Dall’intranet alla Social Intranet: un percorso in 10 tappe

Essere social è da un po’ il must del momento e la tendenza non riguarda solo la sfera delle persone e il tempo libero: sempre più aziende decidono di aprire pagine sui social network, sostituendo in alcuni casi i loro siti web. Il risultato è un crescendo di interazioni, di like e commenti che forniscono alle aziende dei riscontri immediati sulle loro campagne di marketing e sulle loro iniziative. Se il modo di comunicare ai propri clienti (e non) evolve in questa direzione, perché non farlo anche all’interno della propria azienda?

In un nostro precedente articolo vi avevamo raccontato che cos’è una intranet social, sottolineando che non esistono strumenti o tecnologie che la rendono tale: si tratta di una filosofia che sta alla base dello sviluppo e della gestione della intranet.

Social intranet: people first

Nelle Social Intranet le persone diventano protagoniste e interagiscono con i contenuti: valutandoli, commentandoli, approfondendoli e facendo domande. Le informazioni non sono più statiche, ma rappresentano spunti di riflessione e crescita che stimolano ad aggregarsi per far nascere nuove idee.

Muoversi all’interno di una intranet social diventa così un comportamento naturale perché chi la utilizza si sente una “persona” e non un “utente”. E quando all’interno del digital workplace il coinvolgimento aumenta, si crea un clima di collaborazione che va ben oltre la mera “socialità”, tema che spesso genera timori in alcuni top manager.

Il coinvolgimento è produttività

Maggior coinvolgimento: ci sono motivi per temerlo? La società americana Gallup ha condotto uno studio su un campione di aziende ed è stato dimostrato che nelle imprese dove il personale si sentiva fortemente coinvolto, la produttività è aumentata del 150%: dati confortanti, che spingono a promuovere il coinvolgimento delle persone nel e per l’azienda.

Come puoi ottenere un’Intranet social?

Un percorso in 10 tappe, ecco gli accorgimenti che ti saranno utili per creare o trasformare la tua intranet in una social intranet:

1. Costruisci un’interfaccia gradevole: se vuoi che i tuoi collaboratori trascorrano buona parte del loro tempo lavorando in intranet, l’ambiente deve essere gradevole e di semplice utilizzo. Nessuno passerebbe volentieri del tempo in una stanza stretta, disordinata e angusta. Nessuno sentirebbe “proprio” un ambiente poco piacevole.
    
2. Crea contenuti: se vuoi che i tuoi colleghi accedano frequentemente alla intranet, fai in modo che ogni giorno ci siano nuovi contenuti, altrimenti nessuno sarà motivato a rileggere le stesse cose, magari superate.
    
3. Scopri cosa vorrebbero sapere i tuoi collaboratori: contenuti aggiornati e interessanti, indaga gli interessi dei tuoi collaboratori aiutandoti con strumenti di ricerca come i questionari online: se vuoi sapere come fare leggi il nostro articolo.
    
4. Metti al comando le persone: una delle cause più frequenti dell’insuccesso delle intranet è la mancanza di tempo per introdurre gli aggiornamenti, spesso succede perché la creazione dei contenuti è affidata a una singola figura che gestisce le attività nei ritagli di tempo. Distribuire invece l’onere e il piacere degli aggiornamenti su più persone, magari competenti nei singoli ambiti, rende costanti gli aggiornamenti e aumenta il coinvolgimento.
    
5. Costruisci una rete di relazioni sociali: lavorare con persone di cui si conosce poco o nulla, crea un contesto sterile o poco collaborativo. Al contrario, dare la possibilità ai colleghi di interagire condividendo foto, compleanni, reciproci ringraziamenti, crea un clima disteso dove le persone sono incoraggiate a collaborare e dove la fatica viene alleggerita dal “fare bene” per il raggiungimento di obiettivi comuni.
    
6. Fai interagire le persone con i contenuti: fai in modo che le persone possano commentare e mettere like su notizie e documenti, i contenuti si arricchiscono e nascono nuove idee.
    
7. Pubblica le informazioni importanti solo in Intranet: evita la ridondanza delle informazioni e i “doppioni”, per evitare che l’accesso alle informazioni si disperda su più canali pubblica le informazioni che servono solo in intranet, tutti saranno incoraggiati ad accedere più spesso e a usufruirne.
    
8. Crea la sezione delle novità: per rafforzare l’interesse verso i contenuti, prevedi una sezione delle “ultime notizie” che raccoglie ciò che è stato pubblicato nelle ultime 24 ore. Un ambiente dinamico è molto più coinvolgente di uno statico.
    
9. Attiva le notifiche: quando ci sono nuovi contenuti pubblicati nella intranet avvisa le persone interessate con una notifica, i tuoi colleghi saranno informati delle novità!
    
10. Ringrazia e dai la possibilità di ringraziare: ne abbiamo già parlato qui, e lo sottolineiamo, ricevere un ringraziamento fa piacere a chiunque e aumenta la disponibilità delle persone a continuare a fare bene. Non solo, le persone che ricevono un ringraziamento sono elette in modo spontaneo come esempi da seguire, creando così un flusso di atteggiamenti positivi che portano l’azienda a raggiungere grandi risultati!

Se hai bisogno di una mano, noi possiamo aiutarti in questa trasformazione, contattaci!