Il dipartimento Risorse Umane fa il salto di qualità grazie all'intranet

Intranet ben costruite possono cambiare i processi aziendali, aumentare il coinvolgimento e l’impegno dei collaboratori, migliorarne la produttività.  

Alcuni uffici, più degli altri, beneficiano dei grandi vantaggi delle intranet: uno di questi è il dipartimento risorse umane (o ufficio personale). Vediamo come.

Agevolare richieste di ferie e permessi o rimborsi spese

Quanto tempo e risorse l’ufficio personale impiega per svolgere attività ripetitive e quasi meccaniche? 

Se stai gestendo le richieste di ferie e permessi, o i rimborsi spese tramite moduli cartacei o e-mail, puoi ottenere fin da subito grandi miglioramenti. Una buona intranet infatti è dotata di moduli dedicati online per la gestione di queste pratiche: semplificano l’inserimento dei dati da parte degli utenti preposti e velocizzano l’iter di autorizzazione. 

A fine mese avrai in automatico i prospetti da consegnare a chi fa le paghe senza errori e senza perdere tempo in riepiloghi manuali.

Distribuire buste paga o documenti personali

La distribuzione mensile delle buste paga può essere un compito dispendioso e costoso, soprattutto quando i dipendenti sono numerosi. L’intranet automatizza l’intero processo grazie a utility che rendono possibile il caricamento dei documenti e che avvisano i dipendenti quando il cedolino è disponibile e al sicuro nella propria area riservata.

Raccogliere i feedback

L’intranet permette all’ufficio personale di raccogliere osservazioni o feedback tramite molti mezzi: questionari di soddisfazione, sondaggi o commenti agli articoli. Se pubblichi una informazione per i dipendenti e li inviti a inserire i loro commenti puoi avere i riscontri che ti servono in modo rapido e in modo altrettanto rapido rispondere alle loro necessità.

Pubblicare le competenze dei dipendenti sui profili 

Tramite la intranet l’ufficio personale può arricchire di informazioni il profilo di ogni collaboratore. Le competenze, i corsi di formazione, le specializzazioni: sono le chiavi di ricerca che consentono di trovare con più facilità colleghi esperti a cui chiedere aiuto per gestire problematiche particolari o per poter rispondere in modo più rapido ai clienti.

Gestire l’iter di selezione del personale

Un form con un workflow di approvazione è un’ottima soluzione per gestire e documentare in un unico punto tutte le fasi di valutazione di un candidato.

Redigere report di valutazione

Molte aziende chiedono ai propri dipendenti di compilare report periodici per monitorare prestazioni o risultati. Questa attività può essere semplificata grazie ai form delle intranet: per l’utente è più veloce, per l’ufficio HR è molto più semplice elaborare i dati raccolti.

Predisporre Welcome Kit

Nelle migliori intranet esiste un’area dedicata ai neo-assunti in cui pubblicare il regolamento interno, gli orari lavorativi, indicare le persone chiave a cui rivolgersi quando non si conosce ancora in modo completo l’organizzazione.

Formare on-line

In alcune intranet trovi manuali in .pdf o presentazioni realizzate in PowerPoint. 

Perché quindi non introdurre una piattaforma di e-learning? 

Oltre a rendere dinamica la consultazione (i corsi possono essere suddivisi in lezioni interattive) le piattaforme tengono traccia dell’avanzamento della formazione e consentono di creare e gestire test di verifica dell’apprendimento. Infine producono un attestato del livello di formazione raggiunta. 

Tutto questo rende l’apprendimento piacevole e coinvolgente.

Creare la comunità aziendale

L’intranet non è solo uno strumento di ottimizzazione dei processi lavorativi, può avere un mood personale e coinvolgente: si possono pubblicare i compleanni dei collaboratori, congratularsi per gli anniversari lavorativi o per i traguardi raggiunti, aiutare i dipendenti a conoscersi meglio. Anche le gallery fotografiche degli eventi, convention o meeting, sono un ottimo mezzo per favorire il lavoro di squadra e la possibilità di condivisione.

L’intranet può essere anche lo strumento ideale per avvisare delle iniziative di Welfare aziendale e per raccogliere le adesioni con semplici form.

L'intranet elimina le barriere spaziali e temporali, e consente all’ufficio HR di fornire i propri servizi anche in aziende in cui è praticato lo Smart Working.