Quando la tecnologia complica invece di aiutare

"Meglio abbondare che deficere", recita un antico detto latino. Spesso la saggezza popolare coglie nel segno, ma non sempre l’abbondanza è un vantaggio. In alcuni casi, infatti, la varietà eccessiva può trasformarsi in un ostacolo.

Questo è particolarmente vero per le aziende, dove la molteplicità di applicazioni e strumenti digitali rischia di complicare il lavoro anziché facilitarlo.

Troppe app, troppi tool, troppe finestre aperte: invece di aiutare, la tecnologia a volte complica il lavoro, e quando gli strumenti digitali non sono integrati, i dipendenti si ritrovano sommersi, distratti e meno produttivi.

Il risultato? Un sovraccarico operativo che rallenta e ruba energie alle persone e, giocoforza, impatta negativamente su velocità e efficienza dell’azienda.

Per questo, i manager più lungimiranti stanno puntando su piattaforme unificate, che semplificano la gestione dei dati e permettono ai team di lavorare con maggiore chiarezza ed efficacia.

Vediamo nel dettaglio i problemi causati da strumenti multipli e scollegati.

Il cambio di contesto crea confusione

Passare continuamente da un’app all’altra riduce la concentrazione, abbassa la produttività e aumenta lo stress. Ogni strumento ha la propria interfaccia e logica di utilizzo: un’azione familiare in un’app può diventare macchinosa in un’altra.

Il fenomeno del cambio di contesto (o context switching) si riferisce al passaggio frequente tra diverse attività o strumenti durante il lavoro, che può causare confusione e ridurre la produttività. Uno studio condotto da Qatalog e dall'Ellis Idea Lab della Cornell University ha rilevato che i dipendenti:

• Trascorrono in media 36 minuti al giorno passando da uno strumento o applicazione all'altro.
• Impiegano circa 9 minuti e mezzo per riorganizzarsi dopo ogni interruzione.
• Si sentono il 43% più stanchi.
• Sono meno produttivi del 45%.

Questi dati evidenziano come il cambio di contesto possa portare a una significativa perdita di efficienza e a un aumento dello stress tra i membri del team.

Quando i membri del team si distraggono o spostano frequentemente l'attenzione, le comunicazioni diventano frammentate e gli obiettivi comuni più difficili da raggiungere.

Strumenti sparsi, informazioni introvabili

Dove trovo il modulo aggiornato per le ferie? Dove segnalare un problema IT? Dove recuperare l’ultima versione del contratto standard? Quando le informazioni sono sparse tra strumenti diversi, i dipendenti perdono tempo e si sentono frustrati.

Spesso la scelta di un’app dipende da fattori tecnici o storici, ma per chi deve usarla ogni giorno queste logiche non sono evidenti. È vero che un’unica piattaforma non può coprire ogni esigenza aziendale, ma un punto di accesso centralizzato può fare la differenza.

Ecco perché in WorkTogether abbiamo creato la funzionalità “App & Link”, che organizza link interni e strumenti esterni in un’unica interfaccia, anche con accesso Single Sign-On, password management e una ricerca rapida per trovare subito ciò che serve.

Troppe informazioni, poca chiarezza

Quando tutto è accessibile a tutti senza distinzione, si genera un sovraccarico cognitivo: troppi documenti, processi inutili, link irrilevanti. Ad esempio, un dipendente potrebbe passare ore a cercare una policy aziendale aggiornata, sfogliando decine di versioni di file salvate in cartelle diverse, senza sapere quale sia l'ultima approvata. Il risultato? Confusione, perdita di tempo e difficoltà nel trovare ciò che davvero serve.

Il fenomeno del sovraccarico cognitivo, meglio conosciuto come information overload(ing), si verifica quando le persone sono esposte a un eccesso di informazioni o devono gestire troppe piattaforme digitali non integrate, rendendo difficile trovare le informazioni necessarie e causando confusione e riduzione della produttività.

Un esempio di questo fenomeno è descritto in Wikipedia, dove si evidenzia come la grande quantità di informazioni ottenibili tramite interfacce mal progettate o siti web scadenti possa inibire la capacità di selezionare e utilizzare efficacemente tali informazioni. Questo porta gli utenti a sentirsi sopraffatti, riducendo la loro capacità decisionale e la produttività complessiva.

La soluzione è nella profilazione dei contenuti, mettendo a disposizione strumenti e processi in base alle reali esigenze di persone e reparti.

Una comunicazione mirata, che filtri le informazioni in base alle reali esigenze di persone e unità organizzative può alleggerire e semplificare notevolmente il lavoro delle persone. Tutte le informazioni in WorkTogether sono profilabili e possono essere singolarmente distribuite, a singoli utenti, a gruppi di utenti o unità organizzative.

Shadow IT: quando gli strumenti sfuggono al controllo

Quando le persone non trovano facilmente ciò di cui hanno bisogno, finiscono per cercare scorciatoie. È così che nasce lo Shadow IT, l’uso di strumenti e applicazioni non ufficiali all’interno dell’azienda, senza l’approvazione del reparto IT.

Basti pensare a chi, non trovando un’area condivisa ben organizzata, inizia a salvare documenti su Google Drive personale. Oppure ai team che, per aggirare procedure macchinose, gestiscono progetti su Trello o Notion invece che sugli strumenti aziendali ufficiali. O ancora, ai colleghi che si scambiano file su WhatsApp perché la rete interna è troppo lenta o rigida.

Queste soluzioni possono sembrare pratiche nell’immediato, ma nel lungo termine creano problemi: dati aziendali sparsi su piattaforme non sicure, informazioni fuori controllo e una maggiore esposizione a rischi di sicurezza.

Un'unica piattaforma per lavorare meglio

Troppe app, troppe finestre aperte, informazioni disperse e strumenti fuori controllo: tutti questi problemi rallentano il lavoro, creano confusione e aumentano il rischio di errori. Un’intranet ben progettata può fare la differenza, diventando il punto di accesso centrale per processi, documenti e strumenti aziendali.

Le intranet WorkTogether sono pensate per risolvere proprio queste sfide. Grazie a moduli come “App & Link”, permettono di organizzare e integrare tutte le applicazioni aziendali in un unico spazio, con accesso Single Sign-On e una ricerca intuitiva. I documenti sono profilati, ovvero pubblicati, trovabili e visibili solo da parte delle persone interessate. In questo modo, i dipendenti trovano subito ciò che serve, senza perdere tempo tra piattaforme scollegate, informazioni non pertinenti, o rischiare di usare strumenti non ufficiali.

Meno confusione, più produttività e maggiore sicurezza: con un’unica piattaforma, le aziende possono garantire un’esperienza di lavoro più fluida, efficiente e coinvolgente per tutti.