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Confronta il grado di maturità dei tuoi canali di comunicazione aziendale e della tua intranet

31/08/2021 Massimiliano Omodei
Confronta il grado di maturità dei tuoi canali di comunicazione aziendale e della tua intranet
In questo ultimo anno molte informazioni sono state veicolate attraverso i canali di comunicazione aziendale, creando una certa ridondanza e un po’ di confusione, spesso perché si è notata la tendenza a dar maggior importanza alla consegna dell’informazione più che alla sua qualità o priorità.
I manager e i leader che prima utilizzavano circolari formali per distribuire informazioni si sono messi in gioco in prima persona mai come prima per organizzare, tranquillizzare e stabilizzare. Il risultato che ne è derivato è che nel periodo pandemico i dipendenti hanno ritrovato nella comunicazione interna un senso di appartenenza e comunità, riconoscendolo negli incoraggiamenti e nella condivisione con i colleghi lontani.
Con ruoli e priorità diverse, le forme di comunicazione si sono diramate attraverso canali errati, con modalità differenti e spesso incontrollate: ora è arrivato il momento di analizzare questo flusso di informazioni e dargli priorità corrette e rettificarne l’organizzazione.

5 canali da confrontare per valutare la maturità della comunicazione

La StepTwo, una nota società americana rinomata nell’ambito della comunicazione interna aziendale e delle intranet, ha ideato uno schema per valutare il livello di maturità della comunicazione aziendale, mettendo a confronto 5 canali
 
Come si evince dalla tabella i 5 canali identificati sono:
  1. La comunicazione formale aziendale: quella con un’impronta più tradizionale e probabilmente già radicata nell’ambiente di lavoro, utilizzata per gli aggiornamenti sulle policy, sui regolamenti e sui nuovi assetti aziendali.
     
  2. Collaborazione: comprende tutte le strategie per favorire il lavoro di squadra.
     
  3. Cultura e social: si tratta dei canali immediati di coinvolgimento sociale che trasmettono senso di appartenenza alle persone e la cultura aziendale.
     
  4. Intranet: essa può essere considerata un canale a sé stante in cui far convergere tutte le altre forme di comunicazione. 
     
  5. Nuovi mezzi/piattaforme di comunicazione: gli strumenti digitali che rispecchiano il modo informale di comunicare delle persone.
Grazie alla matrice ideata da StepTwo è possibile assegnare un livello a ciascun canale.

Quanto è matura la tua intranet?

In qualità di sostegno fondamentale per la comunicazione aziendale la maturità della intranet è influenzata dagli altri canali a seconda del loro grado di integrazione con essa.
Vi sono diversi approcci per sondare e scoprire i livelli di maturità dell’intranet attuale. Si può eseguire un sondaggio fra i dipendenti in modo che siano coinvolti tutti i punti di vista oppure fare colloqui individuali o in gruppo conducendo brevi interviste. Per situazioni più strutturate o complesse possono essere coinvolti degli esperti, come Thinsoft ad esempio, per condurre le opportune valutazioni.
Indipendentemente dalla modalità di conduzione dell’indagine ciò che è importante considerare è l’obiettivo che si vuole raggiungere per ciascuno strumento di comunicazione e individuare poi le strategie da mettere in atto per raggiungerlo.
Per l’individuazione degli obiettivi si può far riferimento all’ultima riga della matrice di StepTwo, dove vengono illustrati i benefici per ciascun potenziamento del canale, nel caso della intranet sono: maggiore efficacia nella comunicazione interna e migliore gestione della conoscenza.

Scegliere la qualità sulla quantità

Se nell’ultimo periodo la tendenza è stata quella di dotarsi di quanti più strumenti possibili per comunicare, ora è il momento di pensare alla qualità e all’affinamento dei canali in uso: strumenti acerbi, statici o preconfezionati non possono maturare in azienda perché non sono in grado di adattarsi nel tempo.
Intranet obsolete, poco flessibili, raramente coinvolgenti e solo in modo superficiale profilate possono essere considerate un ostacolo per la comunicazione interna creando un valido motivo per volgere lo sguardo a piattaforme più agili e friendly. 
Non rinunciare ad avere una intranet accattivante, integrata nel tuo sistema e social: WorkTogether ha tutte le caratteristiche di cui hai bisogno e noi possiamo aiutarti!
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