Come preparare la tua intranet ad affrontare i prossimi mesi: cinque consigli
Il 2020 è stato un anno senza precedenti: è cambiato il modo di percepire le cose, di affrontare le emergenze, di lavorare e quindi di comunicare.
Si è data priorità alla capillarità dell’informazione, all’aggiornamento globale per tutte le figure aziendali e ci si è concentrati su feedback diretti e in real-time: tramite i nostri schermi abbiamo ospitato nelle nostre case colleghi, clienti e fornitori, organizzato comitati, riunioni e assemblee, il tutto mentre alle nostre spalle prendeva vita una nuova forma di quotidianità.
L’autunno 2020 è arrivato e con esso si riapre un capitolo che avevamo chiuso volentieri nell’armadio, insieme ai maglioni di quell’inverno che si era protratto più del previsto. Tuttavia, è un autunno che non ci coglie del tutto impreparati in azienda, ciò che abbiamo costruito nei mesi precedenti non è stato uno sforzo inutile o fine a sé stesso: rafforzare i sistemi di comunicazione e collaborazione aziendali ha creato nuove opportunità tra le persone.
Se la tua intranet è nata da queste necessità o si è modificata per adattarsi a questo nuovo modo di comunicare troverai cinque consigli su come organizzare la tua intranet nei prossimi mesi!
Una intranet funzionale e ordinata, come?
Può capitare che in situazioni di emergenza e per mettere in risalto alcune informazioni, si modifichi la struttura della intranet per posizionare in modo strategico alcune notizie: non è una pratica da demonizzare, ma non deve essere una costante.
Vediamo ora come è possibile mantenere una intranet funzionale e ordinata!
- Verifica il menu di navigazione: tramite il menu di navigazione hai sotto controllo l’intera architettura della tua intranet, l’impalcatura che la sostiene, esso ti consente di raggiungere qualsiasi contenuto o pagina in modo gerarchico. Voci di menu obsolete o mal posizionate influiscono in modo negativo sull’esperienza utente, perché rendono più ostico trovare facilmente e in modo intuitivo le informazioni. Prenditi del tempo per analizzare questa struttura e se necessario fai pulizia!
- Controlla la lista degli utenti e le loro autorizzazioni: durante l’anno possono essere entrate nuove persone a far parte dell’organico aziendale, così come altre possono non farne più parte. Fai un controllo della lista degli utenti e verifica le loro credenziali all’interno della intranet: rendere visibili contenuti non autorizzati, oltre che rischioso, può rendere poco efficace la comunicazione perché informazioni non più necessarie fanno perdere l’interesse degli utenti e distolgono la loro attenzione rispetto ai contenuti realmente importanti.
- Ricorri all’archivio e libera spazio: tutto ciò che è transitato sulla tua intranet merita di essere conservato, la cultura aziendale si costruisce anche partendo dalle scelte operative attuate, dalle informazioni tecniche o da eventi particolari vissuti dall’azienda. Tuttavia, vale la pena utilizzare un archivio per questi contenuti e liberare spazio per quelle informazioni che devono essere reperite nell’immediato. L’utilizzo di un archivio o di un tag per contenuti datati, renderà subito efficiente la ricerca e la visualizzazione dei risultati.
- Elimina le notizie obsolete che sono in primo piano: può essere che in seguito a periodi molto densi di notizie, come possono essere stati i mesi primaverili, siano seguite settimane più tranquille senza nuovi articoli. Mantenere però in primo piano nella Home Page notizie ormai non più utili non giova a nessuno: archivia le notizie e libera spazi per nuove comunicazioni.
- Affidati alle statistiche di utilizzo: strumenti come Analitycs all’interno della tua intranet monitorano nel tempo come vengono fruiti i contenuti. Una delle informazioni basilari che ti supporterà nella fase di revisione e archiviazione di contenuti è la statistica delle pagine meno visitate: il contenuto non interessa? L’informazione è mal posizionata? La pagina non è visibile agli utenti interessati? Agisci di conseguenza!
Metti in atto questi cinque suggerimenti e la tua intranet si manterrà in ordine, pronta ad accogliere e distribuire in modo fluido e corretto le novità aziendali e le comunicazioni importanti. I tuoi colleghi apprezzeranno e acquisiranno sempre più fiducia nella Intranet, lo strumento che si è fatto e si farà portavoce della tua azienda. Noi di WorkTogether siamo sempre a disposizione per consulenze specifiche o affiancamento per il corretto utilizzo della tua intranet.
VUOI SUBITO UNA SMART INTRANET PER LA TUA AZIENDA?
Abbiamo pensato a una soluzione chiavi in mano, per migliorare la comunicazione con chi lavora da casa. Attivabile in pochi giorni.
Laureata nel 2005 in Scienze e Tecnologie Informatiche, per 13 anni è stata impiegata presso l'ufficio Organizzazione di una banca locale acquisendo una forte esperienza di problem solving e processi bancari. In questi anni ha lavorato attivamente sull'intranet bancaria e sulla digitalizzazione dei processi.
Oboista, e appassionata di intelligenza artificiale, dal 2018 fa parte del team Thinsoft come account manager e process analyst, occupandosi quindi di interfacciare il cliente, capirne le esigenze e individuare le soluzioni intranet più adatte.
Potrebbe interessarti anche
