Una intranet aziendale è un sito web interno all'azienda, un sistema di comunicazione accessibile solo al personale aziendale (impiegati, collaboratori, dirigenti: tutti coloro che lavorano all’interno dell’azienda).
Le prime intranet sono nate negli anni ’90 come semplici strumenti di pubblicazione di notizie e documenti. Con il passare degli anni, questi sistemi di comunicazione hanno cominciato a fornire servizi sempre più complessi.
Oggi le intranet consentono di collaborare, gestire attività, semplificare i processi organizzativi. Se utilizzate in modo corretto sono un ottimo strumento per sviluppare la cultura aziendale.
Se in origine le intranet erano collocate soltanto all'interno della rete aziendale (quindi non accessibili dall'esterno), ora le intranet sono accessibili al personale dell’azienda anche via internet.
Una intranet è il web aziendale, il sito virtuale dove business e comunicazione si sviluppano; condivide le medesime tecnologie di internet con due differenze fondamentali, proprietà e modalità di accesso.
Tyson Greer, 1998, in "Understanding Intranets"
Le aziende possono avere intranet molto diverse tra loro: dipende dagli obiettivi, dalle funzionalità, dalla tecnologia e dai legami con altri sistemi aziendali in essere.
Una intranet ti fa risparmiare, ti evita problemi di comunicazione interna e rende più flessibile la tua azienda, consentendo alle persone di lavorare meglio.
Riduce il lavoro inutile del tuo personale, di conseguenza circoscrive gli sprechi e libera risorse. È di fatto possibile calcolare l'impatto economico di ogni singola funzionalità intranet (e quindi il famoso "ritorno dell'investimento"); nei prossimi post vedremo come quantificarlo.
Nella nostra esperienza, abbiamo riscontrato che l'intranet diventa presto indispensabile: rafforza la capacità di controllo sull'intera attività, diventa uno strumento di ristrutturazione organizzativa, facilita i cambiamenti e rende tutti i processi aziendali più flessibili.
Talvolta chi ha potere decisionale non sempre riesce a comprendere con accuratezza la redditività complessiva di un progetto intranet: lo può invece percepire come un costo aggiuntivo o come un’iniziativa poco redditizia dell’ufficio informatico.
Una proposta intranet nasce sempre da esigenze organizzative e/o di comunicazione: diminuire la burocrazia interna, essere uno strumento di supporto al “marketing interno” oppure, come spiegato in questo interessante articolo, risolvere necessità del dipartimento delle risorse umane (HR).
Lo “scoglio” del ROI si manifesta anche quando vuoi rinnovare una intranet esistente o vuoi aggiungere funzionalità. Per calcolare il ritorno sull’investimento occorre riuscire a definire esattamente i benefici e attribuire loro un valore economico. Vediamo come.
Molte aziende usano moduli cartacei per gestire molte operazioni: la richiesta di cancelleria, la compilazione dei rimborsi spese o la raccolta di dati anagrafici di un cliente. La riduzione di carta, dell’uso delle stampanti e quindi dei materiali consumabili è uno dei primi benefici di un’intranet, ed è un vantaggio facilmente quantificabile.
Oltre a far risparmiare carta e ridurre il numero di telefonate informatizzare i processi organizzativi fa risparmiare tempo, altrimenti sprecato in attività ripetitive che non danno alla tua azienda un valore aggiunto.
Anche solo la documentazione centralizzata, o una sezione di domande frequenti, riduce drasticamente il tempo di ricerca delle informazioni da parte degli utenti (oltre che sgravare di telefonate ed email lo staff degli uffici).
In questo articolo ti spieghiamo come la tua intranet può supportare gli utenti nel risolvere piccoli e grandi problemi operativi che si presentano quotidianamente e che possono essere superati adottando soluzioni moderne, come ad esempio i chatbot, che possono intervenire per facilitare il lavoro delle persone.
Il valore da misurare, in questi casi, è il tempo, le ore complessivamente risparmiate che diventano un valore economico tangibile se moltiplicate per il costo orario medio del personale.
Tra i benefici non immediatamente quantificabili vi è la riduzione delle e-mail perché l’intranet diventa il punto di accesso e smistamento delle richieste fra un ufficio e l’altro e veicolo di contenuti informativi tradizionalmente inviati nelle caselle di posta. Meno mail significa più ordine, più efficienza, meno spazio occupato dalla posta sui server.
Grazie all’intranet il tempo di svolgimento delle attività si abbassa (perché si riduce il lavoro manuale) e questo si traduce in un altro beneficio intangibile: la riduzione del time-to-market e la conseguente possibilità di erogare un servizio più veloce al cliente.
Un ultimo beneficio che spesso si sottovaluta è “il potere dei dati”: se un determinato processo organizzativo (ad esempio la richiesta di acquisto o qualsiasi richiesta autorizzativa) è effettuato con l’intranet, sarai in grado di accedere ai dati dello storico, analizzarli, individuare l’andamento e trarne informazioni utili per migliorare l’organizzazione interna (o per correggere i comportamenti errati degli utenti).
In tutte le aziende esistono molti processi extra gestionali (cioè non contemplati nei normali software di contabilità o di gestione del personale), che possono essere sviluppati in un’intranet, con un risparmio strutturale enorme.
Ricorda che:
Uno dei rischi più frequenti nei piccoli ambienti di lavoro è che le informazioni siano reperibili solamente parlando con le persone che le posseggono. In una intranet invece è possibile archiviare documentazione aziendale, manuali, regolamenti, processi e metterli a disposizione dei colleghi. Quando un documento è utilizzato frequentemente, diventano altrettanto frequenti i riscontri relativi a migliorie e aggiornamenti. E la collaborazione diventa fondamentale per la qualità delle informazioni!
La telefonata, il fogliettino lasciato sulla scrivania, il post-it o la richiesta fatta di persona sono i canali preferenziali utilizzati nelle piccole aziende: questo crea una relazione diretta tra le persone ma non sempre ha impatti positivi sull’operatività nel lungo periodo.
Anche per processi semplici è importante formalizzare un iter strutturato, dove l’inserimento delle richieste è guidato e la loro gestione è monitorabile. Ciò consente di dare una priorità agli interventi e risposte più rapide ai colleghi, con un risparmio di tempo che nel lungo periodo risulta vantaggioso.
La suddivisione delle mansioni nelle piccole realtà aziendali avviene in maniera quasi naturale e ciascuno sa a chi rivolgersi per trovare le giuste informazioni.
I cosiddetti “process owners” sono fonti di conoscenza diretta, ma è fondamentale che le informazioni siano rese disponibili in modo permanente. La distribuzione dell’aggiornamento dei contenuti in intranet responsabilizza e coinvolge le persone, aumentando notevolmente la qualità delle informazioni e l’ambiente digitale in cui risiedono.
Il coinvolgimento di tutte le tipologie di utenti in azienda è fondamentale, soprattutto quelle categorie di persone in azienda che lavorano a stretto contatto con i clienti o all’interno delle linee produttive: perché è importante coinvolgere il personale in prima linea? In questo articolo troverai la risposta e ti spiegheremo come fare!
La pianificazione è un elemento essenziale indipendente dalle dimensioni aziendali, perché consente di ottimizzare al meglio le risorse (che siano 10 o 1000, poco cambia) e di essere sempre al corrente sui progetti e sulle attività.
La visione di insieme è fondamentale soprattutto per le figure manageriali che spesso nella piccola azienda si relazionano direttamente con i collaboratori: questo prezioso e irrinunciabile confronto acquisisce ancora più valore se viene condiviso e monitorato tramite strumenti di pianificazione in intranet.
Come per le piccole aziende, anche nel caso di una grande azienda la intranet porta notevoli benefici: riduzione dei costi diretti, risparmio in termini di tempo e anche numerosi benefici intangibili, spesso i più importanti per la crescita dell’azienda ma i più difficili da valorizzare.
Partendo dal costo aziendale medio orario per un dipendente e dal costo del materiale di consumo, possiamo osservare quanto un’applicazione intranet possa incidere positivamente sui costi interni dell’azienda. Per dare un valore anche al tempo risparmiato, devi condividere il seguente assunto:
“Il tempo non sprecato in “burocrazia”, in attività ripetitive e meccaniche, in telefonate o e-mail inutili, può essere impiegato in attività a più alto valore aggiunto per il core business dell’azienda.”
È più produttivo dedicare un’ora per produrre un’offerta, incontrare un cliente o aiutare un collega piuttosto che sprecare un’ora a compilare moduli, distribuire carta, cercare e-mail o documenti cartacei
Un addetto dell’Ufficio Personale è occupato, nel migliore dei casi, 5 giorni al mese per gestire, stampare, imbustare e consegnare le buste paga ai 400 dipendenti.
Il costo dell’attività si calcola moltiplicando il costo aziendale medio orario per le ore lavorative. Ipotizzando 16 € all’ora di costo aziendale otteniamo il valore di questo processo: 7.680/anno (16 € * 8 h * 5 gg * 12 mesi). La soluzione intranet riduce il tempo di gestione a 1 giorno al mese, e riduce la carta almeno del 50%.
Di seguito è riportata una tabella con i risultati sintetici, su base annua:
| Gestione "classica" | Gestione Intranet | Differenza = Risparmio | |
|---|---|---|---|
| Costo dipendente | € 7.680 | € 1.536 | € 6.144 |
| Costo carta / buste | € 2.782 | € 1.391 | € 1.391 |
La richiesta di autorizzazione di cui parliamo comporta un’ora di lavoro “burocratico” o più: il richiedente compila moduli cartacei o scrive la mail, telefona e scrive altre mail per sapere a che punto è la valutazione, gli uffici devono ordinare e tenere traccia delle richieste che si accumulano, scrivere altre mail, rispondere al telefono. Se consideriamo gli inevitabili errori umani, le e-mail “perse” o anche le richieste incomplete che “tornano” al richiedente, il tempo può anche raddoppiare.
Una procedura sviluppata con dei form in intranet e un semplice workflow ha i seguenti vantaggi:
Il tempo medio sprecato si riduce a 15 minuti per richiesta. Considerando 100 richieste al mese, si arriva a questi risultati:
| Gestione "classica" | Gestione Intranet | Risparmio |
|---|---|---|
| € 19.200 | € 4.800 | € 14.400 |
A questo si aggiunge il risparmio di carta e i vantaggi di avere tutti i dati in formato elettronico e quindi immediatamente analizzabili.
L’investimento in un’intranet si ripaga in pochi mesi: solo questi due processi portano a un risparmio economico di quasi 22.000€ all’anno (oltre il 70% dei costi tradizionali).
Sempre più banche sentono l’esigenza di gestire in modo mirato le informazioni e processi di gestione al loro interno. Se vuoi sapere come si muovono le principali banche, leggi il nostro articolo “Intranet bancaria: come si muovono le principali banche?”. Puoi chiederci una consulenza gratuita, possiamo mostrarti dei casi di studio di intranet bancarie, contattaci ora!
Una Extranet è la soluzione che fa per te! Crea aree riservate sul tuo sito internet e rendile accessibili solo ai tuoi clienti e fornitori: sei curioso di sapere come si fa? Leggi questo articolo e scopri come WorkTogether può aiutarti a migliorare la comunicazione con i tuoi clienti e fornitori!
Con lo smart working, i dipendenti gradiscono la possibilità di lavorare con tempi e in luoghi diversi dagli uffici aziendali e le imprese realizzano che, nonostante il cambiamento, le persone esprimono al massimo le proprie potenzialità e raggiungono obiettivi e risultati al di là delle aspettative.
Il work-life balance indica la suddivisione equilibrata del tempo tra lavoro e vita personale, non necessariamente bilanciato 50/50, ma l'equilibrio ideale varia in base alle esigenze individuali. Questo equilibrio è fondamentale per prevenire stress e esaurimento, promuovendo la produttività e il benessere dei dipendenti. Un efficace work-life balance influisce positivamente sulla soddisfazione e la ritenzione dei dipendenti. Nel contesto moderno, la tecnologia spesso complica l'equilibrio, tuttavia, soluzioni come l'intranet aziendale possono facilitare la gestione del tempo, permettendo una maggiore flessibilità e un'efficiente organizzazione del lavoro. L'intranet aiuta a stabilire confini tra lavoro e vita personale, contribuendo al mantenimento del work-life balance.
L’intranet è il punto di partenza per uno smart working efficace, perché permette di collaborare a distanza, senza vincoli di spazio e tempo. Parliamo dunque di collaborazione asincrona.
Nella collaborazione asincrona durante lo smart working, dove le persone non possono trovarsi faccia a faccia sedute a un tavolo nello stesso momento, è fondamentale adottare strumenti che supportino l’espressione delle idee all’interno del contesto in cui possono crescere e svilupparsi: ambienti in cui il pensiero che viene elaborato dall’individuo possa essere rielaborato da una o più persone per essere ampliato, perfezionato, riformulato, in un qualsiasi momento.
Dopo aver plasmato l’idea, essa deve poi concretizzarsi all’interno di un processo in cui la suddivisione delle mansioni può essere automatizzata, affinché non sia necessaria la presenza fisica per potersi dividere o passare le attività.
È noto: la qualità della vita lavorativa influisce sull’andamento e sulla resa operativa dei dipendenti.
Per questo motivo diventa fondamentale conoscere in modo approfondito l’ambiente e le sensazioni sul posto di lavoro e misurare il grado di soddisfazione delle persone: questo è ancora più vero nel caso dello smart working, dove vengono a mancare le classiche relazioni “fisiche” del posto di lavoro: le conversazioni al caffè, la battuta con il collega della scrivania accanto, ecc.
Esiste il rischio di sentirsi isolati e di conseguenza meno coinvolti.
Uno degli errori più frequenti in cui si incorre è quello di fermarsi alla percezione d’insieme, magari da punti di vista lontani, dove la sensazione è quella che vada tutto bene. Situazioni in cui in modo spontaneo non emergono criticità o lamentele, ma che in realtà non sono sempre sinonimi di scenari rosei e idilliaci: spesso il disagio che un essere umano matura non ha la forza di manifestarsi e, quando lo fa, è già irrecuperabile.
Uno dei bisogni più forti e primordiali degli individui è quello di ricevere attenzione, in modo da sentirsi parte di un insieme, in cui il proprio ruolo e punto di vista contano: raccogliere l’opinione e sondare la qualità dell’esperienza aziendale dei propri dipendenti rappresenta quindi un’opportunità da cogliere con decisione.
Le nostre intranet WorkTogether hanno da sempre come obiettivo le persone e possono integrare moduli di sondaggi semplici e complessi per aiutarti ad analizzare la soddisfazione interna.
In un nostro articolo avevamo parlato dei questionari da sottoporre in ambiente intranet: si trattava di uno scopo diverso, ma il canale può essere lo stesso.
Un sondaggio rappresenta il modo più diretto e pratico per raccogliere riscontri, confrontarli e categorizzarli, se necessario.
A differenza di un questionario volontario da sottoporre ai clienti di “customer satisfaction”, per i questionari interni la partecipazione potrebbe essere altamente consigliata in modo da favorire un’interazione rapida, chiara e snella, senza sprechi di risorse.
Un ulteriore strumento di coinvolgimento in ambiente di lavoro digitale è la gamification.
La gamification è un linguaggio che accomuna l’umanità senza limiti anagrafici e mette a proprio agio le persone: in questo articolo ti parliamo di alcuni esempi pratici, come ad esempio le ricompense virtuali, che possono essere attuati nella tua intranet.
Per creare un'intranet aziendale (o rinnovarla) sono necessarie competenze diverse.
L’Intranet non è un prodotto preconfezionato, ma un sistema costruito su misura del cliente, in evoluzione costante, che si avvale del contributo di tutti. Si parte dagli obiettivi, dai problemi da risolvere, dalle esigenze degli utenti, e solo successivamente si valutano agli aspetti tecnici.
Semplificando eccessivamente la fase di progettazione rischi di fare qualcosa che non si adatta alla tua organizzazione, e che rischia di non essere usato. Per questo ti consigliamo di rivolgerti ad esperti del settore: noi possiamo aiutarti a ottenere il massimo dalla tua intranet.
Grazie alla nostra esperienza maturata in oltre 15 anni siamo in grado di affiancarti in tutte le fasi del progetto: dall'analisi partecipata per l'identificazione di obiettivi e priorità fino alla progettazione tramite prototipi grafici oltre che alla realizzazione effettiva dell’ambiente.
Sei curioso di sapere come nasce un’interfaccia intranet?
Te lo raccontiamo in questo articolo!
In questo secondo articolo ti spieghiamo anche come creare una Home Page perfetta, perché essere in intranet significa vivere un’esperienza su misura che si affianca alle azioni quotidiane e alle intuizioni lavorative.
Quando invece l’intranet è già in funzione, è comunque necessario un’attività per mantenerla viva, aggiornata e utile. In questo articolo ti consigliamo non una, ma ben cinque mosse vincenti per rendere coinvolgente la tua intranet!
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