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6 consigli per gestire al meglio i tuoi documenti in un’intranet

07/04/2021 Massimiliano Omodei
6 consigli per gestire al meglio i tuoi documenti in un’intranet

Lo sapevi che secondo i dati forniti da IBM si stima che il 90% dei dati disponibili nel mondo digitale siano stati prodotti negli ultimi due anni? Ebbene sì.

Ogni giorno vengono creati 2,5 quintilioni di byte sul web, una quantità ingente di dati a disposizione dell’umanità connessa.

Ma come sappiamo non basta essere in possesso dell’informazione, ben più importante è saperla governare: la tempesta mediatica è uno degli esempi più calzanti e rappresentativi della comunicazione del terzo millennio, dove non è più l’individuo a passare ore tra gli scaffali delle biblioteche cercando i titoli, ma sono i titoli a entrare nella vita dell’individuo.

Governare le informazioni in un’epoca di surplus di contenuti

Anche in un’azienda può succedere: comunicazioni, circolari, normative, notizie, messaggi che arrivano a decine, su canali diversi e a tutti i livelli.

Le complessità procedurali e di processo, lo storico delle esperienze maturate e il know-how acquisito nel tempo, rappresentano un patrimonio inestimabile per le risorse umane. Questo patrimonio per essere fruito in modo adeguato deve essere reso disponibile con le giuste modalità.

Nelle biblioteche siamo abituati a esplorare i contenuti per genere, per epoca storica, per fascia d’età: spesso però la classificazione può non essere sufficiente per arrivare all’informazione e quando succede entra in gioco il ruolo dell’esperto in materia, il bibliotecario, ovvero colui che dovrebbe avere una conoscenza più approfondita del contenuto per poter proporre il titolo giusto all’esploratore giusto.

Nel digitale non esiste un bibliotecario, ma non si può tralasciare quel valore aggiunto che solo l’essere umano riesce a incrementare: l’esperienza dell’utente.

Vi sveliamo perciò quali sono i 6 punti vincenti per una gestione dei documenti perfetta all’interno di un ambiente digitale come può essere una intranet.

I 6 cardini della gestione documenti in intranet

Partiamo da una premessa: il ruolo del simil-bibliotecario esiste anche in una intranet, ma ha un compito ancora più delicato e complesso.

Il bibliotecario della intranet è colui che ha partecipato alla costruzione dell’ambiente digitale partendo dai bisogni concreti degli utenti e che ha contribuito a prevedere, sulla base della sua esperienza, quali saranno le classificazioni utili per indirizzare in modo corretto e preciso gli utenti ai contenuti interessati.

Ogni intranet, infatti, ha peculiarità e caratteristiche proprie non assimilabili ad altre: ogni architettura informativa si sviluppa come un abito sartoriale cucito su misura e ritoccato in base alle preferenze di chi lo indosserà.

Ecco quali sono i 6 cardini della gestione delle informazioni che consentono agli utenti di raggiungere in autonomia e facilmente l’informazione che cercano.

  1. Classificazione: indipendentemente dalla posizione del documento all’interno della intranet, ci sono parole chiave (metadati), i TAG, che fungono da etichetta e hanno la caratteristica di definire con esattezza le tematiche trattate all’interno del documento. I TAG sono parole singole che possono essere associate a più documenti e, a sua volta, un documento può avere più TAG.
    Talvolta i TAG possono essere inefficaci se introdotti senza ordine: classificare un contenuto per poterlo circoscrivere tramite attributi esclusivi è compito dei filtri a faccette che rendono possibili ricerche mirate grazie a strumenti di ricerca guidati.
    Il ruolo del “bibliotecario” è quello di definire un archivio di TAG e faccette con i termini e le caratterizzazioni più adatti all’ambiente di lavoro in uso, in modo da poter coprire la varietà di casistiche. A tal proposito, in questo articolo trovi dei consigli mirati sull’utilizzo di TAG e faccette.
     
  2. Ricerca: la ricerca dei documenti è il banco del bibliotecario, il luogo in cui chiedere i titoli che corrispondono ai criteri che desideri. L’utilizzo dei TAG può trovare applicazione solo se esiste un valido motore di ricerca nella intranet. Oltre ai TAG si prevedono criteri di ricerca che consentano il filtraggio per data, per tipologia di documento o per categoria. Il nostro motore di ricerca noi lo abbiamo pensato proprio così: in questo articolo ve lo presentiamo.
     
  3. Referente: una volta che il contenuto è stato trovato, può essere necessario per il lettore approfondire la tematica o esporre i suoi dubbi all’attenzione dell’autore del documento. Predisporre quindi uno spazio in cui evidenziare i riferimenti delle persone che possono dare un supporto in relazione a quella informazione diventa fondamentale per instaurare un dialogo costruttivo. Se poi si vuole poi rendere pubblico il flusso di scambio delle informazioni si prevede uno spazio dedicato accessibile insieme al documento: come un approfondimento o appendice in continuo aggiornamento che potrà essere utile anche ad altri.
     
  4. Profilazione: non tutti i documenti sono utili a tutti. Così come alcuni contenuti non possono essere visionati da tutti per questioni di riservatezza. Ignorare la profilazione, ovvero consentire agli utenti di accedere a qualsiasi tipo di contenuto, non sempre è sinonimo di maggiore informazione, ma può portare a una ridondanza di informazioni che per l’utente diventa difficile gestire. Indirizzare gli utenti agli scaffali giusti, profilare gli utenti, favorirà l’accesso alle informazioni più adeguate alle loro esigenze.
     
  5. Notifiche di lettura: le esigenze in ambito di gestione dei documenti non riguardano solo i lettori ma anche gli editori dei documenti o i referenti degli stessi che devono avere strumenti che garantiscano la consegna tempestiva dei contenuti che creano. Per una distribuzione ben profilata è consigliabile attivare dei sistemi di notifica che avvisano gli utenti della pubblicazione di contenuti a loro dedicati. Per i contenuti importanti è opportuno anche attivare dei sistemi di presa visione che consentono il monitoraggio della consegna dei documenti.
     
  6. Feedback: il valore aggiunto dei contenuti spesso cresce con le percezioni e i riscontri degli utenti. Il confronto che scaturisce da un dibattito può arricchire il documento condiviso aggiungendo punti di vista diversi. Dare la possibilità di interagire con i contenuti significa quindi ampliare in modo costante la gamma delle proprie conoscenze.

La cura, la distribuzione e l’archiviazione dei documenti sono sempre stati gli obiettivi primari di WorkTogether sin dalla sua nascita e con il tempo la gestione dei documenti si è evoluta e arricchita di moltissime funzionalità.

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