Scopri come si affronta un progetto di sviluppo di un'intranet

Devi rinnovare una parte dell’intranet? Devi costruirne una da zero?

In entrambi i casi lo sviluppo dovrebbe seguire le indicazioni della “Progettazione centrata sull’utente” (dall’inglese User Centered Design, UCD).

È una filosofia di progettazione che dà attenzione ai bisogni, ai desideri e al contesto in cui opera l'utente, per massimizzare l'usabilità del prodotto.

Perché? Una intranet ha successo e diventa uno strumento indispensabile nella misura in cui risolve e semplifica l’operatività di chi la usa.

Qualsiasi fornitore specializzato in intranet dovrebbe prospettarti un percorso di questo tipo: non basta proporre un software pronto all’uso!

A noi di WorkTogether piace rappresentare il percorso di sviluppo di un’intranet con la figura che vedi qui sopra.

Ti spieghiamo brevemente le fasi rappresentate.

Analisi preliminare e pianificazione

In questa fase ci proponiamo di:

• definire il team di lavoro

• individuare gli obiettivi da raggiungere

• fare “ricerca sull’utente”

• effettuare l’inventario dei contenuti e delle applicazioni esistenti secondo priorità: questo consente di creare la struttura di navigazione

• valutare l’opportunità di integrare altri sistemi esistenti con la nuova intranet.

Ricerca utente

Spesso i promotori dell’intranet non conoscono ciò che per gli utenti è indispensabile o importante.

Per questo, definiti gli obiettivi, è indispensabile la ricerca centrata sull’utente, un’indagine che si concentra sulla comprensione dei comportamenti, delle esigenze e delle motivazioni degli utenti, attraverso:

• tecniche di osservazione

• analisi delle attività svolte

• altre metodologie di feedback.

In futuro avremo modo di approfondire questo argomento.

Prototipazione

In questa fase realizziamo dei prototipi che simulano gli scenari principali dell’intranet sulla base delle informazioni ottenute dalla fase di analisi.

ll prototipo può essere semplice (ad esempio bozzetti su carta) o complesso (veri e propri siti in linguaggio html). Ciò che accomuna il prototipo più semplice a quello più sofisticato è il test di usabilità.

Test di usabilità

Il prototipo deve essere “testato” con alcuni utenti per capire se le scelte che abbiamo adottato sono corrette. Questa fase di test ci consente di apportare miglioramenti al design e alla esperienza dell’utente, basate sulla sua percezione in qualità di fruitore effettivo del sistema.

Realizzazione

Questo è il momento in cui entra in gioco la tecnologia.

Si sviluppa il software partendo da zero o da componenti esistenti (framework), o si configura e personalizza una piattaforma modulare già pronta.

È anche il momento di importare i dati, di creare l’albero di navigazione del sito e di creare i collegamenti con gli altri sistemi. Anche in questa fase è importante il contributo degli utenti, che potranno testare il sistema mentre viene realizzato.

Lancio

Come per ogni nuova iniziativa, la promozione è fondamentale.

L’utente deve essere motivato a utilizzare il nuovo strumento, perché spesso i cambiamenti in ambito lavorativo sono vissuti in modo negativo o con indifferenza.

Possono essere creati eventi di presentazione o formativi che sono molto utili a questo scopo, ma esistono anche altri modi per promuovere l’intranet:

• la diffusione di video (tutorial e video emozionali) e la distribuzione di gadgettistica (chiavette, tappetini mouse, collari porta badge)

• l’utilizzo di eventuali “ambasciatori locali” o “champions”, alcuni utenti coinvolti nel progetto che possono sponsorizzare l’intranet con i colleghi o essere un punto di riferimento per i dubbi o le problematiche che possono emergere

• guerrilla (forme di comunicazione non convenzionali).

Gestione, apprendimento ed evoluzione

Avviata una nuova intranet, il lavoro non è finito.

Inizia una fase di apprendimento basata sul reale utilizzo dell’intranet che può portare a individuare nuove necessità o opportunità.

Di solito si pianificano i cambiamenti e le implementazioni ogni 6 mesi (dando priorità ai contenuti che soddisfano sia i bisogni aziendali che quelli delle persone).

In questo modo ci si concentra sui benefici a breve termine senza dimenticare i vincoli specifici di ogni organizzazione.

Come si affronta la progettazione UCD con un budget limitato?

Come hai intuito, per sviluppare un progetto di questo tipo servono figure professionali specializzate e di conseguenza costi di consulenza e di programmazione.

Quando il budget è contenuto il primo suggerimento è: semplificare gli obiettivi. Meglio un’intranet che faccia poche cose ma bene, piuttosto che un’intranet con molte funzioni ma difficilmente usabile.

La nostra esperienza dimostra inoltre che anche le varie fasi della progettazione in questi casi si possono semplificare:

• con il giusto supporto e qualche buon suggerimento una ricerca utente di base può essere effettuata anche in autonomia

• la prototipazione può essere economica (si possono produrre prototipi anche con semplici disegni su carta, l’importante è testarli sugli utenti reali)

• lo sviluppo del software può beneficiare di una piattaforma software già esistente e collaudata, WorkTogether dispone di decine di “moduli” personalizzabili, che consentono di ridurre i tempi di programmazione anche del 70%.

Quindi anche se hai un budget contenuto puoi realizzare un’intranet “centrata” sull’utente!

L’importante è approcciare il progetto con un metodo User Centered Design.