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Comunicazione interna e intranet multicanale

03/08/2021 Massimiliano Omodei
Comunicazione interna e intranet multicanale

In questo ultimo anno di lavoro alternato tra la presenza in ufficio e lo smart working le aziende hanno adottato diversi canali di comunicazione per raggiungere e dialogare con i propri collaboratori. Questo modo di lavorare sta facendo evolvere il concetto di intranet come porta di accesso principale al digital workplace.

Se fino a poco tempo fa l’esigenza era semplificare, ovvero ottenere un unico ambiente digitale quale raccoglitore informativo e funzionale, ora assistiamo a un cambiamento di prospettiva: non più le funzionalità e gli applicativi richiamati dall’intranet, ma l’intranet che entra negli applicativi e porta l’informazione al destinatario nel modo a lui più naturale possibile.

Obiettivi di una intranet, un approccio multicanale

Questo tipo di approccio è la spinta che sta alla base di una nuova tipologia di intranet chiamata “intranet multicanale”: adatta a tutte quelle situazioni in cui le persone lavorano in mobilità.

L’intranet multicanale ha come obiettivi:

  • rendere più veloce l’accesso all’informazione e agli strumenti;
  • incentivare l’utilizzo di nuovi strumenti di collaborazione più performanti.

Come configurare una intranet multicanale

L’aspetto fondamentale da comprendere è che la forma multicanale di cui parliamo non è relativa alla gestione dei contenuti: la piattaforma con cui si coordinano che stabilisce le regole di distribuzione e le modalità delle notifiche può essere sempre una sola.

Quello che conta è che sia l’output multicanale, ovvero che l’informazione venga recapitata ai destinatari nella forma più consona e adatta a loro.

La piattaforma che genera i contenuti supporterà il lavoro dei redattori che non dovranno editare i contenuti più volte a seconda del canale di output prescelto: sarà il sistema ad adattare il contenuto a seconda del canale di uscita.

Pensiamo ad esempio a un’azienda di logistica dove le persone operano con diverse modalità:

  • impiegati e management: in ufficio o in smart working tramite PC;
  • commerciali: in mobilità presso clienti con smartphone e tablet;
  • magazzinieri: in loco tramite PC condivisi, totem touch screen, o sistemi di digital signage.

Nel caso appena citato, le occasioni e il timing di consultazione di una intranet sono molto diversi tra loro e il rischio che informazioni rilevanti e prioritarie vengano recepite in ritardo è molto concreto: l’intranet multicanale deve quindi canalizzare e portare il contenuto sullo strumento che ciascuna figura utilizza in modo sistematico.

Ad esempio, nel caso dell’azienda logistica, possiamo avere i seguenti canali elencati di seguito.

  • Il browser tradizionale per chi accede tramite PC.
  • Microsoft Teams: chi usa questa piattaforma di chat e videoconferenza come strumento principale potrebbe trovare comodo che l’intranet sia integrata nell’interfaccia di Teams.
  • APP: la novità potrebbe “arrivare” con notifiche push sui dispositivi mobili dei commerciali che sono presso i clienti.
  • E-mail o SMS, per chiunque fosse in mobilità ma avesse necessità dell’APP.
  • TV aziendali, totem o postazioni di digital signage, posizionati in ambienti condivisi, come i magazzini.

L’intranet multicanale interagisce con i suoi fruitori

Uno dei rischi più concreti per le intranet multicanale è che le persone abbiano la sensazione di non poter interagire con il contenuto e che si tratti quindi di un sistema monodirezionale: la qualità della piattaforma di gestione dei contenuti sarà tanto più elevata quanto gli utenti potranno facilmente interagire e visualizzare i contributi degli altri colleghi al di là del canale di ricezione.

Progettare una intranet multicanale richiede un know-how professionale e una capacità di integrazione tecnologica all’avanguardia, oltre che a un’abilità di analisi delle esigenze delle persone e degli obiettivi aziendali.

Con WorkTogether ti diamo la possibilità di appoggiarti a una piattaforma stabile di gestione contenuti che ti guiderà nella creazione dei vari profili e che indirizzerà le informazioni nei canali di riferimento: per fare questo abbiamo predisposto la nostra piattaforma affinché potesse integrarsi con gli applicativi più utilizzati dalle aziende, riservandoci la possibilità di nuovi sviluppi.

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