Digital Workplace: di che si tratta?

L'introduzione di una nuova idea o tecnologia genera spesso un dibattito "nuovo vs vecchio". Le intranet, diffuse da più di due decenni, hanno dovuto affrontare molti di questi confronti; all'inizio è stato "intranet vs enterprise 2.0", quindi "intranet vs social collaboration" e più recentemente "Intranet vs Digital Workplace".

Ma aspetta un attimo, cos'è un Digital Workplace?

Digital Workplace: l'ambiente di lavoro digitale

Digital Workplace è un termine che descrive l'ambiente di lavoro digitale, l'equivalente virtuale del luogo di lavoro fisico.

Come una sede aziendale confortevole contribuisce al benessere lavorativo, il "Digital Workplace" a misura di persona è fondamentale per aumentare la produttività e il coinvolgimento dei collaboratori e per accrescerne il benessere lavorativo, anche se lavorano in sedi diverse o da remoto.

Il concetto di Digital Workplace porta però con sé confini sfumati: assume una forma che varia a seconda delle aziende che lo adottano. Un articolo di Sam Marshall mette un po' di chiarezza e descrive le cinque funzionalità che un Digital Workplace deve promuovere:

1. comunicazione e coinvolgimento dei lavoratori;

2. collaborazione da parte dei fruitori;

3. ricerca e condivisione di informazioni e conoscenze;

4. strumenti specifici per i processi aziendali;

5. adattabilità, ovvero la capacità di essere produttivi in qualsiasi momento e luogo.

Il Digital Workplace non è semplicemente l'insieme degli strumenti tecnologici a disposizione di un utente, ma dovrebbe presentarli in modo coerente, utilizzabile e produttivo. In definitiva deve esserci una strategia e una visione d'insieme.

Il Digital Workplace deve quindi basarsi su un approccio continuo e costante, finalizzato all'elaborazione di strategie più vicine alle reali esigenze dell'utente, efficaci per facilitare le pratiche di lavoro, con un'attenzione all'innovazione, alla fruibilità e alla mobilità.

Perché il Digital Workplace è importante

Un Digital Workplace efficace scollega il lavoro da una posizione fisica prestabilita per gran parte del tempo. Questa liberalizzazione ha diverse implicazioni non solo sul luogo in cui le persone possano lavorare, ma anche su come si formano le squadre di lavoro e su come si riuniscono le persone per risolvere problemi ad hoc.

Klaus Holse (VP di Microsoft Western Europe) ha descritto bene questo concetto:

Le imprese che riscuoteranno successo in futuro saranno quelle che abbatteranno le barriere tra le persone, i luoghi di lavoro e le tecnologie e doteranno i loro collaboratori dei mezzi necessari per essere produttivi e creativi, ovunque si trovino.
L'information technology è un catalizzatore per nuovi modi di lavorare, ma il vantaggio competitivo deriva sempre più dal lasciare che gli utenti utilizzino la tecnologia nel modo che preferiscono. ciò richiede una cultura d'impresa che metta le persone al primo posto.

Klaus Holse, da un articolo di HR Magazine, 29 Febbraio 2012

Le intranet sono la porta di ingresso del Digital Workplace: come?

Nella realtà dei fatti, le intranet sono ancora il perno fondamentale per le società che vogliono puntare sulla digitalizzazione dei processi aziendali.

Ognuna delle caratteristiche del Digital Workplace che abbiamo visto prima potrebbe essere applicata a un portale intranet moderno.

Alcune intranet, come WorkTogether, offrono funzionalità per migliorare la comunicazione e la produttività delle persone, consentono di collaborare, sono dotate di un motore di ricerca per individuare rapidamente qualsiasi informazione. Permettono di digitalizzare i processi e migliorare l'organizzazione.

Il mondo delle intranet è cambiato profondamente dalle sue origini, andando ben oltre un sito web interno; molte aziende continuano a utilizzare le intranet come uno strumento per migliorare le comunicazioni interne, ma sempre più spesso si sta cercando di integrare altre aree di lavoro all'interno delle intranet.

Uno dei più grandi vantaggi di un'intranet è che è accessibile in modo sicuro da parte di tutte le persone dell'azienda. Assume il ruolo di accentratore delle comunicazioni aziendali e fornisce uno spazio per riporre documenti, conoscenze e collegamenti alle altre procedure.

L'intranet è spesso la prima pagina che un utente apre appena inizia a lavorare, ed è quindi naturale che dall'intranet si acceda a tutti gli altri applicativi aziendali. Proprio per questo possiamo dire che l'intranet rappresenta la porta d'ingresso principale e il punto di partenza del Digital Workplace.

Se gli specialisti di intranet fino a qualche anno fa erano consulenti esperti di software per comunicare o condividere documenti, ora assumono un ruolo più importante: aiutano il cliente ad avere una visione di insieme su tutte le risorse digitali, aiutandolo a integrarle e a presentarle in modo efficiente a tutti gli utilizzatori.

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