Confronta il grado di maturità dei tuoi canali di comunicazione aziendale e della tua intranet
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In questo ultimo anno molte informazioni sono state veicolate attraverso i canali di comunicazione aziendale, creando una certa ridondanza e un po’ di confusione, spesso perché si è notata la tendenza a dar maggior importanza alla consegna dell’informazione più che alla sua qualità o priorità.
I manager e i leader che prima utilizzavano circolari formali per distribuire informazioni si sono messi in gioco in prima persona mai come prima per organizzare, tranquillizzare e stabilizzare. Il risultato che ne è derivato è che nel periodo pandemico i dipendenti hanno ritrovato nella comunicazione interna un senso di appartenenza e comunità, riconoscendolo negli incoraggiamenti e nella condivisione con i colleghi lontani.
Con ruoli e priorità diverse, le forme di comunicazione si sono diramate attraverso canali errati, con modalità differenti e spesso incontrollate: ora è arrivato il momento di analizzare questo flusso di informazioni e dargli priorità corrette e rettificarne l’organizzazione.
5 canali da confrontare per valutare la maturità della comunicazione
La StepTwo, una nota società americana rinomata nell’ambito della comunicazione interna aziendale e delle intranet, ha ideato uno schema per valutare il livello di maturità della comunicazione aziendale, mettendo a confronto 5 canali:
Come si evince dalla tabella i 5 canali identificati sono:
- La comunicazione formale aziendale: quella con un’impronta più tradizionale e probabilmente già radicata nell’ambiente di lavoro, utilizzata per gli aggiornamenti sulle policy, sui regolamenti e sui nuovi assetti aziendali.
- Collaborazione: comprende tutte le strategie per favorire il lavoro di squadra.
- Cultura e social: si tratta dei canali immediati di coinvolgimento sociale che trasmettono senso di appartenenza alle persone e la cultura aziendale.
- Intranet: essa può essere considerata un canale a sé stante in cui far convergere tutte le altre forme di comunicazione.
- Nuovi mezzi/piattaforme di comunicazione: gli strumenti digitali che rispecchiano il modo informale di comunicare delle persone.
Grazie alla matrice ideata da StepTwo è possibile assegnare un livello a ciascun canale.
Quanto è matura la tua intranet?
In qualità di sostegno fondamentale per la comunicazione aziendale la maturità della intranet è influenzata dagli altri canali a seconda del loro grado di integrazione con essa.
Vi sono diversi approcci per sondare e scoprire i livelli di maturità dell’intranet attuale. Si può eseguire un sondaggio fra i dipendenti in modo che siano coinvolti tutti i punti di vista oppure fare colloqui individuali o in gruppo conducendo brevi interviste. Per situazioni più strutturate o complesse possono essere coinvolti degli esperti, come Thinsoft ad esempio, per condurre le opportune valutazioni.
Indipendentemente dalla modalità di conduzione dell’indagine ciò che è importante considerare è l’obiettivo che si vuole raggiungere per ciascuno strumento di comunicazione e individuare poi le strategie da mettere in atto per raggiungerlo.
Per l’individuazione degli obiettivi si può far riferimento all’ultima riga della matrice di StepTwo, dove vengono illustrati i benefici per ciascun potenziamento del canale, nel caso della intranet sono: maggiore efficacia nella comunicazione interna e migliore gestione della conoscenza.
Scegliere la qualità sulla quantità
Se nell’ultimo periodo la tendenza è stata quella di dotarsi di quanti più strumenti possibili per comunicare, ora è il momento di pensare alla qualità e all’affinamento dei canali in uso: strumenti acerbi, statici o preconfezionati non possono maturare in azienda perché non sono in grado di adattarsi nel tempo.
Intranet obsolete, poco flessibili, raramente coinvolgenti e solo in modo superficiale profilate possono essere considerate un ostacolo per la comunicazione interna creando un valido motivo per volgere lo sguardo a piattaforme più agili e friendly.
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Sviluppatore software fin dal 1989, laureato nel 1995 in Scienze dell'Informazione presso l'Università degli Studi di Milano, ha inizialmente svolto attività di analista programmatore nell'ambito della sicurezza e della domotica.
Negli anni successivi ha acquisito esperienze di project management e di organizzazione aziendale e bancaria, maturando la convinzione che il web fosse strumento fondamentale a supporto del lavoro e dell'organizzazione aziendale, un tassello necessario per un fine più ampio: creare l'ambiente di lavoro ideale, che consente a ogni persona di esprimere il suo potenziale.
Nel 2004 ha fondato Thinsoft, che ha come mission lo sviluppo di servizi e soluzioni intranet per migliorare la produttività aziendale, snellire l'organizzazione, aumentare la collaborazione e migliorare il benessere lavorativo.
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