grazie ai nostri vent’anni di esperienza di trasformazione digitale presso le aziende: Form Workflow si inserisce in modo perfetto nella nostra intranet WorkTogether, ma può essere introdotto come applicativo autonomo in qualsiasi contesto digitale, con la possibilità di integrarsi in ambienti Microsoft e Google.