Il problem solving è più efficace nelle giuste forme di collaborazione

A “fare squadra” ci viene insegnato sin da piccoli: tra le mura domestiche, dove si vive con altre persone condividendo spazi, oggetti, affetti e regole. Poi è l’ambiente scolastico a introdurci al tema della collaborazione ed è proprio in questo contesto che si scopre che lavorare in gruppo non sempre è semplice.

La collaborazione oltre che a essere un modo di “fare” e un metodo di lavoro può rappresentare anche un obiettivo: incoraggiare le persone a dare il meglio di sé in gruppo è molto diverso dall’incentivarle al massimo risultato singolarmente.

Partiamo da una premessa: creare e coltivare un ambiente di lavoro collaborativo richiede tempo, fatica e flessibilità, che vengono però ampiamente ripagati dai risultati.

Approcciare i problemi in modalità condivisa ci porta ad apprezzare le soluzioni, ad applicarci con costanza e dedizione al raggiungimento degli obiettivi e a rafforzare il grado di fidelizzazione verso l’azienda.

Date queste premesse vale la pena scoprire quali idee e strumenti possono favorire e incoraggiare la collaborazione in azienda.

Risolvere problemi: da dove iniziare

“Più si è connessi, più si condivide e più si collabora”: è davvero così?

Noi crediamo di no. Al contrario, un surplus di informazioni può creare caos, confusione e difficoltà a stabilire delle priorità. Non basta quindi avere spazi liberi per dire la propria, è necessario che all’interno di questi spazi le idee vengano strutturate, ordinate e organizzate.

Le chat di gruppo e le videochiamate ad esempio sono strumenti di comunicazione immediati, ma che da soli bastano solo per raccogliere opinioni, non per rielaborarle.

Affrontare la risoluzione di un problema comporta:

• Conoscere e far conoscere il problema.
• Conoscere le competenze delle singole persone per coinvolgerle.
• Rendere poi note le strategie di soluzione affinché in futuro si possa attingere ad analisi pregresse a beneficio di tutti.

Questo processo di comunicazione non può essere frammentato e discontinuo, ma deve poter essere svolto in un ambiente ordinato dove la usabilità delle informazioni non trova ostacoli, sia tecnici che burocratici.

Le risorse infatti dovrebbero essere impegnate all’elaborazione delle idee, non in interminabili ricerche tra materiali disordinati.

Risolvere problemi insieme: come?

L’ambiente ideale per un problem solving collaborativo deve consentire di:

• Fornire documentazione visionabile classificata e individuabile in modo corretto dalle persone interessate.
• Gestire sezioni di F.A.Q. pertinenti, facilmente consultabili, aggiornabili.
• Mappare le conoscenze, le attitudini e le competenze del personale e renderle note a tutti.
• Favorire lo sviluppo di gruppi di conversazione tematici interattivi e consultabili anche nel tempo.
• Guidare le persone nella risoluzione del problema attraverso il tracciamento di attività per fasi, scadenze e check-list condivise con le persone coinvolte.
• Promuovere la qualità dei contributi e delle idee delle persone, attuando politiche di meritocrazia.

Le piattaforme intranet nell’epoca del Digital Workplace soddisfano tutte queste necessità, garantendo un agevole accesso alle informazioni e alla loro reperibilità nel tempo.

Il costante utilizzo della intranet, con conseguente arricchimento della documentazione e delle discussioni tematiche, crea un bagaglio inestimabile di conoscenza, sempre a portata di clic.

Risolvere problemi insieme: quando?

Se è vero che l’unione fa la forza la risposta più ovvia sarebbe: “sempre”!

Non tutti sono inclini al lavoro di gruppo, vuoi per questioni di abitudine, per attitudine personale o caratteriale. Ci sono però delle azioni che possono incoraggiare e favorire interazione collaborativa e maggior conoscenza delle persone.

Vediamo quali:

• Formarsi a vicenda: sta prendendo piede una pratica di presentazione/formazione che arriva direttamente dal Giappone, nota come “PechaKucha”. Si hanno a disposizione 20 slides da presentare in 20 secondi ciascuna. Queste brevi ma intense pillole formative danno la possibilità di far conoscere i propri interessi e competenze ai colleghi e data la brevità della presentazione, possono svolgersi al di fuori degli ambienti lavorativi, in contesti più informali ed essere il pretesto di aperitivi “formativi”.
  Unire l’utile al dilettevole non nuoce mai.
• Team buiding: si possono ritagliare momenti in cui far incontrare le persone tramite attività “ludiche”, come escape room, giochi di ruolo, dove si favorisce la conoscenza reciproca, il dialogo e la capacità di comunicare le proprie strategie. Può essere anche l’occasione per superare certi pregiudizi e vivere più serenamente il rapporto tra colleghi.
• Partecipazione a workshop: strutturare e comunicare le proprie idee per prendere decisioni di gruppo è uno dei migliori esercizi che un workshop può dare la possibilità di svolgere. A differenza delle due precedenti attività, solitamente i partecipanti di un workshop non si conoscono: rompere il ghiaccio esprimendosi con degli sconosciuti e cercare soluzioni condivise rafforza la propria autostima e l’ascolto senza pregiudizi, due componenti fondamentali della collaborazione.

Se vuoi rendere il tuo ambiente di lavoro digitale un ambiente di collaborazione nella risoluzione di problemi contattaci per una consulenza: saremo contenti di presentarti le nostre soluzioni!