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Massimiliano Omodei 28/09/2022

La tua azienda ha bisogno di una extranet (o area riservata, o portale clienti)?

La guida definitiva all’intranet SCARICA ORA
Se nella tua azienda esistono le seguenti 3 condizioni…
 
  1. non hai nessun dialogo con i tuoi clienti né offri loro servizi di alcun genere
     
  2. non hai partner o fornitori esterni strategici con cui interagisci in maniera continuativa
     
  3. non hai un consiglio di amministrazione
... allora non hai bisogno di un'extranet, e puoi tranquillamente interrompere la lettura del post! 
Se invece non è così, allora l'extranet può essere un grande valore aggiunto per la tua organizzazione e ti invitiamo a continuare la lettura!

Facciamo un po' di chiarezza: cos’è l’extranet e a chi serve?

Se l'intranet è per i tuoi dipendenti, l’extranet è per gli stakeholder esterni.

Mentre un'intranet connette le persone all'interno della tua organizzazione, una extranet connette l'azienda con soggetti esterni.
 
È un sito privato, ad accesso controllato, che consente a clienti, partner, fornitori e altre aziende di ottenere informazioni o servizi, senza necessariamente avere un account nell'intranet aziendale.
 
In sostanza i termini “extranet, portale clienti e area riservata” sono praticamente sinonimi.
 
Alcune delle informazioni sulla tua intranet potrebbero essere identiche a quelle sulla tua extranet sebbene siano entità diverse: in questo caso avere una piattaforma tecnologica comune può semplificare la gestione dei due ambienti ed evitare duplicazione di lavoro.
 
Portali come questi sono da sempre una prerogativa delle grandi aziende, ma ora con WorkTogether possono essere alla portata delle piccole e medie imprese (PMI).

Intranet ed extranet: destinatari diversi ma obiettivi comuni

Gli obiettivi di una extranet sono simili a quelli di un'intranet: comunicare, connettersi e condividere, snellire i processi organizzativi, gestire le informazioni, in qualsiasi momento e con/da qualsiasi dispositivo.

Grazie alle funzionalità delle extranet possiamo parlare di fidelizzazione dei clienti, coinvolgimento dei fornitori, efficientamento dei processi e comunicazione verso gli stakeholder esterni.
  • Se la tua azienda si affida a partner esterni per funzionare, un'area riservata può agevolare il dialogo, snellire i processi operativi e permetterti di tenere sotto controllo il flusso di informazioni. Vari nostri clienti hanno extranet in cui pubblicano documenti riservati ai fornitori, gestiscono avanzamento di commesse, forniscono strumenti di help desk.
     
  • I portali per i clienti sono tipicamente usati per pubblicare contenuti premium, per ricevere e gestire i ticket di assistenza, diventano repository di contratti e altri documenti riservati.
     
  • Un altro uso comune effettuato da vari nostri clienti sono i portali del consiglio di amministrazione (CdA). Solitamente i membri del CdA sono utenti esterni, che non accedono all'intranet. Il portale dei consiglieri consente di accedere in modo sicuro ai documenti del consiglio e ai verbali delle riunioni, e può diventare anche un'area di collaborazione tra i consiglieri stessi.

L'importanza del system integrator

In un contesto come l'extranet, diventa ancora più importante essere in grado di integrare i sistemi informativi aziendali, per leggere tutte quelle informazioni utili al funzionamento di una extranet. Ad esempio:

  • L'anagrafica dei clienti attivi può essere usata per creare automaticamente gli utenti del portale clienti, e invitarli tramite messaggi e-mail automatici.
     
  • L'inserimento di una richiesta di assistenza nell'area riservata potrebbe alimentare in modo automatico il gestionale.
     
  • Un workflow di onboarding dei nuovi partner potrebbe pubblicare nel portale i contratti da far firmare. 
Un’extranet quindi necessita di un'attività di analisi e di personalizzazione. Noi di WorkTogether facciamo questa attività da 20 anni.
 
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