Le 9 componenti chiave per una governance intranet di successo

In uno degli ultimi post avevamo parlato di modelli di governance, rimandando ad un altro articolo i 9 must per ottenere un’intranet di successo. Ecco quindi i 9 punti cardine della governance che ti permetteranno di ottenere una intranet snella, semplice e sempre più efficiente.

I magnifici 9 per una governance intranet d’eccellenza

1. Strategia. Per giocare al meglio una partita, è sempre necessaria una strategia. Per la governance intranet vale lo stesso discorso, occorre una strategia di gioco. Può essere un semplice documento di una sola pagina, in cui spieghi le potenzialità e le finalità della tua intranet. Se ti va, includi magari anche i motivi per cui hai deciso di adottare una intranet e i problemi riscontrati in precedenza.
    
2. Proprietà. A chi lasciare l'ultima voce in capitolo sull’intranet? Decidi subito la persona a cui affidare lo scettro della governance. Definire le relazioni e sapere chi ha l’autorità di prendere decisioni, è infatti essenziale per l'esecuzione di una intranet, ti aiuterà ad evitare il caos più totale e a gestire i disaccordi.  
    
3. Ruoli e responsabilità. Strettamente collegato al punto sopra. In una intranet ci sono davvero tantissimi compiti, ad esempio l'impostazione della strategia, la gestione tecnica, la produzione di contenuti, la decisione sulla disposizione dei contenuti stessi. Il responsabile della governance intranet quindi non basta e al suo fianco devono ruotare tanti altri responsabili, il cui ruolo deve essere chiaramente definito e comunicato.
    
4. Politiche e linee guida. Porta a termine i buoni propositi per la tua governance intranet e non lasciare che restino solo un appunto. Un insieme chiaro di semplici regole e linee guida sosterrà le buone pratiche, eviterà confusione e assicurerà coerenza nell'approccio. Comunicare ciò che si può e non si può fare sulla intranet è fondamentale perché i tuoi collaboratori siano sempre sul pezzo.
    
5. Ascolto. Il modello di governance deve essere supportato con misure qualitative e quantitative, come feedback di utilizzo e statistiche sul motore di ricerca. Questi indicano le aree che richiedono attenzione immediata e aiutano a predisporre le iniziative future. Ricorda che soddisfare le esigenze dei tuoi collaboratori è una funzione fondamentale dell'intranet aziendale.
    
6. Supporto. Le cose vanno male? Non devi affrontare i problemi da solo. Predisponi processi di supporto per le attività di lavoro sulla intranet. Insieme a ruoli e responsabilità definiti, i processi che indicano cosa fare quando sorgono problemi aiutano a garantire il buon funzionamento della intranet e, allo stesso tempo, del tuo sistema nervoso.
    
7. Formazione. Ti consigliamo di mettere in pole position anche la formazione e la crescita professionale. Quando si sviluppa una intranet bisogna prendere in considerazione gli elementi di governance di cui gli utenti, ma soprattutto gli autori di contenuti, devono essere a conoscenza per essere sempre al top.
    
8. Divertimento. Non solo tecnica e strategia, l’intranet deve essere anche divertimento. Supportare e migliorare il funzionamento aziendale sì, ma facendo gruppo e lavorando in allegria. Le migliori intranet sono infatti quelle che consentono agli utenti di socializzare anche su argomenti non lavorativi, aumentando il coinvolgimento dei tuoi collaboratori e di conseguenza la produttività.
    
9. Riunioni. La creazione di una struttura e l'assegnazione di compiti e ruoli è solo l’inizio e tenere riunioni a cadenza regolare può aiutare a tenere monitorati sviluppi e risultati.

L’importante è però che il team di governance rimanga unito e concentrato sugli obiettivi, perché in una intranet sono le persone il valore aggiunto su cui puntare.

Mantenere chiari gli obiettivi, sui processi, sui ruoli e sulla responsabilità. Come tutte le buone regole, la loro messa in pratica e la costanza ti aiuteranno ad avere una governance semplice e snella, capace di sfuggire alle complicazioni e facilitare il lavoro delle persone.

L'immagine sopra è tratta dal film "I dieci comandamenti" diretto da Cecil B. DeMille, ed è di proprietà dell'autore.