Quali strumenti usare per presentare ai tuoi colleghi la nuova intranet?

La tua intranet è pronta al lancio: contenuti, immagini, collaborazione. Niente è stato lasciato al caso, ora resta solo da accompagnare il tuo nuovo progetto con iniziative di comunicazione che facciano sapere a tutta la popolazione aziendale che un cambiamento è in atto.

Ci vuole allora una grande attività promozionale per scuotere l’utente dal suo stato d’indifferenza, per fargli notare la tua iniziativa, ricordarla e portarlo all’azione. Come? Sicuramente attraverso canali tradizionali, ma anche con progetti ad hoc realizzati per l’occasione, soprattutto se non hai mai avuto prima un’intranet, poiché i tuoi collaboratori non conoscono questo servizio.

Ecco tutte le iniziative che potrai intraprendere:

1 - Messaggistica

Coinvolgere i tuoi utenti funziona. Sempre. Affascinali, falli bramare, rendili partecipi attraverso attività informative predisposte su diversi supporti (intranet compresa). Considera questi strumenti come fossero dei trailer di un nuovo lungometraggio, pronti a presentare al meglio il tuo film.

Rientrano in quest’area:

• Le e-mail informative.
• Video emozionali.
• Video-tutorial.
• Poster collocati nei luoghi più frequentati.
• Conti alla rovescia e post sul blog.

2 - Gadget

La promozione tramite i gadget stimola le emozioni e il loro ricordo coinvolgendo maggiormente l’utilizzatore. Non importa il loro valore, sono piccoli regali evocativi del progetto: può essere una penna, una shopper, un segnalibro oppure oggetti legati all’attività lavorativa, che richiamano il tema dell’intranet, come chiavette USB, tappetini mouse o ancora porta badge.

3 - Iniziative di coinvolgimento

Si tratta di tutte quelle pratiche pronte a richiamare l’attenzione, stimolando le persone alla partecipazione, sia tramite l’intranet che attraverso altri supporti. Alcuni esempi?

• Sondaggi e feed-back sull’utilizzo del nuovo strumento, che facciano sentire gli utenti coinvolti e ascoltati.
• Contest incentrati sull’intranet ma anche, perché no, vere e proprie feste d’inaugurazione.
• Workshop o eventi esplicativi.

Prendi in considerazione anche la creazione di un gruppo di “Champions”, ovvero utenti preparati e coinvolti nel progetto, che possano sponsorizzare l’intranet con i colleghi o essere di riferimento per i dubbi o le problematiche che potrebbero emergere.

4 - Guerrilla Marketing

Il miglior modo per sorprendere è attaccare in momenti e modi inaspettati. Questa è la filosofia della Guerrilla Marketing, che si mostra, quando meno ce lo aspetteremmo, in spazi, luoghi, tempi e riti abituali con iniziative spiazzanti. Le possibilità sono davvero infinite: messaggi nei bagni aziendali, pupazzi gonfiabili davanti alla sede o anche piccole sorprese sulle postazioni di lavoro, come fiocchi sui pc aziendali e bicchierini del caffè a tema.

Cosa ne dici, è stato utile questo percorso? Ricordati bene: gli utenti non si affezioneranno all’intranet per il semplice fatto che la stai mettendo a loro disposizione. Prenditi il tempo necessario per pianificare attentamente tutto e organizza un vero e proprio marketing interno di supporto, prima, dopo e durante il lancio della tua intranet.

Pronto a mantenere il ritmo e a tenere sempre alta l’attenzione dei tuoi utenti? Non abbiamo dubbi, sarà un successo!