Perché adottare una Extranet

Il progetto di realizzare una Intranet nella tua azienda è riuscito e come speravi si sono manifestati i primi risultati positivi all’interno della tua organizzazione: giorno dopo giorno, arricchendosi di contenuti, ha preso il via un ambiente digitale di cui ciascuno dei tuoi collaboratori non può più fare a meno.

Spesso i miglioramenti, infatti, risultano ancora più evidenti quando si vivono all’interno dei processi organizzativi quotidiani.

L’abitudine alla comodità e alla semplificazione offerte dall’intranet spingono molte aziende a compiere un ulteriore passo avanti, quello di creare anche per i propri fornitori (o clienti) un ambiente simile a quello in uso nella propria società.

L’Extranet e i suoi vantaggi

Le extranet, come abbiamo spiegato in un precedente articolo, offrono numerosi vantaggi pratici sia per i clienti/fornitori sia per l’azienda stessa.

Quali?

Primo fra tutti mettono a disposizione materiale e informazioni che interessano direttamente l’interlocutore, evitandogli così la ricezione di e-mail e perdite di tempo nella ricerca di documentazione in aree del sito comuni a tutti i clienti/fornitori.

Oltre a questi vantaggi pratici l’immagine della tua azienda ne trarrà grossi benefici: creare una sezione personalizzata per ciascun tuo cliente o fornitore, aggiornata, pulita e sicura, rappresenta un fattore di attenzione e di cura nei suoi confronti e differenzia la tua azienda da altri competitor.

Dal momento che ogni accesso avviene tramite un login, puoi prevedere una sezione relativa ai dati anagrafici degli utenti, in modo che possano essere autonomi nell’aggiornamento: questo consente alla tua azienda di avere un’anagrafica cliente e fornitore aggiornata in modo costante, anche a tuo vantaggio.

Gli obiettivi di una Extranet

Quando la tua azienda ha adottato la intranet, è stato probabilmente costituito un team che ha sondato le esigenze più sentite all’interno della tua società: grazie a questionari o interviste al team sono stati stilati elenchi di obiettivi e sono state stabilite le priorità. Proprio come è successo allora, anche per la realizzazione di una Extranet è importante dare risalto a quello di cui i tuoi clienti o fornitori hanno bisogno.

Instaura un rapporto di fiducia, ascoltali, e poi rielabora le informazioni che hai ottenuto: ci saranno esigenze ricorrenti e punti critici nei flussi informativi attuali. La tua nuova extranet avrà l’ambizione di migliorare la comunicazione e l’efficienza nei loro confronti.

Le caratteristiche comuni tra Intranet ed Extranet

Come per la Intranet, anche per le Extranet non esistono modelli predefiniti che possano essere applicati a qualsiasi organizzazione: ogni azienda ha un’identità propria e obiettivi unici.

Nonostante questo, ci sono peculiarità che accomunano le realizzazioni Extranet, eccone alcune.

• Accesso tramite autenticazione: l’utilizzo della Extranet presuppone che ci si scambi informazioni molto delicate e dati sensibili. Rendere sicuri gli accessi è fondamentale.
• Sezione dedicata all’interscambio di documentazione: se è vero che l’azienda può mettere a disposizione la documentazione, è auspicabile che si possa fare anche il contrario. Dare la possibilità a clienti e fornitori di inserire documenti, predisporre procedure guidate e sistemi di caricamento user friendly e attivare canali di help desk automatizzati (leggi questo articolo per conoscere come) offre molti vantaggi e benefici.
• Semplificare e gestire i processi: oltre a sistemi di help desk automatizzati, con la Extranet è possibile creare dei processi che semplificano l'approccio con clienti e fornitori, che potranno in autonomia inserire e monitorare le richieste nei confronti della tua azienda. Procedure semplificate che evitano perdite di tempo, fogli di carta e telefonate.
• Un sistema di notifiche personalizzabile dagli utenti che li avvisi in caso di nuovi documenti caricati. A differenza della intranet, dove le notifiche nella toolbar possono sostituire totalmente quelle inviate tramite e-mail, nel caso della Extranet gli utenti trascorreranno una minima parte del loro tempo quotidiano collegati al sito: è necessario quindi pianificare l’invio di e-mail di alert personalizzabile dai destinatari.

Vedrai, i clienti e fornitori apprezzeranno l’efficienza e la tempestività con cui metti loro a disposizione le informazioni, semplificando le operazioni e facendogli risparmiare tempo prezioso!

Se stai pensando di realizzare una Extranet, scrivici o contattaci, nei nostri oltre 15 anni di esperienza abbiamo maturato soluzioni efficienti per tutti i settori.

Ti aspettiamo!