Cambiamenti in vista? È tempo di redesign!

La tua intranet inizia a mostrare qualche segno del tempo? Se pensi che i suoi meccanismi inizino a essere poco moderni e funzionali, allora significa che è arrivato il momento di rinnovarla!
Spesso bastano alcuni piccoli accorgimenti, ma a volte è necessaria una profonda revisione della struttura, soprattutto se in azienda sono intervenuti cambiamenti significativi o sono emersi nuovi obiettivi per la comunicazione interna.
Se pensi che la tua intranet possa dare di più a te e alla tua azienda, ecco alcuni consigli guidati per iniziare a intraprendere un processo di revisione e rinnovamento profondo dei contenuti!

Dall’esigenza al progetto: i primi segni del tempo

L’esigenza di rinnovare la intranet viene manifestata di solito da chi la usa abitualmente, ma questa necessità può arrivare anche dai nuovi utenti che, meno influenzati dall’abitudine, sono più propensi a notare alcune criticità nell’ambiente in uso, come la difficoltà nel trovare contenuti o nel reperimento di informazioni obsolete, incomplete e mancanti. 
Quando gli utenti non ritengono più l’ambiente funzionale, significa che è arrivato il momento di ripensare a una ristrutturazione della intranet.

Da dove iniziare? Ecco i 5 passi fondamentali!

Passo 1 – Definisci un team

Come per la progettazione di una nuova intranet, anche per il suo redesign è necessario costituire un gruppo di lavoro interno all’azienda con l’obiettivo di definire le fasi del percorso e la suddivisione dei compiti. È importante coinvolgere anche il personale dell’IT, in modo da valutare la reale fattibilità di alcune scelte concrete.

Passo 2 - Individua gli obiettivi e formalizzali in un progetto

Bisogna aver presente il punto di arrivo per poterlo condividere all’interno dell’organizzazione con i vari referenti di sviluppo e con coloro che hanno potere decisionale per affrontare investimenti di spesa. Il modo migliore per ottenere una visione d’insieme è quello di sondare le esigenze di coloro che ricoprono diversi ruoli aziendali: è sorprendente vedere come da punti di vista diversi si ottengano percezioni diametralmente opposte! Soltanto con un piano di priorità condiviso da tutti si potrà procedere con convinzione verso la scelta più idonea della strategia.

Passo 3 – Coinvolgi i dirigenti e i responsabili

La buona riuscita del progetto di redesign della intranet e del suo accoglimento da parte dell’azienda ha un maggior impatto se i dirigenti e le figure di spicco si costituiscono come ambassador. A tal proposito, dai un’occhiata all’articolo che abbiamo pubblicato su come invogliare i tuoi boss ad adottare una intranet, troverai spunti utilissimi.

Passo 4 – Stabilisci la governance

La tua intranet ha bisogno di essere curata da una pluralità di soggetti. Suddividere i compiti e stabilire le priorità può aiutare a supportarsi a vicenda e ad avere un processo di aggiornamento dei contenuti più fluido, costante e di qualità superiore. Esistono diversi modi per stabilire una governance in intranet: lo abbiamo spiegato in questo articolo, seguito da questo ulteriore approfondimento.

Passo 5 – Non temere il cambiamento

Spesso è più difficile metter mano a un ambiente già in uso piuttosto che ricostruirne uno da zero. Ci sono infatti alcuni fattori che rendono più complesso agire sull’esistente, primo fra tutti è la convinzione da parte di molti che “se si è sempre fatto così è perché va bene così”: cambiare questa apparente logica spesso perdente è una sfida, e per farlo, è necessario armarsi di pazienza e un pizzico di audacia. Il supporto del tuo intranet team, la condivisione di obiettivi e strategie e il benestare del top management saranno preziosi alleati in questa fase di cambiamento.

Dall’idea allo sviluppo: affidati a professionisti

Quando le idee sono state condivise e il progetto è stato approvato, arriva il momento di assemblare il tutto e di realizzare quanto desiderato: puoi mantenere la stessa piattaforma già in uso (e in tal caso dovrai coinvolgere gli sviluppatori che hanno realizzato la tua intranet e implementare le novità sullo stesso ambiente) oppure puoi scegliere un nuovo fornitore che ti seguirà nel progetto di restyling consigliandoti altri software presenti sul mercato.
Noi di WorkTogether siamo esperti di redesign e possiamo affiancarti dal momento in cui nasce l’esigenza di rinnovare l’ambiente intranet organizzando un discovery workshop pensato su misura per la tua azienda: dovrai solo coinvolgere un gruppo di colleghi partecipanti e al resto penseremo noi.

Vuoi vedere come abbiamo aiutato i nostri clienti a rinnovare i loro ambienti? Scarica i nostri casi di studio!

Se hai bisogno di un supporto o di una consulenza per iniziare un progetto di redesign su una intranet già esistente, noi possiamo aiutarti, non devi fare altro che cliccare qui sotto: saremo a tua disposizione nel più breve tempo possibile e con le competenze giuste!