Automazione dei flussi di lavoro parte#1: cos'è e come realizzarla

In ogni azienda vi sono ogni giorno diverse tipologie di flussi di lavoro che i dipendenti svolgono: processi che iniziano e finiscono senza che l’attività sia poi passata ad altri colleghi, altri che invece necessitano di passaggi fra figure professionali e processi che devono essere analizzati prima di decidere su quali vie debbano essere instradati.

Nella situazione in cui tutti questi flussi di lavoro vengono eseguiti tramite passaggi manuali è possibile rilevare delle azioni ripetitive, prevedibili che spesso si rivelano non ottimali in termini di qualità e che comportano un investimento di tempo non necessario ai fini del raggiungimento dell’obiettivo del processo.

Cosa significa automazione del flusso di lavoro

L’automazione dei processi permette di abbattere le barriere burocratiche, diminuire gli sprechi di tempo e alleggerire le persone da tutte quelle attività che non attribuiscono valore aggiunto al lavoro.

La digitalizzazione interviene distribuendo i compiti da una postazione all’altra senza che le persone si preoccupino di trasferire manualmente le attività, con il rischio di incorrere in colli di bottiglia, in fermi o in interruzioni del flusso di lavoro.

Tutti possono digitalizzare i propri processi, vediamo come.

Come automatizzare i processi: i nostri consigli

Non è mai troppo tardi per sostituire la manualità delle azioni con la loro digitalizzazione. In ogni azienda ci sono processi che meglio di altri si adattano alla gestione digitale e occorre saperli individuare.

Di seguito alcuni nostri consigli.

1. Individua i processi: ricerca i processi che prevedono azioni ripetitive e per i quali puoi definire facilmente delle regole nei passaggi. Coinvolgi sin dall’inizio i process owner di ciascun processo: saranno preziosi nelle fasi di mappatura e sapranno individuare con facilità le mosse strategiche.
    
2. Identifica i benefici e gli obiettivi da raggiungere: nel dialogo con gli stakeholder, fai emergere le loro aspettative e quali problemi vogliono risolvere con la digitalizzazione. Queste informazioni saranno decisive nella successiva fase di progettazione del flusso.
    
3. Progetta il flusso di lavoro con relativi stakeholder: definisci i passaggi e le figure aziendali che devono intervenire; stabilisci quali dati devono essere immessi e quali restituiti, identifica le informazioni obbligatorie e quelle opzionali. Decidi con gli stakeholder anche le modalità di avviso e di notifica attività: alcune figure potrebbero avere necessità e priorità diverse rispetto ad altre.

Individuati e analizzati i processi, puoi renderli operativi con uno strumento di BPM (Business Process Management). Un processo digitalizzato può essere monitorato in maniera razionale in modo da misurarne l’effettiva concretizzazione.

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