In intranet parliamo tutti la stessa lingua

Qual è la causa più frequente di frizioni nella vita quotidiana? L’incomprensione.

Il linguaggio fa parte dell’essere umano, lo aiuta a raccontarsi e a rapportarsi con i suoi simili: idee e linguaggio sono strettamente collegati fra loro e non possono esistere se non supportati in modo reciproco.

Nonostante tradizionali rigorosità di forma, il linguaggio è uno strumento di espressione di sé e delle proprie idee, infatti ciascuno tende ad attribuire alle parole un significato personalizzato che fa parte inevitabilmente delle proprie percezioni o esperienze. Ed è così che nei contesti più variegati, come quelli aziendali, possono sorgere alcuni conflitti.

Spesso l’utilizzo di un termine non adeguato da parte dei collaboratori può influire negativamente sui processi aziendali e di conseguenza sul raggiungimento degli obiettivi comuni. La testata giornalistica americana Harvard Business Review ha dedicato un interessante articolo a questa tematica, evidenziando le problematiche che possono sorgere dalle diverse interpretazioni del linguaggio aziendale.

Esiste un naturale processo di evoluzione dei termini che non dovrebbe essere percepito in modo negativo dalle persone all’interno dell’azienda, infatti, il cambiamento generazionale, i nuovi mercati, le nuove tecnologie e nuovi obiettivi possono portare all’adozione di nuove espressioni o alla modifica di significato dei termini consolidati.

La sfida: accettare e far propri nuovi linguaggi

Uno degli ostacoli più difficili da superare è l’accettazione di nuovi linguaggi: spesso si adotta come attenuante la difficoltà di adattare i gestionali (o altri strumenti informatici) a recepire i nuovi termini, e per inerzia o pigrizia non si fa nulla, accomodandosi su questi limiti.

Le tecnologie, al contrario, devono supportare il cambiamento: una intranet, ad esempio, ha tutte le caratteristiche per farlo, vediamo come!

Quando il cambiamento bussa, intranet apre!

Comunicare non dovrebbe essere difficile, bensì la cosa più naturale possibile. Educare l’utente a un linguaggio comune in azienda è un processo che si costruisce giorno dopo giorno, grazie alla diffusione della cultura aziendale. Il patrimonio dei valori e delle idee si esprime in prima battuta con le parole e di conseguenza prende vita con azioni e processi.

Condividere, dibattere e adottare lo stesso linguaggio aiuta le persone a:

• Comprendere in modo più chiaro le direttive aziendali da seguire;
• Comunicare in modo più agevole gli obiettivi, le soluzioni e le idee;
• Creare processi lineari e comprensibili;
• Evitare malintesi.

Se il metodo più scolastico ed elementare è quello di mettere a disposizione dei dipendenti un glossario all’interno dell’intranet, le teorie sull’architettura informativa ci fanno conoscere strumenti più persuasivi e naturali per l’introduzione di nuovi linguaggi:

• Gruppi di discussione: la nascita di nuove idee e soluzioni porta alla nascita di nuova terminologia, a volte più mirata e calzante di quella preesistente. Nei gruppi di discussione è possibile discuterne per definire i termini più adatti. 
• TAG: dopo aver individuato e accettato la nuova terminologia è utile applicarla come TAG (leggi qui per saperne di più sui TAG) ai contenuti della intranet. L’accessibilità quotidiana all’informazione e l’associazione delle informazioni ai nuovi termini, abituerà le persone all’uso di un linguaggio comune, conosciuto e condiviso.
• Form WorkFlow: grazie a processi guidati di inserimento delle richieste con campi nominati in modo univoco per tutti, non si correrà il rischio di confondere termini e significati del linguaggio più tecnico.

La conoscenza va coltivata ogni giorno e l’intranet è l’ambiente in cui ciò può accadere ed evolvere nel modo più naturale possibile in un linguaggio facile e condiviso.

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