Comunicazione interna e intranet multicanale

In questo ultimo anno di lavoro alternato tra la presenza in ufficio e lo smart working le aziende hanno adottato diversi canali di comunicazione per raggiungere e dialogare con i propri collaboratori. Questo modo di lavorare sta facendo evolvere il concetto di intranet come porta di accesso principale al digital workplace.

Se fino a poco tempo fa l’esigenza era semplificare, ovvero ottenere un unico ambiente digitale quale raccoglitore informativo e funzionale, ora assistiamo a un cambiamento di prospettiva: non più le funzionalità e gli applicativi richiamati dall’intranet, ma l’intranet che entra negli applicativi e porta l’informazione al destinatario nel modo a lui più naturale possibile.

Obiettivi di una intranet, un approccio multicanale

Questo tipo di approccio è la spinta che sta alla base di una nuova tipologia di intranet chiamata “intranet multicanale”: adatta a tutte quelle situazioni in cui le persone lavorano in mobilità.

L’intranet multicanale ha come obiettivi:

• rendere più veloce l’accesso all’informazione e agli strumenti;
• incentivare l’utilizzo di nuovi strumenti di collaborazione più performanti.

Come configurare una intranet multicanale

L’aspetto fondamentale da comprendere è che la forma multicanale di cui parliamo non è relativa alla gestione dei contenuti: la piattaforma con cui si coordinano che stabilisce le regole di distribuzione e le modalità delle notifiche può essere sempre una sola.

Quello che conta è che sia l’output multicanale, ovvero che l’informazione venga recapitata ai destinatari nella forma più consona e adatta a loro.

La piattaforma che genera i contenuti supporterà il lavoro dei redattori che non dovranno editare i contenuti più volte a seconda del canale di output prescelto: sarà il sistema ad adattare il contenuto a seconda del canale di uscita.

Pensiamo ad esempio a un’azienda di logistica dove le persone operano con diverse modalità:

• impiegati e management: in ufficio o in smart working tramite PC;
• commerciali: in mobilità presso clienti con smartphone e tablet;
• magazzinieri: in loco tramite PC condivisi, totem touch screen, o sistemi di digital signage.

Nel caso appena citato, le occasioni e il timing di consultazione di una intranet sono molto diversi tra loro e il rischio che informazioni rilevanti e prioritarie vengano recepite in ritardo è molto concreto: l’intranet multicanale deve quindi canalizzare e portare il contenuto sullo strumento che ciascuna figura utilizza in modo sistematico.

Ad esempio, nel caso dell’azienda logistica, possiamo avere i seguenti canali elencati di seguito.

• Il browser tradizionale per chi accede tramite PC.
• Microsoft Teams: chi usa questa piattaforma di chat e videoconferenza come strumento principale potrebbe trovare comodo che l’intranet sia integrata nell’interfaccia di Teams.
• APP: la novità potrebbe “arrivare” con notifiche push sui dispositivi mobili dei commerciali che sono presso i clienti.
• E-mail o SMS, per chiunque fosse in mobilità ma avesse necessità dell’APP.
• TV aziendali, totem o postazioni di digital signage, posizionati in ambienti condivisi, come i magazzini.

L’intranet multicanale interagisce con i suoi fruitori

Uno dei rischi più concreti per le intranet multicanale è che le persone abbiano la sensazione di non poter interagire con il contenuto e che si tratti quindi di un sistema monodirezionale: la qualità della piattaforma di gestione dei contenuti sarà tanto più elevata quanto gli utenti potranno facilmente interagire e visualizzare i contributi degli altri colleghi al di là del canale di ricezione.

Progettare una intranet multicanale richiede un know-how professionale e una capacità di integrazione tecnologica all’avanguardia, oltre che a un’abilità di analisi delle esigenze delle persone e degli obiettivi aziendali.

Con WorkTogether ti diamo la possibilità di appoggiarti a una piattaforma stabile di gestione contenuti che ti guiderà nella creazione dei vari profili e che indirizzerà le informazioni nei canali di riferimento: per fare questo abbiamo predisposto la nostra piattaforma affinché potesse integrarsi con gli applicativi più utilizzati dalle aziende, riservandoci la possibilità di nuovi sviluppi.

Chiedici una consulenza, abbiamo soluzioni su misura, certamente ne abbiamo una anche per te!