I vantaggi di una gestione documenti in intranet

Con una intranet per la gestione documentale, tutti i file sono in un unico punto. Questo riduce la duplicazione e facilita la ricerca dei documenti aziendali grazie a funzioni avanzate come ricerca full-text, categorie, tag e metadati. In WorkTogether puoi avere anche le diverse versioni dei documenti, così da capire se un file è stato o meno aggiornato, quando e da chi.

WorkTogether ti permette inoltre di integrare anche le librerie Sharepoint o le cartelle OneDrive di Microsoft: in questo modo avrai tutto in un unico punto.

2. Accesso ai documenti aziendali da qualsiasi dispositivo

Ti è mai capitato di voler o dover consultare un documento da tablet o smartphone? Nel mondo del lavoro moderno, la mobilità è essenziale.

Una intranet ottimizzata per dispositivi mobili consente di accedere ai documenti aziendali ovunque, da PC, tablet o smartphone. Questo significa che il personale può lavorare in modo più flessibile: aver accesso ai documenti anche fuori dall’ufficio o da diversi device aumenta produttività ed efficienza.

3. Organizzazione intelligente del know-how aziendale

A differenza delle cartelle di rete tradizionali, una intranet documentale offre funzionalità avanzate per organizzare i file. È un dato di fatto: una struttura strettamente gerarchica di cartelle e sottocartelle sembra una buona scelta all'inizio, ma con un eccessivo accumulo di file non sai più dove trovare il documento che ti interessa. Invece con l’uso di tag, categorie, utenti referenti e metadati, i documenti diventano più facili da trovare e da gestire nel tempo.

Questo evita che l’archivio aziendale diventi caotico e ingestibile.

La sicurezza delle informazioni aziendali è una priorità.

In una gestione documenti intranet risulta più semplice attribuire i permessi di accesso o di gestione, perché sei libero di creare gruppi omogenei di utenti e attribuire le abilitazioni ai gruppi, non dovendoti per forza affidare al tuo sistemista.

Con una intranet è possibile:

✔ Definire permessi di accesso granulari (per utenti o gruppi)
✔ Proteggere i documenti con autenticazione e protocolli di sicurezza
✔ Monitorare chi accede ai file e quando
✔ Garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati

WorkTogether permette di avere un controllo totale sulla visibilità e gli accessi ai documenti, permettendo di distribuire le informazioni nel modo migliore per la tua azienda.

In WorkTogether, ad esempio, le notifiche sono visibili direttamente nelle pagine intranet, un po' come avviene nelle bacheche dei social network, e posso essere profilate per singolo utente, per ruolo o gruppo. Senza una gestione documenti intranet, è difficile avvisare tutti gli utenti che un documento è disponibile.

Un altro vantaggio chiave è la distribuzione automatica dei documenti. Una buona intranet può notificare automaticamente gli utenti ogni volta che un nuovo documento viene pubblicato o aggiornato, evitando lunghe comunicazioni via e-mail e migliorando la condivisione delle informazioni.

Con un document management nell’intranet puoi:

✔ Registra chi ha aperto un documento e quando
✔ Visualizza statistiche di utilizzo
✔ Identifica i contenuti più rilevanti
✔ Permetti agli utenti di commentare e suggerire miglioramenti

Questo è solo un assaggio di come una gestione documentale intranet può aiutare la tua azienda a lavorare meglio e in modo più efficiente.

Oltre ai vantaggi descritti, altre funzionalità come i workflow di approvazione, le conversazioni pubbliche o private con i referenti e una potente ricerca avanzata, possono rendere la gestione dei file ancora più efficace.