Quanto puoi risparmiare con l'intranet? Un esempio pratico

Abbiamo già visto in un precedente post che i benefici derivanti dall’utilizzo di una piattaforma intranet sono di tre tipologie: riduzione dei costi diretti, risparmio in termini di tempo e quelli che abbiamo identificato come benefici intangibili, spesso i più importanti per la crescita dell’azienda ma i più difficili da valorizzare.

Soprattutto se vuoi proporre l’investimento ai tuoi superiori può essere utile stimare il risparmio tangibile.

Due processi organizzativi: il valore di adottarli in un’intranet

Lo vediamo analizzando un caso reale: cerchiamo di capire quanto conviene investire in una soluzione intranet per informatizzare due processi interni, piuttosto che continuare con il tradizionale modo di lavorare.

Il nostro caso reale è un’azienda con 400 dipendenti, e prendiamo come riferimento i seguenti processi organizzativi:

1) La consegna della busta paga: usare l’intranet invece di stamparla e consegnarla a mano.

2) Un modulo di autorizzazione compilato frequentemente dai dipendenti (circa 100 richieste al mese), che prevede un iter di valutazione da parte di due uffici centrali.

Partendo dal costo aziendale medio orario per un dipendente e dal costo del materiale di consumo, possiamo con semplici calcoli osservare quanto un’applicazione intranet possa incidere positivamente sui costi interni dell’azienda.

Per dare un valore anche al tempo risparmiato, devi condividere il seguente assunto: il tempo non sprecato in “burocrazia”, in attività ripetitive e meccaniche, in telefonate o e-mail inutili, può essere impiegato in attività a più alto valore aggiunto per il core business dell’azienda.

È più produttivo dedicare un’ora per produrre un’offerta, incontrare un cliente o aiutare un collega piuttosto che sprecare un’ora a compilare moduli, distribuire carta, cercare e-mail o documenti cartacei.

Il primo esempio pratico di risparmio organizzativo: la distribuzione delle buste paga

Nell’azienda sopracitata un addetto dell’Ufficio Personale è occupato, nel migliore dei casi, 5 giorni al mese per gestire, stampare, imbustare e consegnare le buste paga ai 400 dipendenti.

Il costo dell’attività si calcola moltiplicando il costo aziendale medio orario per le ore lavorative.

Ipotizzando 16 € all’ora di costo aziendale otteniamo il valore di questo processo: 7.680/anno (16 € * 8 h * 5 gg * 12 mesi). La soluzione intranet riduce il tempo di gestione a 1 giorno al mese, e riduce la carta almeno del 50%.

Di seguito è riportata una tabella con i risultati sintetici, su base annua:

Il secondo esempio: le richieste di autorizzazione

La richiesta di autorizzazione di cui parliamo comporta almeno un’ora di lavoro “burocratico” o più: il richiedente compila moduli cartacei o scrive la mail, telefona e scrive altre mail per sapere a che punto è la valutazione o sollecitarla, gli uffici centrali devono ordinare e tenere traccia delle richieste che si accumulano, scrivere altre mail, rispondere al telefono solo per dire che ci stanno lavorando. Sempre che tutto funzioni senza intoppi: se consideriamo gli inevitabili errori umani, le e-mail “perse” o anche le richieste incomplete che “tornano” al richiedente, il tempo può anche raddoppiare.

Una procedura sviluppata con dei form in intranet e un semplice workflow ha i seguenti vantaggi:

• velocizza la compilazione della richiesta, con campi guidati e obbligatori che riducono gli errori;
• consente di sapere a che punto è la richiesta senza dover fare solleciti e telefonate;
• aiuta il gestore che vede in un punto centrale l’elenco delle richieste da evadere e non perde tempo a ordinare e gestire centinaia di mail al mese;
• vengono gestite in automatico eventuali assenze smistando le richieste ad altri gestori.

Il tempo medio sprecato si riduce a 15 minuti per richiesta. Considerando 100 richieste al mese, si arriva a questi risultati.

A questo si aggiunge il risparmio di carta e i vantaggi di avere tutti i dati in formato elettronico e quindi immediatamente analizzabili.

L’investimento in un’intranet si ripaga in pochi mesi

Solo questi due processi portano a un risparmio economico di quasi 22.000€ (oltre il 70% dei costi tradizionali).

In tutte le aziende esistono molti processi extra gestionali (cioè non contemplati nei normali software di contabilità o di gestione del personale), che possono essere sviluppati in un’intranet, con un risparmio strutturale enorme.

Inoltre ti ricordiamo che:

• il tempo risparmiato e impiegato nel core business dell’azienda porterà altro reddito;
• le persone sono più motivate, produttive e collaborative se non svolgono compiti noiosi, ripetitivi e burocratici;
• i dati dei processi gestiti in intranet possono essere analizzati per individuarne i punti deboli e quindi migliorarli.