5 utili suggerimenti per sviluppare il knowledge management aziendale

Qualsiasi azienda "vive" di informazioni: le informazioni sono create, modificate, condivise, utilizzate. Le informazioni sono il capitale intellettuale dell'organizzazione.

Il loro valore si esprime quando sono rintracciabili e utilizzabili per le attività e i progetti futuri. Ma informazioni che non si trovano non servono a nulla e non valgono nulla.

La conoscenza in azienda è spesso non formalizzata, ma risiede "tacitamente" nelle persone: questo la rende volatile e se ne rischia la perdita.

Quante volte non hai trovato la guida che ti serviva, o hai dovuto risolvere problemi già affrontati in passato da altri colleghi, ma non ne eri a conoscenza? Quante volte hai preso decisioni errate basate su informazioni insufficienti o non aggiornate?

Troppo spesso le esperienze non vengono capitalizzate, gli errori vengono ripetuti, le best practice non vengono fatte circolare.

Numerose ricerche (a titolo di esempio, un report di IDC) dimostrano che il costo di non trovare le informazioni è altissimo: tempo sprecato per cercarle, tempo sprecato per ricostruire le informazioni non trovate, meno tempo da dedicare a portare fatturato.

Coloro che non ricordano il passato sono condannati a ripeterlo

Santayana

Cos'è il knowledge management?

Con "knowledge management" (italianizzato "gestione della conoscenza") si fa riferimento all'insieme dei metodi e dei processi che consentono di gestire e governare le informazioni, dalla creazione alla diffusione, dalla conservazione alla condivisione. Non è un concetto moderno, ma nasce dall'antichità: le biblioteche ne sono un esempio!

Questa disciplina dovrebbe gestire sia la conoscenza esplicita (cioè quella documentata), che quella "implicita" (cioè quella che risiede nelle persone).

Gestire la conoscenza non vuole dire preferire un software ad un contatto personale o viceversa, né vuol dire che conta solo la pratica, ma che dobbiamo essere in grado di gestire tutti gli aspetti: il pratico e il teorico, il formale e l’informale, il tecnologico e l’umanistico, la conoscenza interna all’azienda (non solo delle diverse aree a compartimenti stagni, ma anche interfunzionale) e quella che arriva dall’esterno, in primis dai clienti.

Tratto da un articolo di Mauro Brunello

Le barriere che ostacolano il knowledge management

La tecnologia sembra venire in aiuto della gestione della conoscenza, ma in realtà introduce alcuni problemi:

• Dati sparsi, dai dischi dei server locali o dei pc, ai servizi in cloud.
• Programmi difficili da utilizzare.
• Approccio basato sul documento, che rischia di concentrarsi sulla conoscenza esplicita e non su quella tacita.

La barriera più difficile da superare è però culturale, perché dipende dalla natura umana:

• Le persone dedicano molto tempo a sviluppare le proprie conoscenze, cercando di differenziarsi all'interno dell'organizzazione. Condividere le conoscenze è a volte percepito come un indebolimento personale.
• Se per documentare la conoscenza le persone devono cambiare il loro modo di lavorare, il costo di formazione è alto e la motivazione delle persone a partecipare è tendenzialmente bassa.

Cosa puoi fare in intranet per il knowledge management?

I grandi vantaggi di una intranet moderna sono:

• La centralizzazione: tutto il tuo lavoro, le informazioni, le conversazioni e i documenti sono in un unico contenitore. Se l'intranet ha un buon motore di ricerca, puoi trovare facilmente le informazioni presenti e puoi anche condividerle col tuo team.
• L'interfaccia web famigliare che riduce i tempi di apprendimento.

Ecco 5 suggerimenti utili per ottenere un buon knowledge management grazie all'intranet.

1 - Metti in collegamento le persone

Una "social intranet" consente la creazione di un profilo utente personalizzato, in cui pubblicare esperienze, competenze, corsi effettuati. La rubrica aziendale diventa strumento per trovare le conoscenze "tacite", cioè il collega che può aiutarti.

2 - Identifica e valorizza gli esperti che hai in azienda

Se un collaboratore è riconosciuto dall'azienda come esperto di un particolare argomento, è più propenso a condividere e formalizzare le sue conoscenze (anche cambiando un po' il proprio modo di lavorare). L'intranet è un ottimo canale di comunicazione per valorizzare le persone con le competenze, e consente una semplice gestione dei contenuti.

3 - Fa in modo che tutti documentino i problemi mentre li risolvono

E' più semplice, e non stravolge la routine lavorativa, documentare la soluzione a un problema quando ci stai lavorando. Col passare del tempo crei la tua base di conoscenza, senza traumi.

4 - Fai emergere la conoscenza tacita con strumenti social e di collaborazione

Gruppi di conversazione, note condivise o project management collaborativo possono fare emergere e mettere "nero su bianco" la conoscenza nascosta.

5 - Classifica e "tagga" i contenuti

La ricerca dei contenuti è più semplice se sono organizzati in modo semplice, coerentemente con il modo di lavorare dell'azienda. Taggare i contenuti con i termini più usati relativi agli argomenti trattati facilita la ricerca agli utenti, soprattutto per i documenti che non possono essere indicizzati dal motore di ricerca.

Knowledge management efficace significa capacità di competere

Il successo di qualsiasi organizzazione sul mercato globale è oggi basato fortemente sul management strategico della conoscenza. L’impiego efficace delle conoscenze interne ed esterne dell’organizzazione consente di incidere concretamente sulla catena del valore e sull’innovazione.