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Velocizza i processi con una gestione dei documenti automatizzata

18/01/2022 Valentina Filippini
Velocizza i processi con una gestione dei documenti automatizzata
Stiamo diventando sempre più connessi, questa evoluzione, come sappiamo, ha subito una rapida accelerazione in questi ultimi due anni come risposta alla naturale esigenza di non interrompere le relazioni sociali ovviando alla distanza fisica imposta dalla pandemia.
 
Anche in ambito professionale si è rivelata di vitale importanza la possibilità di comunicare e svolgere processi tramite strumenti digitali: questa evoluzione, la cui spinta era già partita molto tempo prima, ha reso meno vulnerabili quelle aziende che avevano predisposto in qualche modo la digitalizzazione o l’inizio d’essa.
 
Una delle applicazioni della digitalizzazione che rappresenta un fattore di successo per le aziende è la gestione dei documenti automatizzata, che consente, tramite l’utilizzo di un software, di gestire un’ampia gamma di processi aziendali incentrati sui documenti, coinvolgendo persone, dati, documenti e transazioni.
 
La scelta di uno strumento simile è basilare per raggiungere l’efficienza aziendale: non basta infatti digitalizzare il processo per renderlo snello, servono soluzioni di qualità che possano soddisfare più esigenze all’interno dell’azienda
 
Vediamo insieme quali sono le caratteristiche ottimali di un software per la gestione dei processi documentali.

5 funzionalità che deve possedere un software per gestire al meglio i processi documentali

Il passaggio dalla manualità a una procedura automatizzata spesso provoca in alcuni fruitori dei processi una certa resistenza, legata forse alle tradizioni tramandate da generazioni di colleghi. 
 
È difficile smantellare certe convinzioni, ma esiste un modo certo e sicuro per farlo: garantire e dimostrare a tutte le parti coinvolte che l’innovazione semplifica davvero la quotidianità.
 
Come? 
 
Adottando un software di gestione documentale automatizzato che possieda queste 5 caratteristiche e funzionalità:
 
  • Integrato: per promuovere e incoraggiare l’utilizzo del software, dovresti inserirlo in un digital workplace già in uso per renderlo più facilmente usabile e intuitivo. Disperdere gli strumenti operativi non è mai buona cosa: una intranet aziendale è l’ambiente ideale per accogliere un software di gestione automatizzata dei documenti.
     
  • Sviluppabile secondo il principio low/no-code: si rende facilmente gestibile il software adottando soluzioni che non impongano agli utilizzatori conoscenze troppo tecniche. Progettare interfacce intuitive è il punto di partenza e il “must-have” per la scelta del software.
     
  • Personalizzabile: sono comode le soluzioni a pacchetto che ti consegnano processi chiusi e pronti all’uso. Ma sei sicuro che ciò che serve oggi, serva anche domani? Assicurati che lo strumento scelto sia flessibile e che consenta di intervenire per adattare e ritoccare il processo e ti consenta di creare nuovi flussi in autonomia, senza nessun vincolo.
     
  • Firma elettronica integrata: per alcuni processi va verificata l’identità dei soggetti: prediligi uno strumento che consenta l’apposizione della firma elettronica integrata. In questo modo i documenti trasferiti saranno in possesso di requisiti di sicurezza che potrai spendere anche al di fuori dell’azienda.
     
  • Generazione automatica di documenti: spesso il documento protagonista del processo deve essere creato in base agli input che subentrano nei vari passaggi. Esistono strumenti che sono in grado di costruire i documenti all’interno del processo, evitando così passaggi manuali e possibilità di errore. 

Quali vantaggi avrai con un software di gestione automatizzata dei documenti?

Eccoli:
 
  • Semplificazione: poter utilizzare uno strumento che automatizza i processi e che gestisca in autonomia i passaggi alle figure aziendali idonee semplifica la vita dei colleghi coinvolti, che possono liberarsi da file/carta e dalle decisioni relative all’indirizzamento dei compiti.
     
  • Meno errori: come conseguenza alla semplificazione dell’automazione, vien da sé che anche l’errore può essere prevenuto. Meno passaggi e solamente indirizzati a chi è veramente coinvolto riduce la produzione di documenti con refusi o errori di battitura.
     
  • Tempestività: niente passaggi di carta da una scrivania all’altra, niente scambi e viaggi di buste da una sede all’altra, niente e-mail: il documento arriva subito e alle persone giuste.
     
  • Garanzia di conformità: il percorso del documento e le sue autorizzazioni vengono tracciati dal software per monitorare il processo e garantirne la conformità.
     
  • Assenza di impedimenti spaziali: nessun rallentamento o interruzione del processo dovuti alla distanza delle persone, in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, gli attori coinvolti potranno operare sui documenti senza ostacoli.

WorkTogether: la soluzione che aspettavi

Abbiamo lavorato e lavoriamo tuttora a fianco di aziende che hanno cercato di ottimizzare il processo di distribuzione documentale: per questo motivo il nostro software BPM Form WorkFlow si è evoluto per integrarsi al meglio con il tool di gestione documenti, per supportare il ciclo di redazione e approvazione dei documenti della qualità piuttosto che di documentazione normativa e regolamenti.
 
La sinergia tra i due strumenti è in grado di consentire alle aziende di strutturare percorsi documentali personalizzati e di archiviare la documentazione gestita.
 
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