Come mantenere viva la tua intranet: i nostri consigli
Non è così raro per noi di WorkTogether essere contattati da aziende che possiedono da anni una intranet, ma che desiderano rinnovarla o più di frequente riprogettarla.
L’esigenza di possedere uno strumento di comunicazione interno globale ed efficiente è una necessità che accomuna tantissime aziende che nel corso del tempo hanno maturato la volontà di potenziare e migliorare in modo ulteriore i propri canali informativi.
La mancata soddisfazione della propria internet passa dal suo stato di obsolescenza
Quel che emerge è che spesso, vuoi per entusiasmo, vuoi per raggiungere in modo veloce obiettivi a breve termine, non sempre i progetti di intranet si sviluppano nel migliore dei modi, con il risultato conseguente che gran parte delle aziende non sono soddisfatte della loro intranet.
Succede così che l’ambiente digitale sviluppato qualche anno prima viene abbandonato a sé stesso, non aggiornato, non pubblicizzato né utilizzato dalla platea dei dipendenti, talvolta provocando danni maggiori rispetto alla completa assenza di una intranet.
Informazioni obsolete, manuali operativi non rinnovati, mancanza di aggiornamenti sulla strategia della direzione sono solo alcuni dei tanti punti critici che rappresentano un rischio concreto per l’azienda e che non invogliano i dipendenti a usarne la rete.
Ci sono modi per evitare il decadimento di una intranet?
Certo che sì! Ecco i consigli che ti diamo a riguardo!
La tua intranet aggiornata e dinamica in 5 mosse strategiche
1. Ripensa alla Home Page
La home page della tua intranet è la porta di ingresso al mondo digitale: deve essere pulita, accattivante e tempestiva rispetto a esigenze e richieste.
A seconda degli obiettivi e delle priorità che la tua azienda ha individuato per la intranet, potresti mettere a disposizione contenuti come, ad esempio, news corredate da materiale multimediale, che contribuiscono a rendere interessante e attraente la pagina.
Anche sezioni in cui mostrare e raggruppare gli ultimi contenuti pubblicati nella intranet aiutano ad attirare l’attenzione e la curiosità degli utenti e a percepirne la dinamicità.
2. Profila i contenuti
Per mantenere viva l’attenzione dei tuoi colleghi, fai in modo che le informazioni siano profilate e che ciascun utente possa vedere solo notizie, documenti e funzionalità attinenti e utili al proprio ruolo.
Non è sbagliato pubblicare contenuti destinati a tutti, soprattutto se si tratta di comunicazioni istituzionali, ma con il passare del tempo può portare disinteresse per gli utenti e accedere a informazioni poco utili per la loro operatività distoglie il focus da ciò che serve.
3. Responsabilizza
È un dato di fatto che i contenuti più curati siano quelli redatti da chi si occupa in prima persona dell’argomento trattato.
Con una intranet moderna ciascun utente ha la possibilità di gestire in autonomia i contenuti delle sezioni di competenza, facendosi carico degli aggiornamenti e di fornire dettagli e chiarimenti ai colleghi. Ad esempio, nella intranet WorkTogether ogni contenuto è associato a un referente a cui rivolgersi in caso di necessità: questo crea responsabilizzazione e partecipazione.
4. Coordina un team
La governance è fondamentale per garantire una struttura bilanciata della intranet e del suo coordinamento. Costruisci una squadra e pianifica un check-up semestrale per controllare l’avanzamento del progetto, le criticità e i punti di forza del tuo ambiente digitale.
5. Aggiorna e pulisci
Per evitare un sovraccarico di informazioni obsolete, è buona prassi programmare attività di revisione dei contenuti da parte del team intranet.
La revisione può comportare sia aggiornamenti che eliminazione di informazioni che non servono più. La intranet non deve diventare un espositore di pezzi di antiquariato. Per quello ci sono i musei :-) !
E tu? Pensi che la tua intranet abbia bisogno di essere rinnovata?
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Sviluppatore software fin dal 1989, laureato nel 1995 in Scienze dell'Informazione presso l'Università degli Studi di Milano, ha inizialmente svolto attività di analista programmatore nell'ambito della sicurezza e della domotica.
Negli anni successivi ha acquisito esperienze di project management e di organizzazione aziendale e bancaria, maturando la convinzione che il web fosse strumento fondamentale a supporto del lavoro e dell'organizzazione aziendale, un tassello necessario per un fine più ampio: creare l'ambiente di lavoro ideale, che consente a ogni persona di esprimere il suo potenziale.
Nel 2004 ha fondato Thinsoft, che ha come mission lo sviluppo di servizi e soluzioni intranet per migliorare la produttività aziendale, snellire l'organizzazione, aumentare la collaborazione e migliorare il benessere lavorativo.
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