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Un CRM dalla mattina alla sera

02/05/2022 Valentina Filippini
Un CRM dalla mattina alla sera

Succede che ciclicamente io e Massimiliano attraversiamo la fase "dobbiamo adottare un software CRM..." (il sistema Customer Relationship Management che aiuta le aziende a rimanere in contatto con i clienti): l'esigenza si fa sempre più forte perchè i nuovi contatti arrivano, i clienti sono molto attivi e i progetti all'orizzonte sono sempre più numerosi.

Cerchiamo e proviamo soluzioni CRM più o meno complesse… ma spesso non troviamo ciò che ci serve veramente e rimandiamo la scelta a periodi più tranquilli.

La verità è che la gestione della relazione con il cliente non è una mera scheda anagrafica, ma è un processo organizzativo che ogni azienda costruisce in base alle proprie esigenze e al proprio percorso di vendita.

In questi giorni, constatato che i periodi tranquilli sono un miraggio ormai, abbiamo preso una decisione diversa: affidarci allo strumento che da anni sostiene i processi delle nostre aziende, che ogni giorno proponiamo e sviluppiamo per migliorare l’efficienza operativa dei nostri clienti: Form WorkFlow!

Pronti…via! Si parte

Alle 9 del mattino disegnavo il flusso grafico del processo, alle 17 la sera inserivo il primo cliente e la prima trattativa nel nostro database: in autonomia, senza pesare sui nostri sviluppatori o acquistare un nuovo software.

Il nostro CRM prende vita poche ore dopo averlo concepito! Sapevamo che non sarebbe stato difficile, lo spiego sempre che non serve essere sviluppatori per creare processi con Form WorkFlow, ma la soddisfazione è stata notevole perché il risultato ottenuto non era “un” CRM, ma era “il” CRM su misura per noi!

Le fasi di creazione

Stavolta le specifiche di realizzazione non sarebbero arrivate dall’esterno, ma dovevano piuttosto mettere d’accordo i due attori maggiormente coinvolti: io e Massimiliano.
Il lavoro si è configurato in 5 fasi.

L’analisi del processo attuale

Per capire come strutturare il processo in forma digitale, abbiamo analizzato l’operatività fino a quel momento; l’idea però non era quella di replicarla, perché sappiamo che quando ci si affida alla manualità o più spesso all’abitudine, è possibile che le soluzioni non siano esattamente le migliori. 

Indicate su una colonna le criticità e sull’altra i punti forti dell’operatività attuale, abbiamo identificato i punti fermi e gli obiettivi desiderati che avremmo voluto trovare nel nostro CRM.

Siamo dunque passati alla fase successiva.

Definizione del nuovo processo

D’abitudine ho preso carta e matita e mentre iniziavo a disegnare rettangoli e frecce, mi sono resa conto che non avevo bisogno di questa manualità: Form WorkFlow possiede un editor grafico semplificato che consente tramite drag & drop di creare stati e passaggi. In pochissimo tempo ho trasferito l’idea del processo dandole vita nel nostro applicativo. Qualche errore di valutazione c’è stato, ma nessun problema, non mi è servita nemmeno la gomma, con un click ho sistemato!

Editor grafico del workflow

Disegnato il processo, con tutte le casistiche che l’esperienza ci aveva presentato sino a quel momento, ci siamo chiesti quali fossero le informazioni utili da inserire nel CRM e così ci siamo dedicati alla fase successiva.

Analisi delle informazioni 

Mentre ricercavo nelle e-mail i dati utili e ricorrenti dei contatti per coglierne una struttura idonea, mi sono resa conto del tempo speso ogni volta in queste indagini: scorri le e-mail, aprine dieci prima di trovare quella giusta, cerca il quaderno con gli appunti di una telefonata, integra le informazioni con quel file di Excel condiviso. 
Durante l’analisi ho realizzato quanto determinati dati fossero duplicati su più ambienti o in alcuni casi fossero disponibili solo per me e non per Massimiliano e viceversa

Con il nuovo CRM avremmo superato queste difficoltà!

Creazione dei campi della form

Individuati i contenuti, ero pronta per la creazione dei campi della form.

Tramite il sistema guidato fornito dall’applicativo, ho creato vari campi per gestire le anagrafiche e ho predisposto degli spazi per allegare eventuale documentazione rilevante, come ad esempio file di offerta, contratti ecc.

Per rendere interattive le schede dei contatti/clienti, ho creato uno stream di commenti (come quelli che utilizziamo sui social network) utilizzabili sia da me che da Massimiliano, comodi per tenere traccia di aggiornamenti rilevanti, come telefonate, solleciti, etc. Grazie a un campo data, il sistema ci avvisa quando abbiamo pianificato una nuova azione nei confronti del contatto, evitandoci dimenticanze e la creazione di promemoria sul cellulare, sui calendari del client di posta, post-it…

A questo punto il nostro CRM aveva preso vita, restava da testare con un caso reale.

Fase di testing

La fase di testing serve per valutare innanzitutto l’assenza di anomalie tecniche, ma in questo caso è stata utilissima per evidenziare qualche imprecisione nella fase di analisi

Una delle casistiche più frequenti che riscontriamo quando i nostri clienti testano il processo, è la consapevolezza di non aver considerato tutte le possibili casistiche: nessun problema! 

Tramite l’editor grafico è questione di pochi click e il processo può essere corretto, aggiungendo nuovi passaggi e modificando quelli esistenti.

Un CRM flessibile, preciso e su misura!

Sistemati e perfezionati alcuni dettagli, ecco pronto all’uso il nostro CRM, uno strumento flessibile e preciso per una gestione personalizzata dei contatti e dei clienti.

Esso può essere facilmente integrato con altri applicativi in uso in azienda, ad esempio può essere interfacciato con il software della fatturazione per associare dati contabili e informazioni sui pagamenti, piuttosto che creare attività e appuntamenti in intranet in concomitanza con le scadenze indicate nelle schede clienti.

Se stai pensando che noi siamo un po’ di parte, forse hai ragione, ma siamo pronti a scommettere che anche tu, come noi, puoi avere il CRM che hai sempre immaginato!

Come? 

Con il nostro software Form WorkFlow: dall’idea alla realizzazione in 8 ore!

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