Collaboration in intranet: cos'è e perché è un fattore di successo

Wikipedia definisce collaboration: “il processo in cui due o più persone lavorano insieme per raggiungere un obiettivo”. La “virtual collaboration” è l’utilizzo di strumenti informatici ai fini di collaborare.

Per Wikipedia, la “virtual collaboration” ha quindi un’accezione molto ampia: anche scriversi o parlare via Skype è collaborazione.

Cos’è per noi collaboration

Per noi “collaboration” è un comportamento, un approccio diverso al lavoro che rimuove la limitazione di mettere insieme più persone in un medesimo luogo e nello stesso momento. Tralasciamo in questo modo strumenti come Skype o le chat, perché per funzionare necessitano della disponibilità di tutto il team nello stesso momento.

Questo approccio è quello che meglio si applica al modello di lavoro del futuro, il cosiddetto smart working: il lavoro non vincolato a luogo e a orari prefissati.

La mail non è un buon strumento di collaboration

Le troppe e-mail e lo spam non fanno altro che aumentare il disordine e creano confusione. Quante volte non trovi la mail importante o la cancelli per sbaglio? Quante volte inoltri la stessa mail ai tuoi collaboratori, replicandola inutilmente e sprecando spazio nelle caselle di posta? O quante volte un file è troppo grande per essere inviato via e-mail? È necessario uno sforzo non indifferente per lavorare bene con le mail, e alla fine si finisce per usare altri strumenti (ad esempio Dropbox).

Uno strumento intranet ad hoc che faciliti te e il tuo team: uno “spazio di lavoro virtuale”

Uno dei capisaldi di quasi tutti gli strumenti di collaboration è la condivisione di uno spazio di lavoro virtuale, che organizza centralmente e rende facilmente accessibili e commentabili le informazioni altrimenti disperse in e-mail, file su disco, appunti o, peggio, affidate alla propria memoria.

Con pochi clic puoi coinvolgere il team, creare gruppi di discussione, condividere progetti o definire uno spazio di lavoro per ogni singolo ufficio.

La scelta dipende dalla tua organizzazione.

L’aspetto importante di questi spazi di lavoro è che memorizzano i contributi di tutti i partecipanti per ogni argomento: documenti, file,  commenti e anche la sequenza temporale degli avvenimenti (la timeline degli eventi).

Senza fare riunioni o telefonate, e nel momento migliore per te, puoi informarti rapidamente di ciò che è avvenuto, e hai tutto in un unico contenitore online, sicuro e accessibile anche da dispositivi mobili, senza usare mail o telefono.

La figura seguente mostra la pagina principale di uno degli strumenti di collaboration di WorkTogether: Groups. In un colpo d'occhio vedi le aree di discussione a cui partecipi, e hai le notifiche dei contributi che non hai ancora visto.

In WorkTogether la collaboration si può spingere in varie direzioni: si va dalla semplice condivisione di note fino alla gestione di progetti complessi, con attività, scadenze, documenti, consuntivazione di tempi e di costi.

Ci vuole tempo per diventare realmente “collaborativi”

Cambiare il modo tradizionale di lavorare, basato su una cultura individualistica, non è facile, serve tempo.

Il nostro consiglio è introdurre il tool di collaboration in modo graduale, inizialmente anche con l’obiettivo di condividere idee per un progetto o raccogliere feedback relativi a qualche argomento importante.

Così facendo, i tuoi collaboratori cominceranno a familiarizzare con la nuova tecnologia, sperimentando i benefici del nuovo approccio.

Fonti:

https://en.wikipedia.org/wiki/Collaboration 

https://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_collaboration

https://whatis.techtarget.com/definition/collaboration