Il ROI della comunicazione interna: costruire una proposta di valore per un’intranet moderna

Sappiamo che conosci bene l'importanza della comunicazione interna nella tua azienda, ma sai come dimostrare questo valore ai decisori che detengono il budget per acquistare un software ottimale per gestirla e governarla?

In questo articolo, esploriamo come costruire una proposta di valore per un'intranet moderna, basata sul ROI e su altri elementi essenziali per una comunicazione interna efficace.

Comprendere il valore della comunicazione interna

La comunicazione interna non solo informa, ma ispira e connette i dipendenti, contribuendo a una cultura aziendale coesa. Secondo il rapporto Gallagher "State of the Sector", basato su un ampio sondaggio sulla Comunicazione interna e l’Employee Experience, il 74% degli intervistati ritiene che lo scopo principale delle comunicazioni interne sia sostenere la cultura aziendale e il senso di appartenenza. Inoltre, un'esperienza positiva dei dipendenti può aumentare la soddisfazione dei clienti, i rendimenti per gli azionisti e la redditività.

Le sfide nella comunicazione interna

Nonostante l’importanza, emersa da questo e molti altri sondaggi nel settore, molte organizzazioni non investono abbastanza nella tecnologia delle comunicazioni interne. Quali sono le motivazioni per questo gap tra l’importanza percepita e l’effettiva attuazione di investimenti?

Secondo il report sopra citato, tra le principali sfide vi sono la mancanza di tempo e capacità per i team di comunicazione (34%), dipendenti non motivati (30%) e budget limitati (24%). Problematiche certamente non nuove per chi si occupa di employee recognition e comunicazione aziendale.

Sappiamo inoltre che una moderna intranet può aiutare a risolvere questi problemi migliorando il coinvolgimento dei dipendenti, l'efficienza operativa e la produttività, ma come dimostrarlo concretamente a chi può effettivamente mettere in campo le risorse per realizzarla?

Sviluppare una proposta di valore

La risposta può essere la creazione di una proposta di valore efficace per la realizzazione di un’intranet, che abbia come obiettivo il miglioramento della comunicazione interna, l'engagement dei dipendenti, evidenziandone concretamente il ritorno d’investimento.

Ecco una road-map divisa in 4 passaggi:

1. Identificazione dei problemi

Inizia identificando i problemi principali della tua attuale organizzazione. Eccone alcuni tra i più comuni:

• Intranet poco usata
  Se i dipendenti evitano di utilizzarla, potrebbe essere un segno di inefficacia che andrebbe analizzato.
• Scarso scambio di informazioni
  La mancanza di un processo centralizzato può causare rallentamenti.
• Scarso coinvolgimento dei dipendenti
  La comunicazione inefficace può portare a un aumento del turnover e a un calo dell'interesse dei dipendenti.
• Supporto IT saturo
  Un sistema inadeguato può sovraccaricare il dipartimento IT.
• Difficoltà nel trovare informazioni
  La mancanza di una base di conoscenza centralizzata può far perdere tempo prezioso.

2. Allineamento con le iniziative aziendali

Dimostra chiaramente come una moderna intranet può supportare gli obiettivi aziendali. Utilizza dati ed esempi concreti per illustrare come una migliore comunicazione interna può contribuire al successo aziendale, migliorando ad esempio la gestione dei rischi, l'esperienza dei clienti e la fidelizzazione dei talenti.

3. Presentare casi studio

I casi d'uso illustrano scenari specifici che dimostrano chiaramente l'impatto di una nuova intranet. Questi casi dovrebbero evidenziare soluzioni a problemi urgenti, mostrare esplicitamente il valore dell'intranet e coprire le priorità dei decisori.

4. Mirare ai risultati aziendali nelle aree critiche

Descrivi i risultati desiderati che speri di ottenere con una nuova intranet. Questo può includere una maggiore soddisfazione dei dipendenti, una cultura aziendale più forte e una maggiore efficienza operativa, ma più sarai specifico nel cogliere i problemi e le soluzioni della tu organizzazione, migliore sarà l’impatto sulle persone alle quali presenterai il progetto.

ROI e KPI nella comunicazione interna

Misurare il ritorno sull'investimento (ROI) è fondamentale per valutare il successo delle strategie di comunicazione interna, quindi assicurati di includere tutti i costi e i benefici tangibili e intangibili cercando di convertirli in termini finanziari. Sarà utile inoltre includere nella tua analisi gli indicatori chiave di prestazione (KPI – Key Performance Indicators) per misurare l'efficacia delle comunicazioni interne.
Alcuni KPI comuni, da cui prendere spunto sono:

• Tasso di apertura e risposta delle email interne
• Soddisfazione dei dipendenti
• Engagement dei dipendenti su piattaforme interne
• Tasso di partecipazione ai meeting e agli eventi aziendali
• Tempo medio di risposta alle richieste interne
• Feedback sui canali di comunicazione
• Numero di comunicazioni interne inviate e ricevute
• Tasso di risoluzione dei problemi
• Accesso e utilizzo delle risorse interne
• Turnover del personale
• Tasso di completamento delle attività di comunicazione

Anticipa e affronta le obiezioni comuni, come i costi elevati, i problemi di implementazione, la compatibilità e l'adozione. Fornisci soluzioni dettagliate e ben studiate per ciascun problema.Far comprendere il ROI delle comunicazioni interne è fondamentale per sostenere la necessità di una moderna intranet.

Ricapitolando, possiamo riassumere in 10 punti i suggerimenti per sviluppare un business case solido:

1.  Evidenzia le sfide e spiega chiaramente le aree problematiche.
2. Quantifica i benefici: focalizzati sui benefici misurabili.
3. Dimostra l'impatto più ampio, collega la comunicazione interna agli obiettivi aziendali.
4. Affronta le obiezioni. Prevedi e rispondi alle preoccupazioni.
5. Delinea i passaggi successivi e presenta un piano dettagliato.
6. Coinvolgi altri dipartimenti, ottieni supporto da IT e risorse umane.
7. Aggiungi pressione competitiva: mostra esempi di concorrenti che utilizzano intranet efficaci.
8. Costruisci una narrazione avvincente e usa i dati per raccontare una storia convincente.
9. Parla la lingua dei decisori: collega la comunicazione interna ai parametri aziendali di alto livello.
10. Raccogli feedback: adatta la tua proposta basandoti sui feedback ricevuti.

Segui questi passaggi e suggerimenti per costruire una proposta di valore convincente che allinei le comunicazioni interne agli obiettivi organizzativi.

Buona fortuna nel tuo percorso verso comunicazioni interne più efficaci!