Obiettivi di business e di contenuti, KPI e metriche… Ecco un’introduzione alla misurazione dei risultati, l’unico percorso possibile per dimostrare che l’intranet sta portando valore alla tua azienda.
Col termine “analytics”, facciamo riferimento agli strumenti che consentono di rilevare il comportamento di un sistema complesso tramite software, e alla successiva analisi dei dati raccolti, con lo scopo di stabilire quali siano le migliori decisioni strategiche da prendere.
Declinata nel mondo “intranet”, si riferisce a tutte le attività di raccolta dei dati di navigazione e di utilizzo e della elaborazione degli stessi, per capire come e quanto è utilizzata l’intranet, decidere come farla evolvere e relazionare i tuoi stakeholder riguardo l’andamento del sistema.
Analizzando i numeri potrai verificare se l’intranet soddisfa gli obiettivi che ti sei prefissato, o in caso contrario, ti aiuterà ad aggiustare il tiro e a rivedere la tua strategia, cercando nuove strade. Essere degli “analyst” coraggiosi significa anche esser pronti ad ammettere che c’è qualcosa che non va. Come scoprirlo?
Questa “misurazione” è una giungla
Se hai già provato a mettere lo zampino nell’argomento “misurazione”, saprai già che si tratta di una giungla. Fatto sta, che prima o poi, a tutti tocca esplorarla.
L’analisi delle statistiche è un prezioso alleato per comprendere come le persone utilizzano l’intranet aziendale, ma solamente se saprai interpretare i numeri all’interno del contesto appropriato, potrai ricavarne delle informazioni utili per migliorare.
È qui le cose si complicano. Le metriche sono infatti tantissime e tocca a te scegliere quelle più sensate: si va dal tempo medio speso dall’utente a navigare l’intranet, al numero di pagine visitate per utente, alla frequenza di visualizzazione o di contribuzione. Come uscire da questo labirinto? Ecco 3 consigli.
1 – Numeri potenti… se sai quali guardare
Il primo consiglio è quello di tenere sempre presenti gli obiettivi della tua valutazione e usare i dati a essi correlati. Scegli quindi alcuni indicatori facili da comprendere per assicurarti che questi descrivano realmente quello che vuoi misurare.
2 – Distingui i KPI – Key Performance Indicator
L’analisi è ricca di trappole: avere molte visualizzazioni per utente, ad esempio, non significa necessariamente che l’intranet sia apprezzata. Quante volte ti è capitato di perderti durante la navigazione, aprire inutilmente molte pagine senza trovare ciò che ti serviva? Un articolo di Andrew Write (esperto di intranet e di digital workplace) propone una sua soluzione per ovviare a questi limiti.
Per non cadere in queste trappole, il segreto è combinare misurazioni quantitative a quelle qualitative. Questo perché i numeri forniscono informazioni precise, mentre i feedback derivanti per esempio da sondaggi e interviste ci permettono di definire il contesto nel quale inserirli.
- Misurazioni quantitative: sono gli indicatori che forniscono dati sul rendimento del sito, ad esempio, tutte le informazioni sui visitatori da un punto di vista statistico, ovvero come, quando e che cosa cercano i visitatori.
- Misurazioni qualitative: sono invece più legate all’esperienza dei visitatori e sono prevalentemente “testuali”. Sondaggi e interviste, quindi, che consentano al visitatore di esprimersi sulla propria esperienza dell’intranet.
Un giusto equilibrio tra questi due misuratori è la chiave di un’analisi di successo.
3 – Fatti guidare dai trend e… dal tuo senso critico
Presta attenzione alle tendenze (le variazioni nel tempo) e non ai numeri assoluti. In questo modo puoi capire se un comportamento migliora, peggiora o è stabile.
Ti sei impegnato. Hai cercato di impostare e sviluppare la tua intranet in modo da soddisfare ogni necessità. A questo punto ti rimane solo da misurare il suo valore. Nel precedente articolo, ti abbiamo spiegato che cos’è l’”Intranet Analytics”: il processo di raccolta di dati quantitativi (statistiche di utilizzo) e qualitativi (indagini sugli utenti), e la loro successiva analisi, utile a verificare come e quanto l’intranet soddisfi gli obiettivi prefissati.
Ma qual è la risposta alla domanda: “la mia intranet aziendale funziona?”. Vediamo ora una lista di indicatori statistici:
7 indicatori per un’intranet di successo
Ecco gli indicatori che ti consigliamo di seguire per valutare e ottimizzare la tua esperienza intranet:
1 – Numero di attività completate
La tua intranet dovrebbe aiutare le persone a svolgere il loro lavoro quotidiano. Monitorare l’inizio delle attività e il loro completamento potrebbe aiutarti a scovare un processo non funzionale, che richiede una semplificazione o una modifica. Le attività possono essere, per esempio, la presa in carico e l’evasione di un task, di workflow approvativi, piuttosto che la lettura di documenti riservati.
2 – Contributori attivi
Tieni traccia di quante persone diverse hanno contribuito all’intranet in un determinato lasso di tempo. Se la tua governance è molto centralizzata (pochi contributori di contenuti approvati) non stai sfruttando al meglio le potenzialità della tua intranet, ma anzi la stai impiegando come uno strumento di trasmissione di informazioni vecchio stile. E allora? Non adagiarti sugli allori, potenzialmente potresti aver tra le mani una moderna governance e una social intranet, è ora di sfruttarla appieno.
3 – Profili utenti
Verifica quanti profili sono completati almeno del 75%, poca cura nella realizzazione del proprio profilo (foto e informazioni base) è indice, solitamente, di un generale distacco verso l’utilizzo dell’intranet, ergo: uno scarso coinvolgimento da parte dell’utente.
4 – Interazioni social
Monitora quante persone interagiscono con i contenuti. Un numero alto di condivisioni, like e commenti indica che i tuoi collaboratori vedono l’intranet come una piattaforma di facile utilizzo e la preferiscono alle vecchie e-mail. L’interazione costante e costruttiva degli utenti valorizza ancor più la rete intranet, potrai non solo condividere in tempo reale le tue notizie, ma avrai anche modo di interagire e, ciliegina sulla torta, fare della sana brand awareness.
5- Visualizzazioni per pagina
Presta molta attenzione alle pagine che non vengono mai visualizzate. Sono un chiaro campanello d’allarme che qualcosa non funziona: le cause potrebbero essere la presenza di contenuti obsoleti o inutili, oppure più semplicemente la difficoltà nel rintracciarli.
6 – Registri di ricerca
Un report semestrale delle parole chiave più ricercate nella tua intranet ti permetterà di capire di cosa gli utenti hanno bisogno o cosa invece fanno fatica a trovare.
7 – Obiettivi
è importante che la tua intranet sia funzionale agli obiettivi della tua azienda. Stabilisci per gli utenti chiare mete da raggiungere e monitora le statistiche in modo da ottimizzare i percorsi di navigazione, i workflow, le istruzioni e l’esperienza complessiva.
Prova a esaminare queste informazioni distinguendole per settori, territori e ruoli, avrai così dei dettagli di utilizzo per aree o tipo di utenza. Potresti scoprire, per esempio, che l’intranet funziona per determinati utenti e non per altri. Magnifico, non trovi?
Non dimenticarti, infine, di riesaminare periodicamente i KPI. Una volta raccolti i dati, sei pronto a documentare il tutto in un report completo da confrontare, volta per volta, con quelli precedenti. Ultima tappa del viaggio: presenta il documento a tutti gli stakeholder del progetto, darai loro un buon ritmo di lavoro, oltre che un utile quadro generale della situazione.
Speriamo che alla fine di questo lungo viaggio, la giungla dell’Intranet analytics ti appaia meno impervia!
