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Intranet: 7 motivi per cui non puoi farne a meno

11/10/2016 Massimiliano Omodei
Intranet: 7 motivi per cui non puoi farne a meno

Un'intranet può aiutare la tua azienda ad abbassare i costi di gestione, risparmiare tempo ed essere più produttiva e competitiva sul mercato!

Il tempo risparmiato si traduce in guadagno, perché puoi utilizzarlo per fare il tuo lavoro, e non per la burocrazia o per attività d’ufficio che si ripetono.

Ecco 7 vantaggi concreti e immediati che puoi ottenere con un’intranet.

1. Riduci e-mail e telefonate ottimizzando il tempo

Le aziende sono formate da persone che lavorano insieme.

Come comunicano tra loro? Con decine di telefonate e molte e-mail, spesso per motivi che si ripetono e si rincorrono.

Un problema dell'e-mail è che ne servono molte (inviate e ricevute) per completare un'attività. Inoltre ricevendone troppe si rischia di perdere quelle realmente importanti.

Che vantaggio ti dà quindi l’intranet?

Consente di costruire form per richieste specifiche (come il form di richiesta di intervento tecnico) che "arrivano" ai giusti destinatari, e che automaticamente "notificano" il richiedente una volta che l'attività è stata eseguita.

Oppure ti consente di gestire una conversazione raggruppando messaggi e file in un unico punto, ordinato e visibile a tutti gli interessati, senza inviarli e duplicarli con e-mail dispersive.

2. Gestisci centralmente i documenti e le informazioni e li rendi facilmente rintracciabili

Quanto tempo impieghi a rispondere sempre alle stesse domande poste dai tuoi colleghi?

Vorresti diminuire drasticamente questo tempo superfluo?

Metti le informazioni sull'intranet e fa in modo che tutti lo sappiano.

L'intranet è uno dei modi più efficaci per pubblicare e diffondere documenti e know-how all'interno dell'organizzazione.

La gestione centralizzata dei documenti, la possibilità di definire i destinatari e di arricchire il file con informazioni utili alla ricerca semplificano la vita lavorativa ai gestori e agli utenti.

Un impiegato medio trascorre dal 20% al 40% del suo tempo cercando documenti manualmente (fonte: Coopers and Lybran).

Se consideri il numero di impiegati della tua organizzazione, puoi capire il risparmio che si ottiene se i documenti sono facilmente reperibili.

3. Comunichi efficacemente

Con l’intranet, puoi usare strumenti semplici come le news o il blog per aggiornare il personale delle novità, degli eventi, dei cambiamenti in corso: la tua organizzazione può comunicare al meglio la mission, i valori, la vision e diffondere la cultura organizzativa.

Puoi anche condividere momenti positivi di vita aziendale!

Queste comunicazioni aiutano i tuoi collaboratori a comprendere meglio l'azienda e la sua evoluzione, e a migliorare atteggiamenti e comportamenti favorendo la cooperazione e la condivisione.

4. Coinvolgi maggiormente il personale nelle attività

Quando i tuoi collaboratori si sentono più coinvolti e partecipi sono più propensi ad aumentare i ritmi lavorativi e a lavorare insieme allo scopo di migliorare l'organizzazione aziendale.

All'opposto, in un ambiente asettico e poco coinvolgente, i tuoi dipendenti potrebbero pensare che il loro contributo sia poco considerato o ignorato.

5. Le persone si conoscono e collaborano meglio

Le aziende tenderanno sempre di più ad essere distribuite sul territorio, il personale lavorerà sempre più da remoto e in momenti diversi della giornata

Una possibile conseguenza negativa? Non conosceremo più i nostri colleghi e le loro competenze!

Come una intranet può risolvere questo problema?

Con una intranet ogni utente ha un proprio profilo personalizzato, con le proprie competenze e, perché no, passioni e interessi personali. Al suo interno vi è un motore di ricerca che trova, oltre a documenti e informazioni, anche i colleghi con le competenze di cui hai bisogno.

profilo utente personalizzabile intranet Worktogether

L'intranet può avere quel tocco "social" che aiuta i tuoi collaboratori a conoscersi meglio e ad aiutarsi nel conseguimento degli obiettivi.

Come?

L'intranet contiene strumenti di collaborazione che permettono alle persone di condividere idee, lavorare su progetti comuni, in modo facile e senza disperdere informazioni.

6. Snellisci i processi organizzativi ed elimini la carta

Un'intranet ti consente di informatizzare i processi trasformando le pratiche cartacee in "pratiche elettroniche".

In gergo tecnico, si parla di Workflow o di Business Process Management.

Avremo modo di affrontare queste tecnologie in dettaglio, in quanto sono il motore che rende efficienti i processi interni. E se i processi interni sono efficienti, significa che sono efficienti anche le risposte date ai clienti.

7. Migliori la gestione delle attività d'ufficio e dei progetti

L'intranet moderna contiene funzionalità per gestire le tue attività e il lavoro di ufficio, per esempio check-list da spuntare per le mansioni ordinarie, che ti aiutano a non commettere errori o a dimenticare attività in programma.

Esistono anche lavori "straordinari", di lunga durata e che coinvolgono più attori. In questo caso si parla di progetti (e di "Project Management"). Le intranet più evolute ti consentono di creare aree di lavoro per ogni singolo progetto, coinvolgere i colleghi interessati alla specifica pianificazione, accentrare in questi spazi virtuali le informazioni, pianificare, documentare e addirittura consuntivare tempi e costi.


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